Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens beschäftigt sich damit, die Arbeitsentgelte sowie die gesetzlichen und freiwilligen Abzüge ihrer Angestellten zu erfassen, abzurechnen und zu verbuchen.

Auf Basis verschiedener Unterlagen wie Arbeitsverträgen, Stundenzettel, Arbeitszeitkarten, Lohnstücklisten oder Prämienzetteln stellt die Lohnbuchhaltung den Lohn- oder Gehaltsanspruch eines Angestellten (in brutto und netto) innerhalb einer bestimmten Periode fest und bereitet die Lohn- und Gehaltskosten sowie den damit verbundenen Sozialversicherungsaufwand für die Finanzbuchhaltung des Unternehmens auf.

Das Arbeitsgebiet der Lohnbuchhaltung umfasst unterschiedliche Aufgaben:

Die Lohnbuchhaltung legt für jeden Angestellten ein sogenanntes Lohnkonto an, dass unter anderem persönliche Daten der Mitarbeitenden enthält. Hierzu zählen 

Darüber hinaus pflegt die Lohnbuchhaltung hier weitere Daten, die für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sind. Hierzu zählen alle Informationen, die die Berechnung des Lohns- oder Gehalts beeinflussen wie Abzüge oder Entschädigungen, Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge sowie Freibeträge wie den Grundfreibetrag oder den Kinderfreibetrag.

Mithilfe der zuvor genannten Unterlagen ermittelt die Lohnbuchhaltung den Bruttolohn für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. In der Regel erfolgt die Berechnung jeweils pro Monat.

Für die Weitergabe an die Finanzbuchhaltung erstellt die Lohnbuchhaltung diese Berechnung sowohl für jeden einzelnen Mitarbeitenden als auch für die gesamte Belegschaft, aber auch getrennt nach Kostenstellen. Je nach Unternehmen sind weitere Unterscheidungen bspw. nach Fertigungs- oder Hilfslöhnen möglich. 

Für die Auszahlung ermittelt sie zudem das jeweilige Nettogehalt und behält den Anteil an den gesetzlichen Abzügen für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung sowie gegebenenfalls freiwillige Abzüge ein. Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung führt sie ab.

Bei der Berechnung berücksichtigt sie zudem die Zahlung vermögenswirksamer Leistungen, Mutterschaftsgeld oder auch Lohnpfändungen.

Neben den Stammdaten der Angestellten werden im Lohnkonto auch Steuermerkmale, der Abrechnungszeitraum und die Höhe des Lohns oder Gehalts sowie die genaue Zusammensetzung festgehalten.

Das Lohnkonto wird am Ende des Kalenderjahres abgeschlossen und in Form von Lohnlisten an die Finanzbuchhaltung, die Sozialversicherungsträger, die Agentur für Arbeit sowie an Statistikämter übermittelt. 

Die Lohnbuchhaltung erstellt die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die jährliche Lohnsteuerbescheinigung, die das Arbeitsentgelt einschließlich der abzuführenden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten.

Zudem erstellt sie die erforderlichen Lohnlisten, die sie der Finanzbuchhaltung als Buchungsgrundlage zur Verfügung stellt, um die Überweisung des Lohns oder Gehalts an die Angestellten zu veranlassen.

Nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Angestellten bei Eintritt in das Unternehmen bei der Lohnsteuer, der Agentur für Arbeit und der Sozialversicherung anzumelden.

Scheiden Angestellte aus, müssen sie entsprechend wieder abgemeldet werden. Diese Aufgaben übernimmt ebenfalls die Lohnbuchhaltung.

Zudem leitet sie Lohnabzüge wie die Lohnsteuer, die Sozialversicherungsbeiträge Pfändungen an die entsprechenden Stellen ab.

Der Begriff „Gehalt“ bezieht sich auf einen festgelegten Betrag, der jeden Monat gleich ist – unabhängig von der Anzahl der Tage, die Mitarbeitende tatsächlich ihre Arbeit erbracht haben. Ein Monat, der nur 28 Tage hat, wird genauso vergütet wie ein Monat mit 31 Tagen.

Das Gleiche gilt, wenn Mitarbeitende im Abrechnungszeitraum krank oder im Urlaub waren. Abweichungen von diesem Betrag können sich lediglich durch variable Gehaltsbestandteile wie Prämien oder durch Feiertags- und Wochenendzuschläge ergeben.

Im Gegensatz dazu wird für die Berechnung des Lohns die genaue Anzahl geleisteter Arbeitsstunden zum vereinbarten Stundensatz herangezogen. Das bedeutet, dass Angestellte, die im Abrechnungszeitraum krank waren oder Urlaub genommen haben, erhalten für diese Zeiten keinen Lohn, da sie auch keine Arbeit verrichtet haben.

Die Höhe des monatlichen Lohns variiert hier also je nach tatsächlich geleisteter Arbeit.  

Nach dem Gesetz ist jedes Unternehmen, das eigene Mitarbeitende beschäftigt, dazu verpflichtet, die Lohnsteuer für ihre Angestellten an das Finanzamt abzuführen.

Gleichzeitig ist es dafür verantwortlich, die Sozialversicherungsbeiträge ihrer Angestellten an die Versicherungsträger zu melden und weiterzuleiten. Dabei müssen sie bestimmte rechtliche Grundlagen einhalten, die in der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV), der Gewerbeordnung (GewO) (vgl. § 107 und § 108 GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) festgelegt sind.

Fehler in der Lohnbuchhaltung führen nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden, sondern auch zu Ärger mit dem Finanzamt, den Krankenkassen, der gesetzlichen Unfallkasse oder der Deutschen Rentenversicherung.

Entsprechend müssen Lohnbuchhalter oder Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung über fundierte Kenntnisse in den Bereichen Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht verfügen. Da sich die Gesetze in diesen Bereichen ständig ändern, müssen sich Mitarbeitende in der Lohnbuchhaltung zudem regelmäßig fortbilden.

Unternehmen haben mehrere Möglichkeiten, um ihren Pflichten in der Lohnbuchhaltung nachzukommen:

Sie können die anfallenden Aufgaben selbst erledigen. Die einfachste, aber auch fehleranfälligste Form wäre hier die Führung einer Excel-Liste. In diesem Fall entstehen lediglich Kosten für die Mitarbeitenden, die die Aufgaben übernehmen. 

Alternativ können Unternehmen eine Buchhaltungssoftware verwenden. Der Vorteil: Wird die Software regelmäßig upgedated, erfüllt sie die aktuellen Anforderung, die sich aus Änderungen im Steuer-, Versicherungs- und Arbeitsrecht ergeben.

Zudem ist eine Software weniger fehleranfällig als eine händisch erstellte Liste und reduziert den Aufwand durch die Automatisierung der Prozesse. Die Kosten sind je nach Anbieter unterschiedlich: Einige rechnen über einen monatlichen Festpreis ab, andere über die Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen.

Das gleiche Abrechnungsmodell, also gestaffelt nach der Anzahl der Mitarbeitenden, verfolgen auch Dienstleistende, an die Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung outsourcen können.

Wer seine Steuerberatung mit der Lohnbuchhaltung beauftragt, muss mit Kosten nach dem Gegenstandswert rechnen.  

Um die Lohnkonten und Lohnlisten zu pflegen und die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, benötigt die Lohnbuchhaltung Arbeitsverträge, Stundenlöhne, Arbeitszeiten sowie Vereinbarungen über Prämienzahlungen.

Zudem benötigt sie für die korrekte Abrechnung die Personalstammdaten wie 

In der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die Bestandteile des Entgelts, das Angestellte in einem bestimmten Abrechnungszeitraum erhalten, dokumentiert.

Nach § 108 Satz 1 der Gewerbeordnung (GewO) haben Angestellte eine Recht auf eine Abrechnung ihres Arbeitsentgeltes in Schriftform, die neben den Personenstammdaten mindestens die folgenden Pflichtangaben enthalten muss:

Die Lohnbuchhaltung erstellt die Abrechnung, leitet Steuern, Versicherungsbeiträge sowie weitere Zahlungen an Begünstigte direkt an die jeweiligen Stellen weiter und veranlasst die Auszahlung des Lohns- und Gehalts. 

Alle erfassten Daten werden im Lohnkonto gepflegt und am Jahresende in Form von Lohnlisten an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Zudem übernimmt die Lohnbuchhaltung die Übermittlung der ermittelten Zahlen an die Sozialversicherungsträger, die Arbeitsagentur sowie die Statistikämtern.

In die Lohnabrechnung fließen zahlreiche Informationen aus verschiedenen Quellen ein. Für die ordnungsgemäße Lohnbuchhaltung ist es zwingend erforderlich, dass die entsprechenden Zahlen und Daten korrekt und vollständig vorliegen und regelmäßig aktualisiert werden.

Vollständigkeit und Korrektheit in der Lohnbuchhaltung spielen nicht nur bei der Erstellung der Abrechnung und Abführung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen, sondern auch im Falle einer Betriebsprüfung der Lohnabrechnung durch das Finanzamt oder den Rentenversicherungsträger eine wichtige Rolle.