Rechnungsabgrenzung

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen erhält eine Lieferung, wodurch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten entsteht und Sie begleichen diese Rechnung innerhalb weniger Tage. Genauso kann es vorkommen, dass Sie einem Kunden eine Rechnung stellen, welche erst ein paar Wochen später beglichen wird. 

Nicht nur als Unternehmer:in, sondern auch als Privatperson kommt es immer wieder vor, dass Sie beispielsweise Ihre Miete für Februar bereits am 30. Januar zahlen.

Das bedeutet, dass die Forderungen und Verbindlichkeiten zwar zu einem gewissen Zeitpunkt ausgeglichen werden, aber immer noch ein zeitlicher Unterschied in der Buchhaltung aufzuweisen ist. Hier kommt die Rechnungsabgrenzung ins Spiel, welche das Ziel verfolgt, die Differenz zwischen Aufträgen und Erträgen in der Bilanz auszugleichen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungsabgrenzung sind im §250 des Handelsgesetzbuches und im §5 Absatz 5 des Einkommenssteuergesetzes festgehalten. Für Unternehmen ist es sehr wichtig, die verschiedenen Geschäftsvorfälle zeitlich voneinander abzugrenzen, um dem Finanzamt mit dem Jahresabschluss eine zuverlässige Grundlage zur Einschätzung der finanziellen Situation Ihres Unternehmens zur Verfügung zu stellen.

Im Allgemeinen unterscheiden wir zwischen transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten. Bei den Transitorischen handelt es sich um die Posten aus dem letzten Jahr, wo es die Unterkategorien „aktiv“ und „passiv“ gibt. Die antizipativen Posten beschäftigen sich mit den Zahlungen im neuen Jahr, wobei ein Ertrag auch „sonstige Forderung“ heißt und ein Aufwand als „sonstige Verbindlichkeit“ bezeichnet wird.

In der Rechnungsabgrenzung unterscheiden wir zwischen aktiv und passiv, kurz auch als aRAP und pRAP bezeichnet. Eine aktive Rechnungsabgrenzung wird durchgeführt, wenn eine Forderung eines Kunden bereits vor dem Bilanzstichtag erfüllt werden muss.

Ein Beispiel ist das Zahlen einer Versicherung: wenn Sie Mitte des Jahres eine Versicherung abgeschlossen hast, müssen Sie nur die Kosten in der Bilanz eintragen, welche noch in das jetzige Geschäftsjahr zählen, da der restliche Betrag im Folgejahr als Aufwand in der Bilanz aufgeführt werden muss.

Bei der passiven Rechnungsabgrenzung handelt es sich um Erträge oder Einnahmen, welche bereits vor dem Stichtag der Bilanz eingehen, jedoch erst danach einen Ertrag für Ihr Unternehmen einbringt.

Beispielsweise haben Sie einen Vertrag mit einem Kunden über 8 Monate von September bis einschließlich April abgeschlossen, also müssen Sie die Hälfte der Erträge in diesem Jahr und die andere Hälfte der Zahlung im nächsten Jahr in der Bilanz verbuchen.

Wenn Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Geschäftsvorfällen verzeichnet, kann die Erstellung eines Monatsabschlusses eine gute Grundlage für den Jahresabschluss sein.

Bei einer aktiven Rechnungsabgrenzung muss der Buchungssatz mit dem Namen „Aktive Rechnungsabgrenzung“ gegen „Bank“ in der Bilanz aufgeführt werden, welcher im Folgejahr in der Bilanz wieder gegen das Aufwandskonto entsprechend aufgelöst werden muss.

Für die passiven Rechnungsabgrenzungsposten muss der Betrag ordnungsgemäß von „Bank“ gegen „Passive Rechnungsabgrenzung“ aufgeführt werden. Im nächsten Geschäftsjahr wird der Betrag gegen das Ertragskonto wieder aufgelöst.

Nun bleibt noch die Frage, wo genau diese Posten in der Bilanz auftauchen. Sie werden an allerletzter Stelle eingetragen und die Buchung sorgt dafür, dass diese Beträge die Gewinn- und Verlustrechnung nicht beeinflussen.

Im Idealfall nutzen Sie für die Buchung eine Bilanzsoftware. So vermeiden Sie Fehler und gestalten den gesamten Prozess deutlich effizienter.

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Wenn Sie die Beträge voneinander abgrenzen und der Ertrag bzw. Aufwand somit im Folgejahr anfällt, besteht auch die Pflicht, diese Beträge wieder aufzulösen. Dies sollte in dem Moment geschehen, in dem die Zahlung wirksam wird. Für den korrekten Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss ist es notwendig, die Auflösung zum Zeitpunkt der Wirksamkeit zu buchen und nicht erst zum Ende des Geschäftsjahres.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Rechnungsabgrenzungsposten dazu dienen, Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss zeitlich korrekt einzuordnen. Dies ist relevant für eine übersichtliche Buchhaltung und somit für das Finanzamt von Bedeutung, um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens bewerten zu können.

Wir unterscheiden zwischen transitorischen und antizipativen Posten, wobei sich Erstere noch in aktive und passive Posten unterteilen lassen: ein aktiver Posten entsteht, wenn eine Ausgabe bereits vor dem Bilanzstichtag verbucht wird, doch erst nach Stichtag zu einem Aufwand führt.

Passive Posten entstehen, wenn Ihr Unternehmen eine Einnahme verbucht, welcher jedoch erst nach Bilanzstichtag zu einem Ertrag in Ihrem Unternehmen führt.

Gebucht werden Rechnungsabgrenzungsposten in der Regel ganz am Ende der Bilanz. Aktive Posten werden mit „Aktive Rechnungsabgrenzung“ gegen „Bank“ gebucht, während passive Posten mit „Bank“ gegen „Passive Rechnungsabgrenzung“ gebucht werden.

Wenn die Aufwendungen oder Erträge beglichen werden, sollten diese zum entsprechenden Zeitpunkt auch wieder aufgelöst werden. Nur so kann ein zuverlässiger Monats-, Quartals- und Jahresabschluss gewährleistet werden.