Projektmanagement-Tools: Passende Tools für Ihre Projekte

Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von einer sorgfältigen Planung ab. Welche Aktivitäten und Aufgaben müssen zu welchem Zeitpunkt erledigt werden? Welche Aktivitäten hängen von der Erledigung weiterer Aufgaben ab? Gerade bei komplexen Projekten geht der Überblick ohne den Einsatz eines Projektmanagement-Tools schnell verloren.

Projektmanagement-Tools oder Projektmanagement-Software (PMS) unterstützen Sie im besten Fall sowohl bei den Aufgaben des Projektmanagements als auch in der operativen Projektarbeit. Als Projektmanager:in definieren Sie die geplanten Aufgaben und Timelines. Gleichzeitig dokumentieren Ihre Projektmitarbeiter:innen ihre Ergebnisse in dem Tool, sodass die Übersicht sowie zeitliche Abfolgen jederzeit für alle Beteiligten aktuell einsehbar sind. Diese Art der digitalen und agilen Zusammenarbeit erleichtert den Projektalltag und hat sich gerade im Wandel der Arbeitswelt, in der Projektteams häufig nur remote zusammen kommen, als besonders wertvoll für einen regelmäßigen Austausch sowie Transparenz und Kommunikation im Projekt erwiesen.

Es gibt zahlreiche Projektmanagement-Tools, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Wer die Software nur jeweils für ein einzelnes Projekt einsetzen möchtet, entscheidet sich für sogenannte Single Project Management Systems. Für den Einsatz eines Tools für mehrere Projekte eignen sich Multi Project Management Systems. Die unterschiedlichen Angebote sind wahlweise planungs-, prozess, ressourcen- oder serviceorientiert ausgerichtet. Projektmanagement-Tools, die unternehmensweit zum Einsatz kommen, werden als Enterprise Project Management Systems bezeichnet.

Eine weitere Art von Projektmanagement-Software sind Project Collaboration Platforms, die beispielsweise als Kommunikationslösung in Projekten eingesetzt wird. Darüber hinaus können beispielsweise auch Office-Lösungen oder Datenbankensysteme, die nicht speziell als Projektmanagement-Tools gedacht sind oder Methoden wie Mindmapping zweckentfremdet werden.

Die Digitalisierung beeinflusst die Entwicklung von PM-Tools im Hinblick auf ihre Funktionalitäten und die Verfügbarkeit. Mittlerweile sind die unterschiedlichen Tools in zahlreichen Ausprägungen erhältlich. Klassisch wird eine Standardsoftware oder eine frei konfigurierbare Software auf dem Rechner der Anwender installiert. In diesem Fall spricht man von einer on-premise-Lösung. Diese Lösungen können kostenpflichtig oder frei verfügbar erhältlich sein. Im Gegensatz dazu stehen cloudbasierte Projektmanagement-Tools. Hier bedarf es keiner server- und clientseitiger Installation, sondern lediglich einer Registrierung beim Anbieter. Mit der Anmeldung ist das PM-Tool online sofort nutzbar.

Es gibt ein riesiges Angebot am Markt: Hier das richtige Projektmanagement-Tool für Sie und Ihr Unternehmen zu finden, ist eine echte Herausforderung. Am Anfang steht zunächst die genaue Analyse, wie Projekte bisher geplant und gesteuert werden. Diese Analyse zeigt Ihnen zum einen die Schwachstellen auf. Zum anderen macht sie deutlich, wo Sie ein Projektmanagement-Tool sinnvoll unterstützen kann und welche Funktionalitäten es mitbringen muss.

Für die Akzeptanz im Team sollten Sie Ihre Mitarbeiter:innen in diesen Prozess mit einbeziehen. Klären Sie mit ihnen, welche Funktionen sie tatsächlich benötigen. Zu den möglichen Anforderungen zählen beispielsweise die Möglichkeit, Gantt-Diagramme oder To-do-Listen zu erstellen, Dokumentenmanagement, Zeiterfassung und Budgetverwaltung, Schnittstellen oder Integrationen weiterer Programme oder die Verfügbarkeit einer mobilen App.

In einem nächsten Schritt klären Sie die technischen Voraussetzungen. Stellt sich später heraus, dass die Projektmanagement-Tools nicht mit Ihrer technischen Infrastruktur zusammenpassen, fängt die Suche wieder von vorne an.

Mit diesen Anforderungen starten Sie in die Produktrecherche und können das Angebot schon einmal erheblich einschränken. Achten Sie bei Ihrer Auswahl darauf, dass Sie die Software im Vorfeld testen können, um herauszufinden, ob sie tatsächlich Ihre Anforderungen erfüllt, benutzerfreundlich ist und welcher Aufwand entsteht, um das PM-Tool zu implementieren. Mit diesen Test grenzen Sie die Auswahl weiter ein und finden Schritt für Schritt die passende Lösung.

Eine neue Software einzuführen, macht zunächst einmal etwas Arbeit. Haben Sie einmal die richtige Auswahl getroffen, macht sich diese Arbeit allerdings schnell bezahlt. Passende Projektmanagement-Tools unterstützen Sie im gesamten Projektlebenszyklus und helfen Ihnen und Ihrem Team bei der Projektplanung sowie dem Aufgaben-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement. Das sorgt für einen besseren Überblick und spart damit wertvolle Zeit. Darüber hinaus automatisiert das PM-Tool Ihre Kommunikations- und Abstimmungsprozesse. So stellen Sie sicher, dass keine Informationen verloren gehen.

Alle Projektmitarbeiter:innen haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Daten und Dokumente, kennen die Deadlines, das Budget und die Ansprechpartner:innen für die einzelnen Aufgaben und Aktivitäten. Diese Transparenz erleichtert allen die Arbeit, vermeidet Doppelarbeiten und minimiert den administrativen Aufwand für den oder die Projektmanager:in. Budget- oder Terminwarnungen unterstützen zusätzlich, Probleme rechtzeitig zu erkennen und ihnen entgegensteuern zu können.

Behalten Sie Ihre Finanzen immer im Blick – mit dem Qonto Geschäftskonto.

Unabhängig davon, wie komplex Ihre Projekte sind, unterstützt Dich Asana bei der Verwaltung und Organisation. Asana ist eine webbasierte Anwendung, die als Software-as-a-Service vom Hersteller zur Verfügung gestellt wird. Asana dient gleichzeitig als Collaboration Tool, dass die Zusammenarbeit im Team unterstützt.

Zum Funktionsumfang zählen beispielsweise die Möglichkeit

- zur Erstellung von Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben

- der Zuweisung von Aufgaben an Verantwortliche

- der Nutzung benutzerdefinierter Vorlagen und Felder

- Fälligkeitsdaten und Zeiten festzulegen

- Meilensteine und Abhängigkeiten zu kennzeichnen

- Dokumentenanhänge beizufügen

- Genehmigungsprozesse zu integrieren

Im Dashboard finden Sie sämtliche projekt- und aufgabenbezogenen Informationen wie Notizen, Kommentare oder weiterführende Links und können mithilfe von Checklisten bereits erledigte Tasks abhaken. So behalten Sie den Überblick über noch offenen Aufgaben. Über die Adminfunktion stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten auf die relevanten Informationen zugreifen können. Die Projektkommunikation findet mithilfe von Kommentaren und Diskussionen ebenfalls im PM-Tool statt. Asana bietet auch eine App an, die sowohl über Android als auch mit iOS-Smartphones nutzbar ist. Mit der Möglichkeit, weitere Tools in Asana zu integrieren, können Sie das gesamte Projekt an nur einem Ort nachverfolgen.

In der Basic-Variante können bis zu 15 Mitglieder das Projektmanagement-Tool kostenlos nutzen. Die kostenpflichtige Premium- und Business-Variante können Sie gratis testen.

awork eignet sich laut Herstellerangaben optimal für Teams, die gemeinsam an Projekten oder Aufgaben arbeiten. Mit den enthaltenen Funktionen lassen sich mithilfe des Projektmanagement-Tools Projekte planen, Zeiten erfassen und Aufgaben im Blick behalten.

Zu diesen Funktionen zählen beispielsweise

- die automatische Projektplanung

- Zeiterfassung und -auswertung

- To-do-Listen und Projektvorlagen

- ein Rechtemanagement

- die Anbindung an ein Rechnungs-Tool

- weitere Möglichkeiten zur Integration von Tools

Fristen und Meilensteine werden übersichtlich für das ganze Team dargestellt. Mit nur einem Klick können Sie Ihre Aufgaben auch in Kanban-Boards darstellen.

Das Tool ist DSGVO-konform, in Deutschland entwickelt und wird auch hier gehosted. Sie können awork 14 Tage lang kostenlos testen. Danach stehen Ihnen der Premium Account für 10 Euro pro Monat und Nutzer oder der Enterprise Account für 15 Euro pro Nutzer und Monat zur Auswahl.

Bitrix24 ist ein Projektmanagement-Tool, das nicht nur Funktionen für das Management von Aufgaben und Projekten, sondern darüber hinaus auch Möglichkeiten zur Projektkommunikation, ein CRM-Tool sowie ein Kunden-Contact-Center und ein Tool zur Erstellung von Websites anbietet. Die mobile App ist für iOS und Android verfügbar.

Im kostenlosen Anfängerpaket free sind zum Beispiel folgende Funktionen enthalten

- Aufgaben- und Projekterstellung

- Kommunikation

- Chats und Videocalls

- CRM-System

- 5 Gigabyte Cloud-Speicher

factro ist eines der cloudbasierten Projektmanagement-Tools, mit dem Sie online Projekte erstellen, Aufgaben planen, terminieren, priorisieren, zurückmelden können und über alle Änderungen informiert werden.

Im Funktionsumfang ist folgendes enthalten

- Projektstrukturbaum

- Tabellenansicht

- Kanban-Board

- Gantt-Charts

- Aufgabenlisten

Der Schutz Ihrer Daten ist durch Entwicklung, Design und Support des Projektmanagement-Tools in Deutschland sichergestellt. Das Unternehmen sichert Nutzern die volle EU-DSGVO-Konformität sowie die Beachtung des neuen deutschen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) zu.

In der Variante Basic Cloud arbeiten bis zu 10 Nutzer kostenlos mit dem PM-Tool. Weitere Funktionen sind in den kostenpflichtigen Varianten enthalten, die Sie zunächst kostenlos testen können.

InLoox ist eine Software zur Projektplanung, Projektdokumentation, zum Mind Mapping und Projekt-Controlling, die Sie integriert in Microsoft Outlook on premise oder mit WebInLoox als SaaS-Lösung nutzen können.

Im Funktionsumfang sind folgende PM-Tools enthalten

- Tools für das Aufgaben- und Projektmanagement

- Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation

- Tools für das Aufgaben-, Dokumenten- und Ressourcenmanagement

InLoox bietet volle DSGVO-Konformität und das Projektmanagement-Tool wird an Server-Standorten in Deutschland gehosted.

Sie können InLoox 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Die kostenpflichtige Version für das Projektmanagement in Ihrem Netzwerk (on premise) gibt es zum Einmalpreis ab 490 Euro. Das flexiblere Mietmodell für die Nutzung des Projektmanagement-Tools in der Cloud (SaaS) kostet ab 24,95 Euro pro User und Monat.

MS Projects ist das Projektmanagement-Tool von Microsoft, mit dem Sie agile Projekte mit einfachen visuellen Task Boards verwalten können. Scrum, Kanban oder benutzerdefinierte Workflows unterstützen Sie bei der Visualisierung von Aufgaben, Projekten, Meilensteinen und bereits erledigten To-dos.

Zum Funktionsumfang des Projektmanagement-Tools zählen beispielsweise

- eine zentrale Projekt-Startseite mit weiteren Ansichten wie einer Raster-, Board- oder Gantt-Ansicht

- Collaboration- und Kommunikationstools

- Projekt- und Zeitplanung

- gemeinsame Dokumenterstellung und -bearbeitung

- Ressourcen- und Bedarfsmanagement

MS Projects lässt sich leicht in andere Microsoft- und Windows-Anwendungen integrieren. Die verschiedenen Project Pläne können Sie 30 Tage lang kostenlos testen, danach liegen die Preise zwischen 8,40 Euro und 46,40 Euro pro Nutzer:in und Monat.

Mit monday können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Projekte, Prozesse und die tägliche Arbeit auszuführen.

Zu den Funktionen zur Verwaltung von Projekten über das Dashboard dieses Projektmanagement-Tools gehören

- Ressourcen- und Projektmanagement

- Zeiterfassung

- Zusammenarbeit in Teams

- Berichtsfunktionen

Sie können das PM-Tool individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und unterschiedliche Methoden, beispielsweise Kanban, nutzen. Zudem ist die Integration zahlreicher weiteren Anwendungen wie Slack, Google Drive, Google Mail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox oder Typeform möglich.

Die unterschiedlichen Pakete des Projektmanagement-Tools können Sie kostenlos testen. Danach entstehen kosten zwischen 8 und 16 Euro pro Nutzer:in und Monat.

OpenProject ist eine Open-Source-Lösung zur team- und standortübergreifende Zusammenarbeit in Projekten. Zusätzlich lassen sich mit Plug-Ins zahlreiche Funktionen innerhalb des Projektmanagement-Tools ergänzen. 

Zu den Funktionen bei OpenProject gehören unter anderem

- Gantt-Charts

- Meilensteinplan

- Zeiterfassung

- Ressourcenplanung

OpenProject erfüllt höchste Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen nach deutschem Standard.

OpenProject gibt es als Enterprise-on-premise-Variante inklusive Support, Premium- und Sicherheitsfunktionen für die selbstverwaltete Nutzung auf der eigenen Infrastruktur. Die Kosten berechnen sich nach Anzahl der Nutzer:innen. Die SaaS-Lösung dieses Projektmanagement-Tools ist preiswerter, erfordert keine Installation auf Kundenseite und bietet professionelles Hosting sowie zusätzliche Premium-Funktionen und Support. Der Preis richtet sich ebenfalls nach der Anzahl der Nutzer:innen.

Wer Excel mag, wird Smartsheet lieben. Smartsheet ist eine kostenlose SaaS-Lösung aus den USA, die mit interaktiven, intelligenten Tabellen arbeitet. Teams organisieren ihre Projekte und Aufgaben als Tabelle, über die sich alle relevanten Informationen innerhalb des Projektmanagement-Tools schnell überblicken lassen.

Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst. Die benutzerfreundliche Ansicht kann als Workflow oder als Notizzettel angelegt werden. Weitere Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturplan fehlen, was es erschwert, einen Überblick über komplexe Projekte zu behalten.

Das PM-Tool Trello ist in der free Variante kostenlos.

Wrike ist eine cloudbasierte, teamübergreifende Software für Collaboration und Projektmanagement, mit der Sie Projektpläne erstellen und anpassen, Aufgaben priorisieren, Zeitpläne erstellen und verfolgen sowie mit Teammitgliedern online zusammenzuarbeiten können. Über Apps für das iPhone und für Android bleibt das Team immer auf dem aktuellen Stand. In dem PM-Tool sind Google Docs und Dropbox integriert und sogar die Onlinebearbeitung von MS-Office-Dateien ist möglich.

Zu den Funktionen des Projektmanagement-Tools gehören

- integrierte E-Mail-Funktion im Projektmanagement

- Drag & Drop-Funktion, mit der Sie Aufgaben zwischen Projektordnern verschieben können

- Gantt-Diagramme

- Reportings

Die Basisvariante des PM-Tools für bis zu fünf Nutzer:innen ist kostenlos. Die kostenpflichtigen Varianten Professional, Business und Enterprise können Sie kostenlos testen.

Zoho Projects ist eine Anwendung, die klassische und agile Projektmanagement-Teams zusammen bringt. Das sogenannte Hybrid-Projektmanagement bietet mit Soho Project ein Projektmanagement-Tool für mit gängigen Applikationen wie

- Aufgabenverwaltungen

- Dokumentenaustausch

- Erstellung von Milestones

- Zeiterfassung

- Kalenderfunktionen

- Gantt-Diagramme

Der kostenlose Tarif dieses Projektmanagement-Tools beinhaltet drei Benutzer:innen, zwei Projekte, einen Datenspeicher von 10 MB und einen Gantt-Diagramm-Viewer. Eine kostenlose zehntägige Testversion bietet Ihnen einen Einblick in die Funktionen der zahlungspflichtigen Versionen, die ab 3 Euro pro Nutzer:in und Monat erhältlich sind.

Dies ist nur eine kleine Auswahl, natürlich finden Sie am Markt noch viele weitere Angebote. Welche PM-Tools zu Ihnen passen, hängt von Art und Umfang Ihrer Projekte sowie Ihren speziellen Anforderungen ab.