Modèle de note de frais kilométrique : explications et alternative

Un salarié peut réaliser de nombreux déplacements avec son propre véhicule dans le cadre de son travail. Il engage alors des dépenses qui doivent lui être remboursées. Lorsque le remboursement se fait au réel, le salarié peut utiliser un modèle de note de frais kilométrique pour être indemnisé et permettre à son employeur d’optimiser sa gestion des notes de frais.

La note de frais kilométrique est un document qui permet aux salariés d’obtenir une indemnité pour couvrir leurs frais de déplacement lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur est possible lorsque les frais avancés sont :

• dans l’intérêt de l’entreprise ;
• raisonnables et proportionnés ;
• justifiés par une facture.

Pour compenser les dépenses engagées pour l’utilisation du véhicule, l’entreprise peut verser une indemnité aux employés ou à son dirigeant. Elle repose sur l’évaluation de plusieurs éléments comme :

• les frais de carburant ;
• les frais d'assurance annuelle ;
• les frais d’entretien et de maintenance du véhicule ;
• les frais liés à son usure générale.

Pour bénéficier de cette indemnité kilométrique, il faut toutefois justifier son déplacement professionnel en fournissant une note de frais kilométrique à l’employeur.

Cette dernière doit être accompagnée de justificatifs pour chaque dépense engagée. L’employeur examine ensuite la note de frais pour s’assurer de sa véracité et rembourser son salarié.

La loi n’impose pas un contenu type à respecter pour rédiger une note de frais kilométrique. Chaque entreprise peut donc définir son propre contenu, en fonction de ses besoins.

En principe, la note de frais comprend plusieurs informations dont :

• l’identité du salarié (nom, prénom, adresse) ;
• l’identité de l’entreprise (raison sociale, adresse) ;
• la date et le motif du déplacement ;
• le nombre de kilomètres parcourus ;
• la puissance fiscale du véhicule utilisé ;
• le montant de la dépense et le moyen de paiement utilisé.

La note de frais kilométrique peut être établie au format papier. Dans ce cas, il faut que toutes les informations inscrites soient lisibles. La note de frais peut alors prendre la forme d’un tableau regroupant toutes les dépenses engagées au cours du mois passé par exemple.

Ce format est toutefois de moins en moins utilisé, les entreprises préférant gérer leurs notes de frais de manière dématérialisée. Ce format permet en effet de faciliter le travail des salariés et de l’employeur.

L’utilisation d’un modèle permet d’éviter les erreurs. Utilisé par les collaborateurs de l’entreprise, il facilite les échanges et simplifie la création des notes de frais et leur saisie comptable.

Le modèle de note de frais kilométrique contribue à automatiser le remboursement des dépenses engagées par les salariés.

Il n’existe pas un modèle standard à suivre, mais il est possible de télécharger gratuitement différentes versions disponibles sur Internet au format Excel, PDF ou Word.

Les modèles Excel sont toutefois plus simples à utiliser. Ils sont pré-remplis et les formules de calcul sont intégrées pour gagner du temps. Autrement dit, il ne reste plus qu’à vérifier que le barème utilisé est celui de l’année en cours, puis à renseigner les distances parcourues et la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Le remboursement des frais engagés par les salariés est établi sur la base d’un barème kilométrique défini par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte deux critères principaux, à savoir la distance parcourue et le nombre de chevaux fiscaux du véhicule utilisé.

Voici le barème à utiliser pour calculer l’indemnité due aux salariés qui utilisent leur voiture personnelle dans le cadre de leur travail :

Par exemple, un trajet de 500 kilomètres réalisé avec une voiture de 4 CV donne droit à une indemnité de 500 x 0,575 = 287,50 €.

Lorsqu’un salarié utilise sa moto personnelle, son indemnité kilométrique est basée sur le barème suivant :

Lorsqu’il utilise son scooter personnel, l’indemnité est calculée à partir de ce barème :

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Avec cet outil, vos salariés peuvent créer leurs notes de frais en parfaite conformité réglementaire. De votre côté, vous traitez les demandes de remboursement de vos employés plus rapidement. Il vous suffit de valider les notes de frais soumises pour que le remboursement ait lieu instantanément. Ainsi, vos collaborateurs n’ont plus besoin d’attendre la fin du mois pour être indemnisés.

L’outil proposé par Qonto est plus avantageux qu’un modèle de note de frais kilométrique, notamment pour limiter le risque d’oublis ou d’erreurs de saisie. De même, les justificatifs sont collectés et archivés pour vous faire gagner en sérénité en cas de contrôle de l’Urssaf.

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