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Comptabilité en entreprise : les (vraies) bonnes questions à se poser

Le 20 octobre 2021 par Jordi Blanc

Nombre de salariés, type d’activité, taille de l’entreprise : la comptabilité est une question de catégories. De ce fait, les approches de gestion sont plus ou moins complexes. Pour démarrer sereinement, le plus simple est de répondre à quelques questions incontournables. Nous vous les présentons dans cet article.

Opter pour une comptabilité en interne, ou externaliser ?

À chaque entreprise sa comptabilité. Toutefois, deux options principales s’offrent aux entreprises :

  • Gérer la comptabilité en interne. Dans ce cas, la société embauche un ou plusieurs comptables selon la taille et les besoins liés à l’activité. La question est de savoir quand cette option est justifiée… et il n’y a pas de réponse toute faite.
  • Externaliser la comptabilité. Cette option permet de déléguer l’exercice à un expert comptable. On observe que la majorité des entreprises de moins de vingt salariés choisissent de confier leur comptabilité à un expert comptable. Ce dernier peut opérer sur des missions précises ou prendre en charge l’intégralité de la comptabilité de la société pour laquelle il exerce.

Il y a bien évidemment des avantages et des inconvénients propres à chaque solution. Nous vous les présentons ci-dessous :

Comptabilité en interne

Quels avantages ? Les dirigeants gardent le contrôle sur la totalité des opérations et les données sont conservées au sein de l’entreprise. Un expert comptable peut toutefois être sollicité pour des tâches spécifiques. Les coûts liés à l’externalisation sont diminués ou inexistants.

Quels inconvénients ? La tenue de la comptabilité requiert des compétences avancées et du temps. Si la personne en charge démissionne ou se trouve en arrêt de travail, les conséquences peuvent être très négatives pour l’entreprise. Une formation continue sera également nécessaire, ce qui peut représenter des coûts élevés sur le long terme.

Comptabilité en externe

Quels avantages ? L’externalisation a l’avantage indéniable de sécuriser le processus comptable de l’entreprise. Cette dernière s’appuie sur un professionnel assurant le respect de la loi et des obligations fiscales. L’expert comptable pourra également apporter des conseils à l’entreprise. Cela permet d’avoir une gestion plus sereine sur le long terme et d’anticiper les investissements à venir.

Quels inconvénients ? Faire appel à un professionnel représente un coût que chaque entreprise devra chiffrer le plus précisément possible. Dans ce contexte, il est intéressant de prendre en compte les nouvelles solutions de finance digitale. En effet, elles permettent maintenant d’intégrer vos opérations directement sur votre plateforme comptable, et à moindre coût (plus besoin de dégager du temps ou d’avoir une personne dédiée à ces tâches).

Choisir un logiciel de comptabilité : quels critères retenir ?

Un logiciel de comptabilité peut être utilisé en interne comme en externe (dans ce cas, il facilite les échanges avec votre expert comptable). La gestion au quotidien s’en trouve simplifiée, fournissant un gain de temps et limitant les risques d’erreur.

Il existe une multitude de logiciels de comptabilité, correspondant à chaque type d’entreprise. La meilleure approche est donc de se donner du temps pour choisir l’outil le plus approprié. Renseignez-vous sur plusieurs produits, cela vous donnera une vue d’ensemble des fonctionnalités et des possibilités de paramétrage. La liste ci-dessous présente les principaux domaines couverts par les logiciels de comptabilité :

  • L’édition (grand livre des comptes, bilan comptable, compte de résultat) ;
  • Gestion des immobilisations (calculs des plans d’amortissements) ;
  • Gestion des règlements (salaires et prélèvements) ;
  • Saisie (calcul de TVA, archivage fiscal) ;
  • Gestion des relances ;
  • Opérations bancaires (relevés, ordres de paiement) ;
  • Intégration bureautique (récupération des données à partir d’autres logiciels)

💡À noter. En une décennie, les nouvelles solutions digitales ont révolutionné la gestion comptable des entreprises. Voici quelques exemples illustrant une comptabilité simplifiée au quotidien :

  • Certains logiciels permettent maintenant d’éviter les saisies manuelles. Ils offrent la possibilité d’automatiser un grand nombre de fonctionnalités. Selon votre activité, ce critère peut s’avérer déterminant. En effet, si vous répétez des opérations spécifiques fréquemment, vous aurez tout intérêt à opter pour les solutions d’automatisation. Elles pourront vous faire gagner jusqu’à plusieurs journées dans le traitement de vos tâches de gestion.
  • Les solutions d’intégration financière font que vous pouvez transmettre en temps réel toutes vos opérations au cabinet de votre expert comptable. De cette façon, la communication et le suivi de vos dépenses sont plus rapides et plus sécurisés.
  • Enfin, l’ergonomie du logiciel a aussi son importance. Certains outils seront beaucoup plus intuitifs que d’autres, et auront la préférence de vos collaborateurs. En effet, les interfaces peuvent être aussi claires et agréables à utiliser que celles de vos applications mobiles préférées.

Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place dès le début ?

Classer ses pièces comptables pour un meilleur suivi des dépenses

La saisie comptable est au cœur de la gestion d’une société. Elle permet de traduire en termes comptables l’ensemble des opérations rythmant l’activité de l’entreprise. La saisie se fait grâce à des « écritures comptables », inscrites dans des « journaux ». Ces informations permettent par exemple de dresser le bilan comptable ou le compte de résultat.

Autant dire qu’il est crucial de mettre au point des méthodes de classification efficaces ! En effet, les pièces comptables sont nombreuses et il est essentiel de les trier en fonction de leur nature et de leur chronologie. Ainsi, les répartitions classiques - et les pièces liées - sont :

  • Les achats/ventes (factures et reçus) ;
  • La banque (relevés bancaires, justificatifs) ;
  • La paie (bulletins, bordereaux) ;
  • La TVA et les déclarations fiscales.

Il vous faudra créer des dossiers papiers ou numériques pour chaque section. Vous pourrez ensuite classer chaque pièce comptable selon un ordre numérique (par exemple avec des numéros de client) ou chronologique. Le plus sûr est de mettre en place une méthode de classification dès le début de l’activité de l’entreprise.

Pour faciliter la gestion comptable au quotidien, des solutions bancaires digitales permettent d’optimiser l’étape de « pré-compta ». Ce terme fait référence à tous les documents et toutes les opérations qui viendront alimenter la comptabilité d’une société.

Par exemple, les justificatifs et reçus bancaires peuvent être dématérialisés afin d’accélérer et sécuriser leur suivi et leur transmission. Les saisies et relances peuvent également être automatisées, ainsi que le rapprochement bancaire (calcul permettant de connaître la situation d’une trésorerie). Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez retrouver l’ensemble des simplifications de gestion proposées par Qonto.

Définir un calendrier des échéances comptables et fiscales

Se tenir informé des échéances permet d’anticiper les besoins en trésorerie de votre entreprise. Les types de déclarations sont variées et concernent plusieurs champs :

  • Fiscal : TVA, impôt sur les sociétés, taxe sur les salaires ;
  • Social : DSN (déclaration sociale nominative), DADS-U (Déclaration Annuelle des Données Sociales), DSI (Déclaration Sociale des Indépendants) ;
  • Comptable : Clôture de l’exercice (inventaire, bilan, compte de résultat).

Certaines déclarations ont lieu plusieurs fois dans l’année. Pour plus de facilité (et éviter les mauvaises surprises), il est opportun de mettre en place un calendrier numérique avec des notifications plusieurs semaines à l’avance.

Ȇtes-vous concerné(e) par la comptabilité « super simplifiée » ?

La comptabilité « super simplifiée » est un dispositif d’allègement des obligations comptables. Il permet aux entreprises concernées de mettre en place des méthodes de gestions simples et peu coûteuses.

Ce dispositif s’applique aux artisans et commerçants relevant du régime réel simplifié. Leur chiffre d’affaires (hors taxes) doit se trouver entre :

  • 32 900 € et 236 000 € (pour les activités de prestation de services) ;
  • 82 200 € et 783 000 € (pour les activités d’achat-revente, de vente à consommer sur place et de fourniture de logement).

(les artisans et commerçants se situant en dessous de ces seuils peuvent également bénéficier de la comptabilité super simplifiée, à condition d’opter pour le régime réel simplifié).

Quels sont les avantages du dispositif simplifié par rapport à l’exercice comptable ?

La comptabilité super simplifiée offre les avantages suivants :

  • Centraliser les journaux auxiliaires dans le livre-journal chaque trimestre (au lieu de tous les mois pour les autres régimes).
  • Enregistrer les dépenses de carburant de manière forfaitaire.
  • Pas d'obligation de justification des frais généraux accessoires payés en espèces (dans la limite de 0,1% du chiffre d'affaires hors taxe).
  • En ce qui concerne la clôture de l’exercice comptable : simplification du bilan, du compte de résultat, de l’évaluation des stocks et des encours.

Une bonne gestion de la comptabilité permet de connaître l’état financier d’une entreprise en temps réel. Seule cette vision claire du présent offre la possibilité d’établir des projets sur l’avenir. Construire la stratégie de sa société comporte toujours un business plan (et donc une vision sur la trésorerie à venir). Dans ce sens, pouvoir répondre aux questions posées dans cet article est un premier jalon. Cela vous donnera une base de départ, et surtout une direction vers les prochains sommets à gravir.

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