Viele Handwerksbetriebe fragen sich, wie sie Angebote, Rechnungen und Baustellenorganisation digital abbilden, um im Büro weniger Zeit zu benötigen. Handwerkersoftware unterstützt diese Abläufe, unterscheidet sich aber im Funktionsumfang und in den Kosten.
In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick zu Funktionen und neun Lösungen, die bei der Auswahl für Ihren Betrieb helfen.
Handwerkersoftware ist eine spezialisierte Lösung für Betriebe unterschiedlicher Gewerke, die wichtige Prozesse in einem System bündelt, einen Datenaustausch in Echtzeit ermöglicht und so Arbeitsabläufe wirtschaftlicher macht.
Teams erfassen Zeiten vor Ort, buchen Material und dokumentieren den Baufortschritt mit Fotos oder Protokollen. Branchenspezifische Funktionen wie GAEB-Schnittstellen unterscheiden Handwerkersoftware von allgemeiner Bürosoftware.
Zahlungen, Projekte und Ausgaben zentral verwalten.
4.5 auf Capterra
Solche Systeme unterstützen Sie dabei, Routineaufgaben im Büro zu automatisieren und Abläufe besser zu koordinieren. Im Ergebnis bleibt mehr Zeit für das Tagesgeschäft vor Ort.
Die drei größten Vorteile einer Handwerkersoftware im Überblick:
Laut einer Studie sparen Betriebe mit digitalen Komplettlösungen teilweise über 20 Stunden pro Woche. Moderne Lösungen nutzen zudem KI, um gesprochene Arbeitsberichte direkt in strukturierte Dokumente zu überführen.
Um Abläufe in Ihrer Werkstatt digital abzubilden, brauchen Sie sechs zentrale Funktionsbereiche:
Entscheidend ist, dass Angebote ohne Doppeleingabe in Aufträge und Rechnungen übergehen. Kundendaten und Projektinformationen müssen zentral abrufbar sein.
Zeiterfassung und Terminplanung sollten mobil vor Ort funktionieren. Baudokumentationen wie Fotos und Abnahmeprotokolle werden dem Projekt automatisch zugeordnet.
Belege werden per App erfasst und automatisch kategorisiert. Echtzeit-Dashboards zu offenen Posten helfen, den Cashflow zu steuern.
Automatisiertes Mahnwesen und digitale Zahlungslinks beschleunigen Zahlungseingänge. Eine spezialisierte Buchhaltungssoftware für Handwerker:innen synchronisiert diese Daten mit DATEV, Lexware oder sevdesk.
Sie suchen nach einer Handwerkersoftware, die zu Ihrer Werkstatt oder Ihrem Betrieb passt? Die Auswahl hängt vor allem davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Prozesse Sie digitalisieren möchten.
Nachfolgend finden Sie einen Vergleich von neun Anbietern, um Ihnen die Auswahl zu erleichtern.
| Anbieter | Bewertung | Preis | Testversion / Demo | Eignung | Nutzerzugänge | E‑Rechnung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Qonto |
4.8 ⭐️ bei 57 285 Bewertungen (Trustpilot) |
ab 0 € für Einzelunternehmen & Freiberufler:innen, ansonsten ab 9 € / Monat (exkl. MwSt.) |
30 Tage / ja |
Alle gängigen Rechtsformen | Bis zu 30 | ja |
| ToolTime | 4,8 (Trustpilot) | ab 28 € / Monat |
nein / ja |
kleine und mittlere Handwerksbetriebe | Bis zu 10 (weitere Lizenzen verfügbar) | ja |
| mfr | 4,7 (Capterra) | ab 29 € / Monat pro Nutzer:in | ja | serviceorientierte KMU und größere Unternehmen mit Außendienst | bis zu 10 Nutzer:innen bei mfr project, weitere möglich | ja |
| plancraft | 4,6 (Trustpilot) | ab 47,92 € / Monat | ja | Einzelunternehmen bis Profi‑Handwerksbetriebe und GU´s | bis zu 3 | ja |
| Hawepro | 4,5 (Trustpilot) | ab 17 € / Monat | ja (7 Tage) | Für verschiedene Gewerke und Betriebsgrößen | 7 € / Nutzer:in | ja |
| Lexware Office | 4,3 (Trustpilot) | ab 3,95 € / Monat | ja | Selbstständige, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen, kleine Unternehmen | Bis zu 5 (weitere verfügbar auf Anfrage) | ja |
| Sage 50 Handwerk | 4,0 (Trustpilot) | ab 19,90 € / Monat | ja | kleinere und mittlere Unternehmen | unbegrenzt bei Enterprise | ja |
| Das Programm | 3,7 (Trustpilot) | ab 39,90 € / Monat | ja (14 Tage) | kleine bis größere Handwerksbetriebe aller Gewerke | Preis pro Lizenz / Nutzer:in | ja |
| Bosch OfficeOn | 3,7 (Trustpilot) | ab 49,99 € / Monat | ja (14 Tage) | kleinere und mittlere Betriebe aus allen Gewerken | ab 22,99 € / Lizenz | ja |
Qonto ist zwar keine klassische Handwerkersoftware, aber eine integrierte Lösung, mit der sich im Rahmen des Online-Firmenkontos Banking, integrierte Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Ausgabenverwaltung an einem Ort bündeln lassen.
Klassische Handwerksbetriebe, die Angebot, Auftrag und Nachkalkulation digitalisieren möchten, finden in ToolTime eine auf Gewerke ausgerichtete Lösung.
Wer eine Lösung für den Außendienst und Serviceeinsätze ausgerichteter Unternehmen sucht, profitiert bei mfr von einer spezialisierten Field-Service-Software.
Tipp: Wer für größere Teams planen möchte, kann direkt auf der Website von mfr den Gesamtpreis für die gewünschte Nutzer-Anzahl berechnen lassen.
Für verschiedene Gewerke, die eine schlanke Lösung suchen, bietet plancraft einen fokussierten Funktionsumfang. Im Vordergrund digitale Abläufe von der Angebotserstellung bis zur Zeiterfassung.
Mit Hawepro erhalten vor allem kleinere Handwerksbetriebe eine flexible Kombination aus Prepaid-Guthaben und Monatstarifen.
Wer eine allgemeine Buchhaltungslösung für Belegerfassung, EÜR und Steuervorbereitung sucht, kann Lexware Office auch im Handwerksbetrieb einsetzen.
Für Handwerksunternehmen mit umfangreichen Prozessen stellt Sage 50 Handwerk eine skalierbare Lösung mit großem Funktionsumfang bereit.
Mit „Das Programm” erhalten Handwerksbetriebe eine mobile und unkomplizierte Lösung inklusive KI-Funktion. Die Lösung wurde in Kooperation mit Handwerkern entwickelt.
OfficeOn setzt auf eine leicht verständliche Oberfläche und richtet sich mit seiner Lösung an unterschiedliche Gewerke und Größen.
Handwerkersoftware kostet je nach Funktionsumfang und Betriebsgröße in der Regel zwischen 0 € und rund 50 € pro Monat als Einstiegspreis, wobei einfache Lösungen deutlich günstiger sind als umfassende Systeme.
Je nach Anbieter sind dabei entweder bereits mehrere Nutzer:innen im Paket enthalten oder es fallen zusätzliche Gebühren pro weiterem Zugang an.
Kleinbetriebe suchen oft nach kostenloser Handwerkersoftware, um Kosten zu sparen. Allerdings haben kostenlose Lösungen fast immer Einschränkungen beim Funktionsumfang oder der Anzahl der Lizenzen.
Wer Aufgaben manuell erledigt, investiert Zeit, die auf lange Sicht teurer ist als eine monatliche Gebühr. Eine kostenpflichtige Lösung rechnet sich deshalb auf lange Sicht.
Handwerksbetriebe unterscheiden sich in Gewerk, Betriebsgröße und Schwerpunkt. Während manche vor allem Angebote digital abbilden wollen, brauchen andere eine umfassende Lösung für Planung und Teamorganisation.
Eine strukturierte Auswahl nach fünf Punkten hilft, die richtige Lösung zu finden und später nicht wechseln zu müssen.
Welche Prozesse sollen digital abgebildet werden? Suchen Sie eine reine Buchhaltungssoftware für Handwerker:innen oder eher eine All-in-One-Lösung mit Angebotswesen, Lagerverwaltung und Terminplanung?
Erstellen Sie eine Liste mit Muss- und Kann-Kriterien. Wichtig sind auch Schnittstellen wie GAEB, IDS-Connect oder DATEV, damit Sie später im Vergleich prüfen können, ob die Lösung mit Großhandel und Steuerberatung zusammenarbeitet.
Planen Sie ein Budget, das monatliche Gebühren sowie einmalige Kosten für Einrichtung, Schulung und zusätzliche Module umfasst.
Prüfen Sie, wie viele Büro- und Mobil-Lizenzen Sie benötigen und ob es Gründerrabatte oder befristete Gratisphasen gibt, damit sich die Handwerkersoftware wirtschaftlich einordnen lässt.
Kann die Lösung mit dem Betrieb wachsen? Das System sollte stabil bleiben, wenn die Zahl der Nutzer:innen, Projekte und Kund:innen steigt.
Wichtig ist auch, ob sich die Software um zusätzliche Module und Funktionen erweitern lässt.
Prüfen Sie, über welche Kontaktwege der Anbieter erreichbar ist. Zusätzlich lohnt es sich, die eigenen digitalen Kenntnisse realistisch einzuschätzen und zu überlegen, in welchem Umfang Sie Unterstützung bei Einrichtung und Einführung der Software benötigen.
Bei den meisten Software-Lösungen gibt es eine kostenlose oder eine Demo-Version. Planen Sie Zeit ein, um diese Phase zu nutzen und den Funktionsumfang des Anbieters ausreichend zu prüfen.
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