Note de frais TVA récupérable

Dans une entreprise, après avoir réalisé des dépenses dans le cadre de son travail, un employé peut sur la base d’un document se faire rembourser les frais qu’il a engagés. De la même manière, lorsqu’une entreprise est facturée sur des dépenses rentrant dans le cadre de l’exercice de ses activités, il lui est possible de récupérer la TVA. On parle de note de frais avec TVA récupérable.

Toutefois, il faut savoir que ce principe n’est pas appliqué à tous les types de dépenses. Pire, même en étant dans le droit de faire une déduction, donc de demander un remboursement de la TVA collectée, vous devrez d’abord remplir certaines conditions. Vous êtes auto entrepreneur ? Vous engagez régulièrement des dépenses pour le bon fonctionnement des activités de votre entreprise et vous vous demandez comment récupérer la TVA sur les notes de frais ? Découvrez dans cet article tout ce qu’il vous faut savoir sur la récupération de la TVA sur les frais professionnels.

Petit rappel sur la TVA

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt sur la consommation payée par le consommateur, collectée par l’entreprise productrice (fabricant et entreprise de commercialisation) et versée à l’État. Mais tout ne se termine pas là ! En matière de TVA, il existe 2 cas de figure : la TVA collectée et la TVA déductible.

La TVA collectée

Elle est à la charge du consommateur et calculée sur la base du prix réel du produit. On peut la résumer comme le montant récupéré par l’entreprise sur les ventes auprès du client. C’est la taxe en elle-même.

La TVA déductible

C’est une somme déductible du montant global de la TVA. En effet, au lieu de verser directement à l’État la taxe payée par le client, l’entreprise peut y déduire la TVA qu’elle-même a dû payer dans le cadre de ses dépenses pour l’achat des matières premières par exemple, ou l’achat de produits et services intermédiaire. Il lui est même possible de déduire la TVA sur les dépenses dans le cadre des frais professionnels, etc. De ce fait, l’entreprise récupère le surplus qu’elle a dû verser et peut ainsi convenablement calculer ses bénéfices.

Récupération de la TVA sur les notes de frais : les règles de base

La TVA récupérable note de frais n’est pas automatique. En effet, pour un remboursement il faut respecter un certain nombre de conditions. Cela est indispensable non seulement pour permettre une traçabilité, mais avant tout pour sécuriser l’opération. C’est justement pour cela que dans l’article 208 de l’annexe II du Code général des impôts, il a été prévu que la déduction de la taxe se fait sur la base d’un justificatif et des déclarations déposées par l’entreprise pour le versement de la TVA.

Par ailleurs, en termes pratiques, toute récupération de la TVA sur les notes de frais ne peut se faire que si :

• Les dépenses ont été engagées dans le compte des intérêts de l’entreprise ;
• Vous disposez de factures pour chacune des dépenses (lesdites factures doivent mentionner le montant de la TVA payée et doivent être libellées au nom de l’entreprise) ;
• La TVA est exigible chez le fournisseur.

Il faut garder à l’esprit que selon la nature de la dépense, il peut se remarquer une différence dans les règles liées à l’exigibilité de la TVA. De toutes les façons, il est indispensable que la note de frais soit appuyée par une facture.

Les cas particuliers pour la récupération de la TVA sur les notes de frais

En matière de récupération de la TVA sur les notes de frais, il existe des règles particulières. Celles-ci sont liées à certains types de dépenses : il s’agit de la TVA sur les frais de déplacement, d’hébergement et de réception. Ce sont des dépenses qui figurent souvent dans les notes de frais et qui méritent d’être étudiées de près.

À propos de la TVA sur les frais de déplacement

En matière de déplacement, toute une catégorie de dépense peut être comptée. On peut en effet relever à la fois les frais relevant de la carburation, du parking et même des péages. Mais tout n’est pas donné à l’avance. Il vous sera impossible de récupérer certaines TVA malgré qu’elles figurent sur la facture. C’est le cas pour les frais de carburant pour l’essence, pour l’achat ou la location d’une place de stationnement. De même, n’espérez pas récupérer la TVA sur les trajets en avion, en train, en taxi, en bus, en bateau. C’est aussi le cas pour les notes de frais kilométriques puisqu’elles ne sont pas soumises à la TVA.

Par contre, la TVA est récupérable sur :

• les frais de carburant pour le gazole (c’est aussi possible lorsque c’est un véhicule personnel qui est utilisé. Il suffit de justifier que les déplacements ont bien eu lieu dans l’intérêt de l’entreprise) ;
• les frais de péage d’autoroute ;
• les frais de locations et d’entretien de véhicules utilitaires (exclusivement).

À propos de la TVA sur les frais d’hébergement

En ce qui concerne la TVA afférente à l’hébergement dans le cadre d’une activité professionnelle, il faut savoir que vous ne pourrez pas faire une déduction si la dépense compte dans le cas des frais d’hôtel. Par contre, s’il s’agit d’une nuitée payée pour le compte d’un tiers, vous pourrez récupérer la TVA.

À propos de la TVA sur les frais de réception

Lors des déplacements professionnels, la TVA sur les frais de réception, même en l’absence de clients, peut être récupérée. Il vous suffit de justifier le caractère professionnel de la dépense. À ce propos, il faudra (que la facture de la réception soit prise dans un restaurant ou un hôtel), donner des renseignements sur l’identité et la qualité des bénéficiaires :

• un collaborateur en déplacement ;
• des collègues dans le cadre d’une réunion de travail ;
• un client ;
• un prospect ;
• un partenaire dans le cadre d’un repas d’affaires.

Il faut aussi que la facture soit établie au nom de l’entreprise. Par ailleurs, si la somme totale de la dépense n’excède pas 150 €, il vous suffira de présenter un simple reçu. Mais attention, ledit reçu doit indiquer le taux de TVA appliqué, le montant Hors Taxes (HT) et le montant Toutes Taxes Comprises (TTC).

Comment simplifier la gestion des notes de frais avec un logiciel ?

Normalement, avec votre expert-comptable, la gestion des notes de frais doit se faire de façon efficace. Mais il est possible de lui simplifier la vie en acquérant un logiciel de gestion de notes de frais. Le calcul est rapide et vous pourrez récupérer la TVA. À ce jour, il existe plusieurs logiciels de gestion des notes de frais. Avoir recours à eux vous évite de vous embrouiller et donc de ne pas subir des sanctions de l’Urssaf.

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