Six Sigma für Kleine und Mittlere Unternehmen: Problemlösung für KMU

Six Sigma: Eine Methode, die sich vor allem Großunternehmen mit tausenden Mitarbeitenden und komplexen Strukturen zunutze gemacht haben. Aber lassen Sie sich davon nicht beirren. Auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) können Sie von den Vorteilen von Six Sigma profitieren. 

Im Grunde geht es bei Six Sigma auch für KMU nämlich nur um eines: Prozesse zu optimieren.

Wir klären verständlich, was Six Sigma im Wesentlichen bedeutet und wie auch KMU die grundlegende Prinzipien in ihre Unternehmensstruktur integrieren können. 

Six Sigma ist eine Methode zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. Im Grunde geht es darum, einheitliche Prozesse einzuführen und Mitarbeitende in der Durchführung dieser Prozesse zu schulen.

Ein wesentlicher Bestandteil von Six Sigma ist die Analyse. Sämtliche Prozesse sollen bewertet werden: Was können Sie verbessern? Bei welchen Schritten gibt es Kommunikationsprobleme?

Dabei werden Prozesse in sogenannte In- und Outputs kategorisiert. Inputs sind sämtliche Aktionen, die von Ihrem Team durchgeführt werden. Outputs sind wiederum die Auswirkungen dieser Aktivitäten. Sie können einen Input also als Tätigkeit und einen Output als die daraus folgende Konsequenz verstehen. 

Der Name „Six Sigma“ leitet sich vom griechischen Buchstaben Sigma (σ) ab, der in der Statistik die Standardabweichung symbolisiert. „Six Sigma“ bedeutet, dass der Prozess nur sehr gering vom Ziel abweicht, indem er sechs Standardabweichungen vom Durchschnitt entfernt ist. Dies führt zu einer sehr niedrigen Fehlerquote, da die Prozesse besser kontrolliert werden können.

Der Name Six Sigma bezieht sich also auf die Idee, dass der Prozess genau sechs Standardabweichungen vom Durchschnitt entfernt ist. Das bedeutet, dass die Fehlerquote extrem niedrig ist und der Prozess gut kontrolliert wird.

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Prozesse optimieren, Fehler vermeiden, das klingt alles selbstverständlich - inwieweit hilft Six Sigma aber ganz konkret?

Bei Six Sigma gibt es zwei Verfahren: DMAIC und DMADV. Wir schauen Schritt für Schritt auf die beiden Methoden.

DMAIC steht für Define, Measure, Analyze, Improve und Control. Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Prozesse ein:

• Define (Definieren) – Sie definieren in dieser Phase, wo das Problem liegt und welche Lösung angestrebt wird. Ein Beispiel: Im letzten Jahr haben Sie viele Kund:innen verloren. Sie sollten in dieser ersten Phase also genau definieren, wie hoch die Quote der abgewanderten Kund:innen ist.

• Measure (Messen) – In dieser Phase analysieren Sie, welche Aktionen Ihres Teams für das Problem verantwortlich gewesen sein könnten. Sie müssen also messen, welche Inputs für die negativen Outputs verantwortlich waren.

• Analyze (Analysieren) - Welche Kernursachen für das Problem gibt es? Untersuchen Sie, warum Kund:innen möglicherweise abwandern. Vielleicht gibt es einen Konkurrenten, der ein besseres Produkt anbietet?

• Improve (Verbessern) - Nun geht es darum, Lösungsansätze zu finden. Wie könnte das Problem behoben werden? Eventuell können Sie sich gegen Ihren Konkurrenten behaupten, in dem Sie künftig ein ähnliches und noch innovativeres Produkt anbieten oder Ihr eigenes anpassen?

• Control (Kontrollieren) - Implementieren Sie die Neuerungen und beobachten Sie genau, ob sich eine Verbesserung zeigt. Überprüfen Sie auch, ob Ihr Lösungsansatz nachhaltig ist.

Der Name DMADV steht für:

• Define (Definieren): In diesem Schritt werden die Ziele des Projekts klar festgelegt und die Anforderungen der Beteiligten identifiziert, um eine klare Richtung für den Prozess zu schaffen.

• Measure (Messen): Hier werden relevante Messgrößen ausgewählt und Daten gesammelt, um den aktuellen Zustand des Prozesses zu verstehen und eine Basislinie für die Verbesserung zu etablieren.

• Analyze (Analysieren): In diesem Schritt werden die gesammelten Daten analysiert, um potenzielle Ursachen für Probleme oder Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und zu verstehen.

• Design (Entwerfen): Basierend auf den Erkenntnissen aus der Analyse wird der neue Prozess entworfen, der die identifizierten Probleme löst und die gewünschten Verbesserungen erzielt.

• Verify (Überprüfen): Abschließend wird der neue Prozess implementiert und überwacht, um sicherzustellen, dass er die festgelegten Ziele erreicht und die gewünschten Verbesserungen langfristig aufrechterhalten werden.

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Großunternehmen führen Six Sigma-Methoden oft mithilfe verschiedener Rangstufen ein: Wie beim Kampfsport steht der weiße Sigma-Gürtel für Anfänger:innen und der schwarze Sigma-Gürtel für eine Person, die Prozesse besonders effizient verbessern kann.

KMU haben jedoch oft nicht die Mittel, um Six Sigma-Schulungen anzubieten und ihren Mitarbeitenden geduldig zum ranghöheren “Sigma-Gürtel” zu verhelfen. Die Six Sigma-Methoden müssen daher in Ihre Organisation eingebettet werden. Das bedeutet konkret, dass Sie sich in den meisten Fällen auf das Wesentliche der Six Sigma konzentrieren sollten: Die Problemanalyse und -optimierung.

Auch wenn jeder Mitarbeitende schon einmal von den Six Sigma-Prinzipien gehört haben sollte: Benennen Sie einige wenige Personen, die sich besonders intensiv mit dem Six Sigma-Prinzip befassen und die oben vorgestellten Methoden an Ihre Unternehmensstruktur anpassen können. Bedenken Sie immer: Die oben genannten Methoden DMAIC und DMADV sind nicht speziell für große Unternehmen gedacht: Jede Unternehmensgröße kann davon profitieren.

• Erklären Sie Six Sigma in einfachen Worten: Der Begriff Six Sigma ist alles andere als selbsterklärend. Besinnen Sie sich also auf das Wesentliche, die Problembehebung, um keine Verwirrung entstehen zu lassen.

• Fokus auf messbare Erfolge: Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und definieren Sie Kennzahlen, um den Erfolg Ihrer Six Sigma-Initiativen zu messen. Dies ist entscheidend, um die Investitionen in Prozessverbesserungen zu rechtfertigen.

• Vermeiden Sie Anglizismen: Six Sigma wurde erstmals in Amerika verwendet. Erklären Sie Ihrem Team die Methode lieber mit deutschen Fachbegriffen. Dadurch wirkt Six Sigma auch weniger wie eine Modeerscheinung.

• Testen Sie Six Sigma: Wählen Sie ein Projekt, an dem Sie Six Sigma testen können und bitten Sie anschließend um Feedback: Funktioniert der Arbeitsablauf für Ihr Team?

• Schrittweise Implementierung: Bei der Einführung von Six Sigma sollten Sie die Methodik testen und anpassen, bevor Sie sie auf weitere Bereiche ausweiten. Dies ermöglicht es, die Strategie basierend auf den ersten Erfahrungen zu verfeinern.

• Nehmen Sie Six Sigma ernst: Wenn sich ein Erfolg einstellt, sollten Sie Six Sigma als festen Bestandteil des Projektmanagements etablieren - richten Sie beispielsweise eine Kommunikationsplattform ein, auf der alle fünf Schritte der jeweiligen Methode übersichtlich dargestellt werden.