Modèle de note de frais

Les notes de frais figurent parmi les pièces comptables d’une entreprise. À l’instar des factures d’achat, elles doivent être enregistrées avant d’être remboursées. Pour gagner du temps, il est envisageable de créer un modèle de note de frais. Mais, comment s’y prendre ? Retrouvez tous nos conseils dans ce guide.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document justifiant les frais professionnels payés par un employé avec son argent personnel. Elle permet de lancer une procédure de demande de remboursement (intégrale ou partielle) des sommes qu’un collaborateur a avancées pour payer des dépenses professionnelles.

Pour l’employeur, les notes de frais servent de pièces justificatives. En effet, elles permettent d’assurer une traçabilité des mouvements de caisse de l’entreprise.

Sachez que le montant de frais n’est pas soumis aux cotisations sociales. Pour éviter des dépenses déraisonnables, l’URSSAF impose un plafonnement.

Comment gérer simplement ses notes de frais ?

Pour gérer le plus simplement les notes de frais de votre entreprise, il existe une solution simple : s'équiper de logiciels spécialisés. Il existe de nombreux logiciels comptables ou encore liés à votre compte bancaire qui vous accompagne pour gérer vos notes de frais et faire le lien avec la comptabilité de votre entreprise.

Le compte professionnel Qonto permet notamment de prendre en photo les justificatifs des dépenses et de les intégrer directement à votre compte. Avec cette fonctionnalité, faites gagnez du temps à vos équipes et à votre comptable. Suivez en temps réel les dépenses effectuées et assurez-vous que les justificatifs aient bien été transférés.

Demande de remboursement : dans quels cas ?

Généralement, tous les types de frais professionnels peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement, notamment :  

• les frais de déplacement ;
• les frais d’hébergement :
• les frais de repas ;
• les frais kilométriques ;
• les frais d’abonnement téléphonique.

En fonction de la politique de frais établie dans l’entreprise, ces dépenses peuvent être remboursées au frais réel ou de manière forfaitaire. Pour le premier cas, un salarié doit fournir une note de frais en bonne et due forme afin de pouvoir récupérer les sommes qu’il a avancées pour les besoins de l’entreprise.

Modèle de note de frais : quel contenu ?

Il n’existe pas de règles strictes sur la mise en forme d’une note de frais. Par ailleurs, ce document doit impérativement contenir quelques mentions obligatoires pour être validé, notamment :

• le nom et les fonctions du salarié concerné ;
• l’adresse du siège social de l’entreprise ;
• la date d’émission de la note de frais ;
• l’objet des dépenses (la nature des frais professionnels et la date) ;
• le montant des frais (HT) ;
• la TVA ;
• le montant total (TTC)

Modèle de note de frais : quelles réglementations ?

Vous devez savoir que l’URSSAF surveille à la loupe toutes les dépenses engagées par une entreprise, plus particulièrement celles qui ne sont pas soumises aux cotisations sociales (cas des notes de frais). Pour être à l’abri d’un redressement de l’URSSAF, il est important que l’employeur exige une note de frais précise et détaillée avant de lancer une procédure de remboursement.

Pour certaines dépenses comme les frais de repas par exemple, le motif du repas d’affaires ainsi que l’identité des convives doivent être inscrits dans les notes de frais.

Comment créer un exemple de note de frais ?

De nos jours, il existe plusieurs outils qui permettent de créer un modèle de note de frais gratuit. Si le logiciel Excel vous offre la possibilité d’éviter les erreurs de calcul, ses fonctionnalités ont cependant quelques limites.

Pour gagner du temps, de plus en plus d’applications permettent aujourd’hui de mieux gérer les notes de frais. Elles offrent la possibilité de dématérialiser tous les documents, ce qui est avantageux si vous cherchez un moyen pour alléger vos tâches administratives.

Dématérialiser une note de frais : quels avantages ?

La dématérialisation des notes de frais est une solution avantageuse sur tous les points. Voici quelques atouts non négligeables qui méritent d’être mis en exergue :

• il n’est pas rare que les collaborateurs égarent les justificatifs de leur note de frais. Ces pièces sont pourtant d’une grande importance afin de bénéficier d’un remboursement. Grâce à l’utilisation d’une application, il est immédiatement possible de prendre en photo ou faire un scan des pièces justificatives ;
• l’utilisation d’un outil en ligne favorise la fluidité du traitement des notes de frais. Qu’il s’agisse de récupérer la TVA ou de faire une déduction forfaitaire, le service de comptabilité peut accéder en toute simplicité à toutes les données.