Le 19 octobre 2021 par Qonto

Comment calculer le frais réel de repas ? 

La loi oblige les employeurs à verser une indemnité de repas à leurs collaborateurs sous certaines conditions. Qu’est-ce qu’un frais réel de repas ? Quelles sont les démarches à faire pour déclarer les frais ?

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En France, aucune disposition sur le repas d’un salarié n’est prévue dans le Code de travail. En revanche, la loi oblige les employeurs à verser une indemnité de repas à leurs collaborateurs sous certaines conditions. Qu’est-ce qu’un frais réel de repas ? Qu’en est-il de l’exonération de l’impôt sur les frais réels ? Quelles sont les démarches à faire pour déclarer les frais ? Dans ce guide, retrouvez toutes les informations sur le calcul de frais réel de repas.

Qu’est-ce qu’un frais réel de repas ?

Le frais de repas figure parmi les frais professionnels qui peuvent être remboursés par l’employeur. Il englobe les prix de repas avancés par un salarié pour ses repas dans le cadre de son activité professionnelle.

Également appelée « panier-repas », la prime de panier se présente sous forme d’indemnité forfaitaire versée par l’employeur au salarié qui est en déplacement professionnel.  

Dans certains cas, l’entreprise prend également en charge les repas des employés qui sont contraints de rester dans les locaux de l’entreprise lors des heures de repas. Pour ce cas-là, les sociétés optent pour une restauration collective.

Il faut savoir que la prime de repas ne concerne pas uniquement les artisans du BTP, qui sont contraints de prendre leur repas sur le chantier. Tout le personnel d’une entreprise, quel que soit le secteur d’activité, peut bénéficier de cette indemnité.

En France, le montant de la prime de panier est forfaitaire :

  • il est de 6,40 € si le repas est servi à la cantine de l’entreprise ;
  • le montant de l’indemnité peut aller jusqu’à 18,40 € pour un repas dans un restaurant (cas d’un déplacement professionnel).

Comment calculer la déduction des frais de repas ?

Vous devez savoir que les frais professionnels peuvent vous faire bénéficier d’une exonération de l’impôt sur le revenu. En France, il existe deux manières pour calculer la déduction fiscale.

L’abattement pour frais professionnel

En règle générale, le fisc applique une déduction forfaitaire de 10 % sur l’impôt sur le revenu. Cette exonération sert à compenser toutes les dépenses engagées par un salarié dans l’exercice d’une activité. Ces charges peuvent s’agir par exemple du prix de repas et du coût de déplacement

Pour ce mode de déduction de l’impôt, le salarié n’a pas besoin de présenter des justificatifs. Cependant, il est impératif que le montant de ses frais n’excède pas le plafond établi par le fisc. En effet, cette forme d’exonération n’est envisageable qu’au cas où les frais seraient limités à 12 502 €.

La déduction des frais réels de repas

Si un salarié a dépassé la limite d’exonération, son unique alternative pour profiter d’une déduction de l’impôt sur le revenu consiste à calculer le montant réel de ses frais de repas.

Il est important de préciser que la déduction des frais réels de repas n’est possible que sous certaines conditions :

  • tous les frais de repas doivent être liés à l’exercice d’une activité professionnelle (les repas d’affaires et la restauration lors d’un déplacement)
  • toutes les dépenses doivent être justifiées. En effet, il est nécessaire de présenter une note de repas pour obtenir une déduction de l’impôt. Sachez que les factures sont valables pendant 3 ans. À tout moment, elles peuvent être transmises auprès du fisc pour profiter d’une exonération fiscale.

Comment déclarer les frais de repas ?

Pour la déclaration des frais de repas, tous les contribuables doivent préciser dans les justificatifs fournis au fisc une note de frais. Ce document doit impérativement indiquer quelques mentions obligatoires, notamment :

  • les dates et les lieux des repas ;
  • les motifs ;
  • les personnes invitées ;
  • leurs fonctions et leurs coordonnées.

Si le salarié n’est pas en mesure de fournir un justificatif, sachez que les frais de repas sont fixés à 4,90 € par repas.

Il est important de noter que le calcul de la déduction suit une règle précise. D’une manière générale, le prix du repas n’est pas systématiquement déduit sur l’impôt sur le revenu (par jour travaillé), il est nécessaire de se conformer à quelques conditions pour éviter les pratiques abusives. Les frais de repas peuvent être déduits uniquement au cas où l’entreprise ne disposerait pas d’une cantine. Si vous prenez votre repas dans le local de l’entreprise, il est aussi indispensable de tenir compte du montant du ticket restaurant lors de la déduction de l’impôt sur le revenu.

Comment gérer les frais de repas de ses équipes ?

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