Le 20 octobre 2020 par Qonto

Les frais de déplacement : qu’est-ce que c’est ?

Les différentes dépenses effectuées par chaque salarié lors de leurs déplacements sont appelées frais de déplacement en entreprise.

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De nombreuses personnes nourrissent l’envie de créer leur propre entreprise, sachant que c’est l’une des options les plus plébiscitées pour toucher l’indépendance financière. Cependant, lorsqu’on se lance dans cette démarche et qu’on arrive à mettre son projet en place, il faut prévoir le recrutement des salariés, puisqu’il serait très difficile de gérer un secteur d’activité tout seul. Ainsi, selon la taille de chaque société, le nombre d’employés peut être parfois important.

Ceci représente une grande charge pour l’employeur, car non seulement il faut payer leur salaire, mais aussi, il faut prévoir un budget pour leurs frais de déplacement lorsqu’ils se rendront à des missions qui entrant dans le cadre professionnel.

Les frais de déplacement : qu’est-ce que c’est ?

Une entreprise, quel que soit son secteur d’activité, est encline à envoyer ses employés à des rendez-vous d’affaires, des conférences, des missions de négociation de partenariat… Les différentes dépenses effectuées par chaque salarié dans cette optique sont appelées frais de déplacement en entreprise. Cela ne concerne en rien les sous utilisés par le salarié dans ses démarches hors boulot ou pour son trajet maison-travail. Il s’agit essentiellement des déplacements qui entrent dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent se regrouper en plusieurs catégories :

  • les frais de transport ;
  • les frais d’hébergement (lors d’un voyage professionnel par exemple) ;
  • les frais de restauration ;
  • les frais de participation à des rencontres professionnelles à savoir les séminaires, les congrès…

Caractéristiques des frais à rembourser

Dans le but d’honorer leur engagement professionnel, certains salariés sortent l’argent de leur poche quotidiennement pour se déplacer, se nourrir, acheter du matériel, etc. Ils s’occupent des dépenses qui reviennent normalement à leur société. Un employé qui se retrouve dans cette situation a le droit de réclamer un remboursement intégral ou partiel auprès de son employeur. Il lui suffira d’établir une note de frais qui prend en compte les détails nécessaires des dépenses qu’il a effectuées, à savoir certains justificatifs comme les factures, les reçus de paiement…

Des dispositions ont été élaborées à cet effet, obligeant chaque patron d’entreprise à satisfaire à cette exigence vis-à-vis de ses salariés. Mais les paiements de frais de déplacement sont parfois entourés de vives polémiques au sein de certaines sociétés. Il serait donc utile pour chaque individu de connaitre la contenance de cette disposition selon chaque catégorie de dépenses.

Les frais de déplacement

Un salarié en mission professionnelle et ayant loué la voiture qui lui a permis de se déplacer est en droit de demander un remboursement des frais de location de cette dernière. Même s’il a utilisé son propre véhicule, il peut facturer les frais de carburant, les frais de péages et des indemnités kilométriques à l’entreprise qui l’emploie. Pour obtenir satisfaction, il doit détenir une note de frais dans laquelle seront notifiés la date, la destination, le type de mission, son motif et le nombre de kilomètres parcourus.

Les frais de logement 

Un salarié en mission vers une destination d’une distance de plus de 50 km doit obtenir un remboursement des dépenses effectuées sur place dans le cadre de son hébergement. En supposant que cette distance soit assez importante pour qu’il ne puisse se rendre dans son domicile pour se nourrir ou pour y dormir, il revient donc à son entreprise de le rembourser comme cela se doit.

Les frais de repas

Ici également, l’employé doit mentionner dans sa note de frais les éléments justifiant les dépenses liées à sa nutrition dans un hôtel spécifique durant toute la durée de la mission. Toute entreprise sérieuse se doit de rembourser les frais relatifs à l'alimentation de ses employés envoyés en mission.

Les frais de télétravail

Même les employés qui interviennent dans les entreprises via le télétravail sont concernés par le remboursement de frais de service. L’employeur peut prendre en charge la moitié des dépenses engagées par ces derniers dans la location de local et dans l’activation de forfait internet. Outre ces paramètres, d’autres frais peuvent éventuellement intervenir pour rembourser d’autres formes de dépenses professionnelles.

En effet, il peut arriver que le salarié soit obligé de remplacer un matériel vétuste, notamment une imprimante ou un ordinateur à ses propres frais. Le frais d’habillement, de connexion, de documentation, de communication téléphonique ou de poste peuvent également faire objet de remboursement.

Les différents modes de remboursement

Pour rembourser les frais de dépenses engagées dans le cadre professionnel par ses salariés, une entreprise dispose de deux modes de remboursement : le mode réel et le mode forfait de remboursement. Toutefois, avant de choisir l’un ou l’autre, il convient de bien connaitre ses contours, c’est-à-dire ses avantages et ses inconvénients.

Le mode réel

Ce procédé de remboursement s’avère particulièrement avantageux pour le salarié. En clair, ici, son employeur se doit de lui rembourser la totalité des dépenses liées à sa profession et qu’il a mentionnées dans sa note de frais. Seul bémol, il doit attendre un peu avant de percevoir son dû, car l’entreprise doit prendre le temps nécessaire pour analyser ladite note de frais ainsi que les informations qui y sont présentes.

Le mode forfait

Ce type d’option se caractérise par sa grande simplicité. En effet, en optant pour le mode forfait, les frais de remboursement que doit prévoir une entreprise à l’endroit de son salarié sont déterminés selon un barème fixé par l’URSSAF. Mais dans tous les cas, la note de frais doit également intervenir ici et elle doit comporter des informations telles que le motif de chaque dépense, la date, les circonstances…

Par ailleurs, le mode de remboursement au forfait peut représenter un désavantage pour l’un ou l’autre. Si la somme globale des dépenses est inférieure au barème requis, c’est l’entreprise qui perd. Dans le cas contraire, le salarié peut se retrouver désavantagé.

Comment gérer les frais de déplacement ?

Une entreprise qui se veut prospère et qui souhaite conserver sa bonne réputation doit pouvoir éviter les conflits qui entrent dans la gestion des frais de déplacement de ses salariés. Pour ce faire, une politique de gestion efficace reste indispensable. De nos jours, de nombreux organismes financiers sont spécialisés dans le domaine. Vous pouvez vous faciliter la tâche en sollicitant un prestataire qualifié pour vous confectionner une note de frais standards que vous intégrerez dans la politique de communication de votre société. C’est l’alternative idéale pour remédier aux casse-têtes liés à l’analyse des justificatifs, des factures, des avances de frais…

Il vous suffira de définir les frais qui sont susceptibles d’être remboursés, le montant maximum qu’une entreprise est dans l’obligation de payer pour le déplacement de ses salariés et de les fournir à l’institution qui s’occupera de concevoir une note fraîche. Elle sera sous forme de formulaire, lequel sera simplement rempli par vos employés chaque fois que cela sera nécessaire. Il s’agit là d’une belle manière de gérer les frais de déplacement de vos salariés en toute facilité.

Le délai de remboursement des notes de frais

Après que le salarié vous ait transmis sa note de frais, il s’attend à rentrer en possession de son argent le plus tôt possible. Mais certaines entreprises n’arrivent pas à vite satisfaire à cette exigence. Du coup, on assiste à des conflits entre salariés et employeurs. Vous devez donc définir une durée bien précise pour l’analyse des différentes notes de frais suivit du remboursement des frais de déplacement.

Pour être plus crédible aux yeux de vos employés, définissez un délai que vous pouvez largement respecter. Si vous payez avant l’échéance, c’est encore mieux que devoir la dépasser.

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