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On pourrait dire qu’il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture lorsque le client en a déjà reçu copie. Mais que faire en cas d'erreur ?
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Ouvrir un compteOn pourrait dire qu’il n’est pas possible de modifier ou de supprimer une facture lorsque le client en a déjà reçu copie. En effet, le client dispose déjà de l’original de la facture dans sa comptabilité. Il n’est donc pas possible d’émettre tout simplement une nouvelle facture. Que faire donc en cas d’erreur ?
Une facture est un document qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou services. C’est une pièce comptable par laquelle un créancier (généralement un fournisseur) établit une créance vis-à-vis d’un débiteur (le plus souvent son client) en vue de déclencher le paiement d’une dette. La facture, c’est le document de comptabilité générale par excellence. Une facture doit obligatoirement être établie lors de la vente/l'achat de produits ou d’immobilisations, ou lors d’une prestation de service. La mention facture doit obligatoirement figurer sur le document pour l’identifier. Elle est en général établie en deux exemplaires et doit contenir certaines mentions légales obligatoires.
Comme l’indique le code de commerce, pour être valable, une facture doit obligatoirement mentionner un certain nombre d’éléments légaux, à savoir :
Vous avez commis une erreur lors de l’établissement d’une facture ? Vous avez omis une mention obligatoire ? Une réduction a été accordée après émission de la facture ? Rassurez-vous, la loi a prévu des dispositions ! Dans le cas où la facture ne serait pas encore acquittée, vous pouvez simplement établir une facture rectificative avec référence à la facture à modifier ou établir une facture d’avoir dans le cas où la facture en cause a déjà été acquittée. Dans l’un ou l’autre des cas, pour une correction de facture, un accent particulier doit être mis sur deux points.
La nouvelle facture doit être établie avec un nouveau numéro de facture et faire explicitement référence à la facture corrigée. En effet, la numérotation chronologique des factures permet à l’administration fiscale de s’assurer que des factures n’ont pas été omises. La numérotation continue des factures est donc obligatoire.
On parle de facture non acquittée lorsqu’elle n’a pas encore fait l’objet de paiement. Dans le cas présent, c’est facile de rattraper une erreur. Il suffit donc d’établir une facture rectificative en remplacement de celle à modifier. Vous pouvez donc modifier le document initial en rectifiant les données erronées ou en complétant les données manquantes.
Il faut préciser que la facture rectificative doit obligatoirement faire référence à la facture initiale avec les mentions ci-après : Nom et adresse de l’entreprise prestataire, rectification des erreurs et renvoi au numéro et à la date de la facture d’origine. Une fois la facture rectifiée, vous devez l’envoyer au client afin de rendre nulle la première facture.
Lorsque le client a déjà procédé au paiement de sa facture, il devient compliqué de l’annuler ou de la modifier. Ici, une facture rectificative ne sera plus suffisante. Il faudra dans un premier temps annuler la facture d’origine puis en rédiger une nouvelle. Annuler la facture d’origine revient à établir une facture d’avoir à laquelle on attribue un numéro. La facture d’avoir peut être identifiée comme une annulation de facture. Elle se présente comme une facture normale, mais doit comporter les références de la facture à annuler.
Le montant revient donc à zéro, et vous pouvez établir une facture de régularisation en conformité avec les règles. Elle doit aussi avoir son propre numéro, mais aussi une référence au numéro de la facture d’origine.
Cette responsabilité ne revient de toute évidence pas au client. La correction de facture ou l’annulation de facture ne peut venir que de la partie qui fournit la prestation. Dans le cas où c’est le client lui-même qui se rend compte de l’erreur, il peut la notifier à son fournisseur en vue d’une rectification. Mais, il ne peut en aucun cas procéder à des modifications sur une facture, lui-même.
Une erreur sur facture peut être découverte dès l’instant où elle a été faite ou même des années plus tard. Lorsque l’erreur sur une facture est liée à des fautes d’orthographe minimes, une correction n’est nécessaire que si la signification de chacun des éléments comporte une ambiguïté. Il est recommandé d’annuler ou de modifier une facture lorsque l’une des mentions obligatoires a été omise.
Il est à noter que lors d’un contrôle fiscal ou d’un audit, ce sont les factures fournisseurs qui font en grande partie l’objet de vérification. Ainsi, il est recommandé aux services comptables d’éviter autant que possible les coquilles. Mais, dès lors qu’une facture est erronée, il faut impérativement procéder à sa correction.
Autrement, si le fisc note une erreur ou omission, vous écoperez, selon les dispositions prévues par la loi, d’une amende de 15 euros par élément. En compta, une annulation facture favorise la régularisation des états financiers lors des exercices comptables.
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