Best Practices für Ihr Risikomanagement: Tipps und Strategien

Risiken gehören zum Alltag in jedem Unternehmen: Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, neue Kriege und die Gefahren einer neuen Pandemie sind Themen, die unsere Arbeitswelt verändern. Ein Risikomanagement ist daher für Unternehmen jeder Art unverzichtbar.

Beim Risikomanagement geht es darum, potenzielle Gefahren für ein Unternehmen zu identifizieren, zu bewerten und Maßnahmen zu ergreifen. Ein weites Feld, vor dem viele Unternehmer:innen zurückschrecken. Zum Glück gibt es Strategien, Tipps und Best Practices für Risikomanagement, die sich in der Vergangenheit bewährt haben.

Risikomanagement beschreibt die Art, wie ein Unternehmen potenzielle Gefahren identifiziert, beobachtet und auf diese reagiert. Normalerweise werden Risiken systematisch erfasst und bewertet, also beispielsweise in einem Risikoregister, um im nächsten Schritt Maßnahmen ergreifen zu können.

Jedes Unternehmen hat branchenspezifische Risiken. Es lässt sich daher nicht pauschal sagen, welche Risiken ein Unternehmen unbedingt beobachten muss und wann keine Gefahr besteht. Es ist daher enorm wichtig, das Risikomanagement auf das Unternehmen abzustimmen, also eine individuelle Strategie zur Handhabung der Risiken zu entwickeln.

Im Folgenden geben wir auf einige Best Practices für erfolgreiches Risikomanagement. Wenn Sie diese Schritte befolgen, haben Sie eine gute Grundlage, um Risiken in Zukunft zu erkennen und erfolgreich zu managen.

Es gibt Risiken, die das ganze Unternehmen betreffen, wie beispielsweise Hackerangriffe, aber natürlich auch Risiken, die bestimmte Projekte gefährden, wie Verzögerungen bei Lieferungen oder der krankheitsbedingte Ausfall einer Arbeitskraft.

Sie haben daher auch mehrere Möglichkeiten, Risiken zu identifizieren. Wir fassen einige Methoden zusammen, wie Sie Risiken identifizieren, um anschließend ein erfolgreiches Risikomanagement durchzuführen.

• Qualitative Risikoanalyse

Bei einer sogenannten qualitativen Risikoanalyse sprechen Sie mit Projektleiter:innen und Expert:innen innerhalb oder auch außerhalb Ihres Teams und fragen gezielt, welche Risiken bestehen und wie Sie diese minimieren können. Kurz, es geht darum, Erfahrungswerte zu erhalten. 

• Risikoanalyse anhand von Szenarien

Entwerfen Sie Szenarien für Ihr Unternehmen und analysieren Sie, wie gut Sie und Ihr Team auf diese vorbereitet sind. Solche Szenarien können sein:

• Naturkatastrophen
• Pandemien
• Cyber-Angriffe
• Kriege

Natürlich können Sie auch Szenarien entwerfen, die nicht gleich das ganze Unternehmen, sondern nur einzelne Projekte gefährden. Sie könnten beispielsweise das Szenario entwerfen, dass eine Agentur, mit der Sie an einem Projekt zusammenarbeiten, plötzlich absagt.

• Asset-basierte Risikoanalyse

Bei einer Bewertung anhand von Assets schauen Sie vor allem, welche Risiken für Ihre Vermögenswerte und geistiges Eigentum bestehen. Sie analysieren, welche Schwachstellen es beim Schutz dieser Werte derzeit gibt. Sie identifizieren letztlich nur jene Risiken, die Ihre Unternehmensstruktur und -werte ganz direkt betreffen.

Übrigens: Sie erfahren mehr über Risikomanagement für ein Start-up an dieser Stelle.

Nun geht es um die eigentliche Bewertung der gesammelten Informationen. Halten Sie die Ergebnisse Ihrer Risikoanalyse in einem Register fest und ordnen Sie diese nach bestimmten Kriterien wie beispielsweise:

• Wie wahrscheinlich ist es, dass ein Risikoszenario eintritt?
• Wie schwer wären die Folgen für mein Unternehmen
• Es sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, welche Risiken sehr wahrscheinlich sind und welche Ihr Unternehmen besonders schwer treffen würden.

Das eigentliche Risikomanagement beginnt. Entwerfen Sie ein System, um die gesammelten Risiken regelmäßig zu überwachen. Folgende Schritte sind dabei entscheidend:

• Arbeiten Sie immer transparent: Teilen Sie Updates und lassen Sie Ihr Team immer wissen, woran Sie gerade arbeiten.
• Legen Sie Risikoverantwortliche fest: Ihre Teamleiter:innen sollten in regelmäßigen Abständen mit den Verantwortlichen sprechen und die Maßnahmen zur Risikominimierung überprüfen.
• Aktualisieren Sie das Risikoregister: Die Wahrscheinlichkeiten der einzelnen Risiken werden sich ändern, ebenso die Schwere der Folgen, die diese Risiken für Ihr Unternehmen bedeuten würden. Das Register sollte daher ein zentraler Teil des Unternehmens bzw eines einzelnen Projektes sein und ständig überarbeitet werden.

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Identifizieren, dokumentieren und beobachten - das ist alles schön und gut, aber der wichtigste Teil beim Risikomanagement ist natürlich das Handeln. Erstellen Sie also einen Maßnahmenplan, also einen Plan, der genau beschreibt, wie Sie ein bestimmtes Risiko vermeiden oder - im schlimmsten Fall - den Schaden verringern können.

Diese Schritte sind bei einem solchen Maßnahmenplan zu beachten:

• Risiko vollständig vermeiden: Erstellen Sie Maßnahmen, um ein Risiko zu beseitigen. Das kann auch bedeuten, bestimmte Projekte einzustellen - das ist immer dann sinnvoll, wenn die Weiterführung eines Projektes eine Gefahr für das Unternehmen aus finanzieller Sicht darstellen würde.

• Risiko abmindern: In diesem Fall werden Maßnahmen ergriffen, um ein Risiko bzw die Folgen der potenziellen Gefahr zu reduzieren. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn ein Risiko nicht vollständig beseitigt werden kann. Es besteht beispielsweise immer die Gefahr, dass jemand aus dem Team arbeitsunfähig wird.

• Risiko akzeptieren: In diesem Fall ist das Risiko beinahe unumgänglich. Sie planen also nicht, das Risiko zu vermeiden, sondern bereiten sich aif die Folgen des Risikos vor. Sie können beispielsweise die finanziellen Folgen einer bestimmte Gefahr bei zukünftigen Kalkulationen einplanen. Sie sollten ein Risiko akzeptieren, wenn die Eintrittswahrscheinlichkeit sehr hoch ist, der Schaden für das Unternehmen aber relativ gering.

Die Antwort auf die Frage, ab welcher Unternehmensgröße Sie Risikomanagement betreiben sollten, lautet ganz klar: Es sollte immer eine Rolle spielen, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Es mag dramatisch klingen, aber ein gutes Risikomanagement sichert das Überleben eines Unternehmens, da finanzielle Risiken und Marktrisiken jede Branche betreffen. 

Auch wenn Sie ohne Team arbeiten, beispielsweise als selbstständiger Übersetzer, sollten Sie sich auf die Risiken vorbereiten, dass einer Ihrer Auftraggeber die Zusammenarbeit beendet oder dass Sie aus anderen Gründen weniger Aufträge bekommen. 

In kleineren Unternehmen ist Risikomanagement am Anfang oft informell: Sie führen regelmäßig Gespräche und halten mögliche Risiken in einer Tabelle fest. Wenn Ihr Unternehmen aber anwächst, sollten Sie Risiken systematisch festhalten. Kurz, mit jeder Expansion wird auch das Risikomanagement wichtiger. Betrachten Sie das Risikomanagement daher immer als wichtigen und kontinuierlichen Teil Ihres Unternehmens, der sich mit der Unternehmensgröße anpassen sollte.