Zeiterfassung für Selbstständige

Ob Angestellter oder selbstständige Gründerin – Ihre Arbeitszeiten sollten Sie stets im Blick behalten. Für Selbstständige ist die Erfassung der Arbeitszeiten allerdings besonders wichtig. Auf dieser Basis erfolgt Ihre Preiskalkulation und das Schreiben von Rechnungen.

Damit es zu keinen Missverständnisse mit dem Kunden oder der Kundin kommt, muss die Zeiterfassung korrekt erfolgen. Wir erklären Ihnen, bei welchen Aspekten die Zeiterfassung eine wichtige Rolle für Sie spielt und welche Apps zur Zeiterfassung sich als Arbeitszeitplaner gut für Sie eignen. 

Anfang diesen Jahres hat die EU eine neue Richtlinie angekündigt, die zur Verpflichtung einer genauen Zeiterfassung für alle Unternehmen führen soll. Damit die Richtlinie in Kraft treten kann, müssen die Länder allerdings noch eigene Gesetze verabschieden.

Ein guter Zeitpunkt also sich mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen. Mittlerweile haben Sie die Wahl, ob Sie Ihre Zeiten manuell erfassen oder ob Sie eine App zur Zeiterfassung nutzen. Die digitale Version erweist sich in vielerlei Hinsicht allerdings als deutlich praktischer. 

Für Selbstständige ist es aus verschiedenen Gründen wichtig, die genauen Arbeitszeiten zu erfassen. Zum einen müssen Sie Ihre Rechnungen ordnungsmäßig und mit allen notwendigen Angaben schreiben. Je transparenter und nachvollziehbarer Ihre Rechnung aufgebaut ist, desto weniger Missverständnisse gibt es mit den Kunden und Kundinnen. Er muss auf einen Blick erfassen können, wie viel sie für welche Leistung zahlen sollen.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Ihre Kundinnen und Kunden Ihre Arbeitszeit nachvollziehen können. Insbesondere bei Projekten, die sich über mehrere Monate ziehen und aus verschiedenen Phasen bestehen, wird die Relevanz einer korrekten Zeiterfassung deutlich.

Als selbstständige Person haben Sie zwei Möglichkeiten, erbrachte Leistungen abzurechnen:

Die am häufigsten genutzte Abrechnungsmethode ist der Stundensatz, den Sie selbst festlegen. Beachten Sie, dass Ihre Qualifikation, Ihre Berufserfahrung und auch Ihr Alter eine entscheidende Rolle spielen. Während erfahrene Freelancer:innen bis zu 88 € pro Stunde verlangen, werden Kund:innen Ihnen als Berufsanfänger:in kaum diesen Stundensatz zahlen. 

Nutzen Sie eine App zur Zeiterfassung, können Sie hier die erbrachte Leistung, Ihren Stundensatz und die Stundenanzahl eintragen. Den Rest erledigt das Programm von allein. So sparen Sie eine Menge Zeit und Ihr Kunde oder Ihre Kundin enthält eine vollständige und nachvollziehbare Rechnung. Hinterlassen Sie einen guten Eindruck, werden sich die Kund:innen Ihren Namen für die weitere Zusammenarbeit merken.

Bei dieser Methode sprechen Sie bevor Beginn des Projektes einen festgelegten Preis ab. So können Sie mit einem festen Betrag kalkulieren. Die Rechnungsstellung gestaltet sich vergleichsweise einfach, da Sie Ihre Arbeitszeit nicht protokollieren müssen. Der Nachteil an einem Pauschalpreis ist allerdings, dass Ihnen zusätzliche Kosten – beispielsweise durch eine aufwendigere Recherche – meist nicht zusätzlich bezahlt werden.

Fällt Ihre Arbeitszeit deutlich höher ist als ursprünglich kalkuliert, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit nach zu verhandeln. Lässt sich der Kunde oder die Kundin nicht darauf ein, wird Ihnen Ihr zusätzlicher Aufwand nicht vergütet. Ganz umsonst war es trotzdem nicht: Sie wissen jetzt, dass Sie bei ähnlichen Projekten zukünftig höher kalkulieren müssen.

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet unheimliche viele Vorteile. Sie können Ihre Arbeitszeiten jederzeit mit nur einem Klick starten und stoppen und auch Pausen berücksichtigen. Viele Programme bieten zudem auch Kategorien für Krankheitstage oder Urlaub. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Zeit in der Buchhaltung und somit bei Ihrer jährlichen Steuererklärung sparen.

Für Selbstständige kann die Möglichkeit zur Kategorisierung besonders interessant sein, um einzelne Projekte und Kund:innen klar voneinander zu trennen. Sobald Sie sich Ihre Zeiterfassung per App eingerichtet haben, behalten Sie den vollen Überblick über Ihre Arbeitszeiten. So können Sie Projekte besser planen und somit insgesamt effizienter arbeiten. 

Inzwischen besitzen auch viele dieser Apps zur Zeiterfassung die Funktion, die Rechnungssumme für eine Leistung zu errechnen und diese an Ihr Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer:innen, Selbstständige oder andere Unternehmensformen weiterzugeben. Manche Tools haben sogar eine Funktion zur Rechnungsstellung integriert. Allerdings handelt es sich hierbei selten um kostenlose Programme. 

Da Sie als selbstständig tätige Person in der Regel mehr Freiheiten haben als ein Angestellter, weichen Ihre Arbeitszeiten stark vom klassischen 9-to-5 ab. Daher ist es umso wichtiger, eine praktische und unkomplizierte App zur Zeiterfassung zu nutzen.

Sie möchten Ihre Arbeitsstunden zusammenrechnen und suchen noch nach einer App für die einfache und kostenlose Zeiterfassung? Im Internet finden Sie eine Vielzahl an Anbietern von kostenlosen und kostenpflichtigen Arbeitszeiterfassungs-Tools.

Mit Clockodo können Sie über eine Online-Stoppuhr Ihre Arbeitszeit gut messen: Einfach einem Klick starten und genauso simple auch wieder stoppen. Außerdem können Sie Urlaub oder versäumte Tage aufgrund von Krankheit in einem Online-Kalender eintragen. Mit einer Funktion speziell für die Projektarbeit können Sie Kundinnen und Kunden, Aufgaben und Deadlines übersichtlich strukturieren. Clockodo vereinfacht Ihnen das Leben noch zusätzlich, indem die Rechnungen direkt elektronisch an den Kunden oder die Kundin übermittelt und auch digital unterschrieben werden können. 

Clockodo hat sich mit seiner kostenpflichtigen App auf mittelständische Unternehmen spezialisiert. Da Sie als Selbstständiger auf Ihre Kosten achten müssen, reicht insbesondere in den Anfangszügen ein kostenloses Arbeitserfassungs Tool in der Regel aus. 

Die Mite Zeiterfassung ist ein Tool, das sowohl für kleine Unternehmen als auch für Einzelunternehmer:innen geeignet ist. Es bietet neben einer Funktion zur genauen Zeiterfassung auch Funktionen für die Einteilung in Leistung und Projekte. Bei den Leistungen handelt es sich normalerweise um wiederkehrende Arbeiten, während Projekte zeitlich eingegrenzt sind. Sie können dieses Tool zur Zeiterfassung ortsunabhängig nutzen und mit verschiedenen anderen Programmen wie Ihrem Buchhaltungsprogramm verknüpfen. Außerdem können Sie für maximale Transparenz sorgen, indem Sie Ihren Kundinnen und Kunden einen Link zur Zeiterfassung eines Projektes zuschicken. 

Die Preisgestaltung bei Mite ist mehr als fair, denn Sie bezahlen pro aktivem Mitarbeitenden 5 € pro Monat. 

Eine kostenlose Alternative ist der Arbeitszeitplaner Due. Der Anbieter weiß, dass Selbstständige häufig gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten und hat die genaue Erfassung kinderleicht gestaltet: Das Programm zeichnet auf, was Sie tun und wie viel Zeit Sie darauf verwenden und überträgt diese Daten automatisch in das Programm.

In der kostenlosen Version sind bereits relativ viele Funktionen inbegriffen, beispielsweise kann das Programm in verschiedenen Währungen rechnen. Erst wenn Sie Rechnungen über das System von Due stellen möchten, wird das Programm kostenpflichtig.

Kimai gehörten zu den Anbietern der Open Source Zeiterfassung Das heißt, das Programm ist nicht an die Nutzung eines bestimmten Browsers gekoppelt und bietet eine Menge Funktionen. Beispielsweise kann man das Tool in verschiedenen Sprachen nutzen. Es eignet sich durch einen Vergleich von Zeit und Budget gut zum Projektmanagement und Sie können Ihre Arbeitszeiten unkompliziert damit erfassen. Durch die Möglichkeit der mobilen Nutzung können Sie das Programm auch unterwegs nutzen.

Hubstaff ist ein weiteres kostenloses Programm für Arbeitszeit-Tracking, das ebenfalls mit einer Stoppuhr funktioniert. Es werden automatisch Berichte über die Zeit für eine Leistung oder ein Projekt erstellt. Über die Erstellung von Screenshots haben Vorgesetzte oder Kund:innen die Möglichkeit, die angegebene Arbeitszeit zu überprüfen.

Dieser Arbeitszeitplaner bietet Ihnen alle notwenigen Funktionen und grenzt sich durch eine Funktion zur Erstellung von automatischen Stundenzetteln von der Konkurrenz ab.

Dieses Programm bietet die grundlegenden Funktionen von Arbeitszeit-Tracking und der Stellung von Rechnungen. Für bis zu zwei Personen ist die Nutzung kostenlos. 

Allerdings können Sie in der kostenlosen Version auch nur eine begrenzte Anzahl an Kund:innen eintragen. Haben Sie einen größeren Kundenstamm, ist Ronin nicht die richtige Wahl für Sie.

Dieses Programm kann nicht nur die Zeit erfassen, sondern gibt Ihnen eine aktuelle Einschätzung des Budgets. So behalten Sie jederzeit den Überblick über das Verhältnis zwischen Zeit und Budget. Außerdem lässt sich dieses Programm mit verschiedenen Tools zum Projektmanagement und Ihrer Buchhaltung verbinden. 

Mit der kostenlosen Version von Toggl können Sie Ihre Zeit erfassen und diese Daten in eine Vielzahl von anderen Programmen exportieren. Für bis zu fünf Nutzer:innen fallen keine Kosten an. Allerdings können Sie Projekte nicht in verschiedene Phasen aufteilen, wodurch sich ein anderes der vorgestellten Tools eventuell besser eignet. 

Als Selbstständiger mit verschiedenen Kund:innen und Projekten erweist sich eine App zur Stundenerfassung nicht nur als praktisch, sondern auch als notwendig, um den Überblick zu behalten, Deadlines einzuhalten und Kund:innen eine transparente Preispolitik zu gewähren.

Es gibt viele kostenlose Apps und Programme zur Zeiterfassung, die allerdings nur bis zu einer gewissen Anzahl an Nutzer:innen, Kund:innen oder Projekten kostenlos sind. Mit kostenpflichtigen Programmen profitieren Sie zwar von einer größeren Anzahl an Funktionen. In der Regel reicht ein kostenloses Programm für Einzelunternehmer:innen aber aus.