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Les outils de gestion préférés des petites entreprises

Le 28 mars 2022 par Anaëlle Gautier

Savoir gérer une entreprise n’est pas inné. Et, dans beaucoup de cas, cela n’est pas non plus appris à l’école. Pour vous aider au quotidien, vous pouvez mettre en place des logiciels qui simplifient votre gestion opérationnelle. Encore faut-il savoir lesquels.

Les bons outils de gestion vous offrent de la visibilité sur la santé de votre entreprise, vous font gagner du temps sur l’administratif et vous donnent un coup de boost pour être performant(e). Comment les choisir ?

Nous savons que vous n’avez pas les moyens financiers d’un grand groupe, ni une équipe dédiée au sourcing et aux achats. Pour faciliter votre choix, nous avons préparé la liste des logiciels préférés des PME, choisis parmi nos partenaires et les acteurs du marché que nous connaissons bien.

💡 Nous vous proposons une liste d’outils 100 % SaaS, c’est-à-dire des logiciels et applications auxquels vous pouvez souscrire en ligne. Ils sont accessibles à tout moment, où que vous soyez.

Compte professionnel, comptabilité et assurance : les essentiels pour gérer sa petite entreprise

Ces SaaS ne vous feront peut-être pas aimer l’administratif, mais ils peuvent au moins le simplifier.

Compte professionnel : gérez vos finances en quelques clics

Le compte professionnel permet de suivre les encaissements et décaissements de votre société et d’avoir une vue sur votre trésorerie à un instant donné. Pour bien le choisir, réfléchissez non seulement à vos besoins actuels, mais aussi à vos besoins futurs. À lui de s’adapter à votre entreprise, pas l’inverse.

L’outil recommandé : Qonto, le compte pro qui booste l’activité des indépendant(e)s et des PME. 10 minutes suffisent pour ouvrir votre compte et commencer à gérer les finances de votre PME. Qonto prend également en charge la gestion de vos dépenses professionnelles et facilite votre comptabilité grâce aux cartes Mastercard business, physiques et virtuelles. L’intégration de vos justificatifs de dépenses se fait en un clic, la reconnaissance de la TVA est automatique et vous pouvez connecter votre compte pro à votre logiciel comptable. Concentrez-vous sur ce qui compte le plus : le développement de votre activité.

💶 Combien ça coûte ?
Plusieurs forfaits sont disponibles, en fonction de la taille de votre structure. Ils débutent à 29 € HT/mois pour les PME.

💡 Votre entreprise n’est pas encore créée ? Bonne nouvelle, Qonto vous accompagne sur le dépôt du capital social. Créez votre société sans vous arracher les cheveux.

Logiciel comptable : assurez la conformité de votre comptabilité et gagnez du temps

La comptabilité n’a jamais fait rêver personne. Mais donner les clés de votre comptabilité à votre expert-comptable, sans jamais mettre le nez dedans avant le bilan de fin d’année, ce n’est pas la solution. Les softwares (logiciels) comptables actuels vous permettent d’optimiser vos processus financiers. Finies, les feuilles de calcul bricolées et les saisies manuelles ! Ces logiciels de comptabilité vous permettent de gagner du temps sur la saisie des écritures comptables et l’établissement des déclarations fiscales.

Comment choisir le bon logiciel comptable ?

→ Parlez-en avec votre expert-comptable et vérifiez que le logiciel qu’il utilise est compatible avec votre compte pro. Qonto est compatible avec plus de 80 solutions comptables.

Les outils recommandés : vous pouvez choisir les grands noms des ERP comptables, comme Sage, qui proposent des suites logicielles complètes. Cependant, ils peuvent être surdimensionnés lorsqu'il s'agit de gérer une petite structure. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers Pennylane, qui propose des offres dédiées pour les TPE / PME, les start-up et les restaurateurs, ou Axonaut, qui s’adresse exclusivement aux TPE / PME. Ces solutions bénéficient d’une connexion automatique avec Qonto. Comment en bénéficier ? Vous préparez votre comptabilité dans votre compte professionnel, en ajoutant notamment vos justificatifs de paiement directement sur la ligne de transaction concernée. Vous pouvez même donner accès à votre compte en lecture seule, pour que votre comptable puisse en avoir une vision en temps réel. Il ne vous reste plus qu’à connecter Qonto au logiciel comptable que vous aurez choisi, grâce à nos intégrations, pour bénéficier de fonctionnalités comptables avancées.

💶 Combien ça coûte ?
Sage débute ses forfaits à 9 € HT/mois pour les auto-entreprises et à 159 € HT/an pour les TPE/PME. Pennylane propose des forfaits à partir de 19 € HT/mois. Axonaut offre 15 jours de test sans engagement, puis un forfait mensuel à partir de 34,99 € HT/mois par utilisateur (pour un engagement de 2 ans).

Et côté facturation, comment ça se passe ? Et si vous pouviez : créer vos devis et factures en quelques clics ; avoir une vision en temps réel sur les règlements de vos client(e)s, afin d'éviter les factures impayées ; et avoir une visibilité au fil de l’eau sur la santé financière de votre entreprise, tout cela depuis votre compte professionnel ? Nous vous en dirons plus très vite.

Assurance : protégez votre société des risques liés à votre activité

Dernier aspect administratif : l’assurance. La plus courante pour l’ensemble des activités professionnelles est l’assurance RC Pro. Elle couvre les nombreux risques qui pourraient toucher une personne ou un bien au cours de la vie de l’entreprise. Si c’est une assurance incontournable, les garanties varient en fonction de votre activité et de la taille de votre structure.

L’outil recommandé : Easyblue est un courtier en assurance pour indépendant(e)s et TPE. Leur coach en assurances établit votre profil de risques et vous recommande une assurance personnalisée. L’entreprise travaille en partenariat avec des grands assureurs comme AXA.

💶 Combien ça coûte ?
Le prix varie en fonction du profil de votre PME. Easyblue annonce un prix de départ à 15 € TTC/mois. L’analyse de votre profil de risques est gratuite.

Paie, mutuelle d’entreprise et bénéfices salarié(e) : les SaaS RH pour gérer sa PME

Qui dit équipe, dit gestion administrative supplémentaire. Comment y passer le moins de temps possible ? Ces solutions RH vous sauvent la mise.

Logiciel de paie : automatisez vos processus RH

Établir et transmettre une fiche de paie à chaque salarié(e) au moment du versement de leur salaire est une obligation légale. Comment faire sans ressource RH dédiée, comme c’est le cas dans beaucoup de petites entreprises ? Il existe aujourd’hui des logiciels de paie en ligne qui vous permettent d’établir automatiquement les bulletins de salaires, sans risquer de faire d’erreurs. Ils sont conformes à la réglementation.

L’outil recommandé : PayFit vous fait gagner du temps sur la gestion de la paie grâce à sa solution en ligne. Vous n’avez aucunement besoin d’être un(e) expert(e) de la paie pour l’utiliser. Le software est intuitif et vous guide pas à pas. Vos fiches de paie sont générées à la date de votre choix, automatiquement. Le logiciel prend également en charge la gestion des congés. Bonus : si votre compte pro est chez Qonto, vous pouvez payer les salaires directement depuis PayFit.

💶 Combien ça coûte ?
Les tarifs de PayFit sont composés d’une base tarifaire pour l’entreprise, à laquelle s’ajoute une facturation par salarié(e). Vous pouvez effectuer une démo gratuitement et en autonomie pour voir le logiciel en action.

Mutuelle d’entreprise : prenez soin de vos collaborateurs

La mutuelle de santé d’entreprise, aussi appelée complémentaire de santé d’entreprise, est une obligation depuis 2016. Toutes les sociétés du secteur privé doivent en proposer une à leurs salarié(e)s et participer a minima à 50 % du prix des cotisations. Cette mutuelle d’entreprise protège les salarié(e)s et les dirigeant(e)s grâce à des garanties adaptées au profil de la structure. Elle complète les remboursements de frais de santé, en sus de la partie prise en charge par la Sécurité sociale.

L’outil recommandé : le monde de la complémentaire santé est complexe. Heureusement, des entreprises ont décidé de s’y attaquer pour le rendre simple et compréhensible. C’est le cas d’Alan. Fini, la paperasse et l’opacité. Vous comprenez enfin les garanties que vous offrez à vos salarié(e)s.

💶 Combien ça coûte ?
Les prix débutent à 42 €/mois/personne couverte avec l’offre « Alan Pink ».

Titres-restaurant et épargne salariale : offrez des avantages à vos salarié(e)s

Au-delà des aspects RH obligatoires, vous souhaitez peut-être offrir certains avantages à vos employé(e)s. Bonne nouvelle : là encore, des entreprises se sont attaquées à des marchés historiques pour simplifier leur mise en place et leur administration.

  • Titres-restaurant

Les titres-restaurant sont proposés dans beaucoup de sociétés (et sont souvent attendus de la part des salarié(e)s). Il n’y a cependant aucune obligation : vous pouvez choisir de mettre à disposition de vos employé(e)s une cantine ou une salle de restauration, ou leur verser une prime de déjeuner à la place.

L’outil recommandé : si vous souhaiter offrir des tickets-restaurant, Swile propose une carte et une application pour les gérer en toute simplicité.

💶 Combien ça coûte ?
Si vous proposez des titres-restaurant au sein de votre PME, vous devez prendre en charge entre 50 % et 60 % de leur valeur. Pour obtenir le prix du service Swile, rapprochez-vous de leur équipe.

  • Épargne salariale

On pense souvent que l’intéressement et les autres dispositifs d’épargne salariale et retraite sont réservés aux grands groupes. À tort. Les petites entreprises peuvent, elles aussi, utiliser ces mécanismes pour engager et récompenser leurs salarié(e)s.

L’outil recommandé : heureusement, pas besoin d’être un(e) spécialiste de l’épargne salariale pour la mettre en place. Epsor propose un processus 100 % en ligne, pour une épargne simple, personnalisée et responsable. Ils guident les salarié(e)s dans leurs choix d’investissement en fonction de leur profil et offrent des contenus d’éducation financière.

💶 Combien ça coûte ?
Pour obtenir un devis estimatif, renseignez-vous auprès des équipes d’Epsor. Vous pouvez commencer par une démo sans engagement.

Gestion de projet, travail collaboratif, communication interne : les logiciels pour bien travailler en équipe

Les premiers SaaS présentés dans cet article concernent la gestion administrative d’une entreprise. Passons maintenant aux solutions opérationnelles pour simplifier votre travail et celui de vos équipes.

Outil de gestion de projet : gérez en ligne les projets et les tâches

La planification et le suivi des projets sont deux éléments clés de la performance des entreprises. Et cela est pertinent aussi pour les PME. En mettant en place des processus précis pour suivre les tâches de vos salarié(e)s, vous obtenez une vue d’ensemble sur l’activité de votre structure, les difficultés éventuelles et le temps passé par projet. Vous constituez un historique précieux, qui sert de base de connaissances pour toute l’équipe.

Les outils recommandés : il existe pléthore de solutions pour gérer ses projets. Comment choisir ? Cela dépend notamment de votre préférence pour visualiser les projets, ainsi que de l’investissement que vous souhaitez y consacrer. Notion est un excellent outil, qui vous permet notamment de suivre vos projets, mais dont les capacités vont bien au-delà (bases de données partagées, stockage de documents, calendriers, etc). Vous pouvez même suivre le coût de chaque projet grâce à la connexion entre Qonto et Notion : générez des tableaux de bord financiers automatiquement dans Notion en récupérant vos transactions Qonto. Cela vous demandera un peu de temps en amont pour le personnaliser, mais vous aurez ensuite une solution de gestion de projet 100 % adaptée à votre entreprise.
Deux autres outils sont bien connus sur la gestion de projet. Asana est un logiciel complet, clé en main, qui vous permet de décomposer les projets en tâches et sous-tâches et de les visualiser sous différentes formes (calendrier, chronologie, tableau, etc). Trello est une solution plus simple, qui permet de visualiser les tâches sous forme de tableau et de cartes.

💶 Combien ça coûte ?
Les trois outils de gestion de projet proposent une utilisation gratuite selon certaines conditions. Pour utiliser tout le potentiel de la solution et collaborer en équipe, il faut ensuite passer à un forfait payant. Asana débute à 10,99 €/mois/utilisateur, Trello à 5 $/mois/utilisateur et Notion à 8 $/mois/utilisateur.

Collaboration d’équipe : travaillez en ligne sur des documents partagés

Pour collaborer efficacement en équipe, rien de tel que des solutions qui vous permettent de partager des documents en ligne et de suivre les modifications en temps réel. Cela est plus efficace que d’envoyer un e-mail avec une pièce jointe et de se perdre ensuite dans les différentes versions. Avec les logiciels de collaboration en équipe en ligne, vous avez une source unique de vérité, toujours à jour.

Les outils recommandés : Google propose une suite SaaS collaborative pour travailler en équipe. Vous y trouvez les équivalences de Word, Excel et PowerPoint. Sur le drive partagé, vous pouvez construire une arborescence personnalisée de dossiers et sous-dossiers. Différentes autorisations d’accès peuvent être mise en place. Grâce à la connexion entre Qonto et Google, vous pouvez également dupliquer tous vos justificatifs ajoutés dans Qonto dans votre espace de stockage Google Drive. Ils sont importés automatiquement et déjà classés par date pour vous faire gagner du temps.

Notion est également un SaaS de collaboration très efficace, qui permet de centraliser dans un seul outil votre gestion de projet et vos documents de travail, comme nous l’évoquions précédemment.

💶 Combien ça coûte ?
Les forfaits Google Workspace débutent à 4,68 €/mois/utilisateur. Vous bénéficiez d’une période d’essai de 14 jours. Pour Notion, il s’agit du même tarif qu’indiqué précédemment : à partir de 8 $/mois/utilisateur.

Communication d’équipe : simplifiez vos échanges internes

Le téléphone et l’e-mail sont de bons moyens de communication. Cependant, pour communiquer plus simplement et de façon flexible, d’autres solutions existent. Elles sont particulièrement intéressantes avec le développement du télétravail.

  • Plateforme d’échanges collaborative

Votre équipe peut vite se retrouver noyée dans les e-mails. Pour éviter cela, une plateforme d’échanges collaborative est une bonne option. Elle permet de poser des questions en ligne à une autre personne de l’équipe, qui peut y répondre immédiatement ou de façon asynchrone.

L’outil recommandé : Slack est la référence de ce type de software, simple à mettre en place et à utiliser.

💶 Combien ça coûte ?
Il existe une version gratuite, utilisable en équipe. Pour utiliser toutes les fonctionnalités, et notamment conserver l’historique complet des échanges, les forfaits débutent à 6,25 €/mois/utilisateur.

  • Logiciel de visioconférence

Plus qu’un simple appel, les solutions SaaS de visioconférence permettent de voir l’interlocuteur, mais aussi de présenter des documents lors de la discussion lorsqu’on est à distance.

Les outils recommandés : Slack intègre une fonctionnalité de visioconférence pour ses plans payants. Avec la suite Google Workplace, vous bénéficiez d’une solution de visio intégré : Google Meet. Si vous n’utilisez ni l’un ni l’autre, vous pouvez vous tourner vers Zoom.

💶 Combien ça coûte ?
Les fonctionnalités de visio proposées par Slack et Google s’intègrent dans les forfaits mentionnés précédemment, soit respectivement à partir de 6,25 €/mois/utilisateur et 4,68 €/mois/utilisateur. Zoom offre une version gratuite pour des réunions de 40 minutes maximum. Au-delà, les forfaits débutent à 139,90 €/ an/licence.

CRM, e-mails et réseaux sociaux : les outils de gestion de la relation client

Vous avez désormais une vue globale sur l’écosystème de softwares pour gérer efficacement votre entreprise en interne. Reste un pan crucial que nous n’avons pas encore abordé : la relation avec vos client(e)s.

CRM : centralisez votre base client et prospect

Beaucoup de PME font l’impasse sur le CRM. Pourtant, c’est un outil qui vous permet de gagner un temps précieux dans la relation avec vos client(e)s. D’une part, vous retrouvez tous vos contacts au sein d’une seule plateforme. D’autre part, à chaque action (e-mail, appel, etc.), vous pouvez renseigner la fiche du contact. Vous obtenez un historique complet de votre relation avec votre client(e) ou prospect. C’est intéressant pour retrouver des informations rapidement et pour collaborer efficacement en équipe.

L’outil recommandé : Hubspot est un CRM accessible et simple d’utilisation. Au-delà de la gestion de vos contacts, vous pouvez également intégrer des briques marketing et commerciales en fonction de vos besoins.

💶 Combien ça coûte ?
La particularité d’Hubspot est d’offrir une solution CRM de gestion des contacts 100 % gratuite. Si vous cherchez simplement à avoir une base client et prospect unifiée, cela est suffisant. Pour les différentes fonctionnalités supplémentaires que vous pouvez intégrer, jetez un oeil à leur page de tarifs.

Envoi d’e-mails : communiquez avec vos client(e)s

Pour vos actions commerciales, vous pouvez avoir besoin d’envoyer des e-mails groupés à votre base de client(e)s ou prospects. Vous ne pouvez pas utiliser votre serveur de messagerie traditionnel : vos e-mails seraient considérés comme des spams.

Les outils recommandés : Mailchimp est l’une des solutions d’envoi d’e-mails les plus connues et efficaces. Si vous préférez choisir une start-up française, vous pouvez vous tourner vers Mailjet.

💶 Combien ça coûte ?
Les deux solutions proposent des forfaits gratuits selon certaines conditions. Cela peut être suffisant pour votre PME. Si vous souhaitez passer à un forfait supérieur, Mailchimp débute à 11 $/mois et Mailjet à 14 €/mois. Il faut bien étudier leurs pages tarifs pour comprendre le nombre de contacts inclus dans chaque option.

Réseaux sociaux : faites parler de votre entreprise

Beaucoup de PME négligent leur présence en ligne, faute d’une ressource précieuse : le temps. Les réseaux sociaux sont pourtant un bon moyen de vous positionner comme référence sur votre domaine d’activité. Ils vous donnent de la visibilité et convertissent certaines personnes en client(e)s. Comment les gérer sans perdre trop de temps ?

Des SaaS vous facilitent l’activité sur les plateformes sociales en programmant vos posts. Il vous suffit d’y passer quelques minutes une fois dans la semaine et les posts se déclencheront à l’heure décidée en amont.

Les outils recommandés : Hootsuite et Buffer sont des logiciels performants pour être présent(e) sur les réseaux sociaux, sans que cette activité soit chronophage au quotidien.

💶 Combien ça coûte ?
Un forfait gratuit existe chez Hootsuite et Buffer. Cela vous permet de tester l’outil. Ce plan peut être suffisant en fonction du nombre de comptes que vous souhaitez connecter. Au-delà, il faut compter 39 €/mois pour Hootsuite pour le premier forfait payant et 5 $/mois par réseau social pour Buffer. Leurs pages tarifs sont bien détaillées, vous y trouverez toutes les informations nécessaires.

Vous connaissez désormais les outils de gestion préférés des petites entreprises, de l’administratif à la communication avec vos client(e)s. À vous de jouer !

Vous souhaitez adopter un compte pro simple et évolutif, qui vous permet de vous consacrer à l’essentiel ? Bienvenue chez Qonto.

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