Le 07 février 2020 par Qonto

Le remboursement des frais kilométriques par l'employeur

Il est possible en tant que salarié de se faire restituer, par son employeur, les frais de trajet engagés pour les déplacements dans le cadre professionnel.

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Il est possible en tant que salarié de se faire restituer, par son employeur, les frais de trajet engagés pour les déplacements dans le cadre professionnel. Qu’il se déplace en voiture, en scooter ou à vélo, ce remboursement s’effectue sur la base des frais kilométriques. Les frais kilométriques désignent donc les frais investis par le chef d’entreprise ou l’employé dans le cadre de l’utilisation d’un véhicule personnel pour le compte de l’entreprise pour laquelle il travaille.

Ces frais sont remboursés par l’employeur dès qu’ils respectent les conditions fixées par l’administration fiscale. Cet article explique ce qu’on entend par les frais ou indemnités kilométriques et les conditions de prise en charge des frais de transport par l’employeur.

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique remboursé par l’employeur ?

Les véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel par les salariés ou le dirigeant d’une entreprise font l’objet de remboursement de frais. L’entreprise concernée rembourse une indemnité compensatoire que l’on désigne comme les frais ou indemnités kilométriques. Cette compensation est établie de manière forfaitaire par l’administration fiscale qui produit à cet effet, un barème kilométrique qui ne concerne que les véhicules personnels des employés ou du dirigeant.

Les frais kilométriques tiennent compte des charges liées à l’usure du véhicule utilisé, à sa réparation et son entretien, aux frais de carburant, à l’acquisition de casques et protections pour les deux roues, aux dépenses en achat de pneus et en primes d’assurance. Ces frais ne prennent en charge ni le coût d’achat du véhicule ni les amendes. Les frais de stationnement, les frais d’hébergement et de parking ou encore les frais de péage sont pris en compte par un autre type de remboursement et sont exclus des forfaits kilométriques. À condition de produire des justificatifs (factures, reçus, etc.), ces frais peuvent être retournés en frais professionnels.

Le procédé est avantageux pour le salarié, étant donné que le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu. L’indemnité étant établie en fonction du barème kilométrique, les kilomètres effectués à titre professionnel et qui sont à restituer doivent être suivis d’indications comme les dates, les lieux et l’identité des personnes rencontrées (clients, fournisseurs, prospects, partenaires, etc.). Les justificatifs doivent être transmis au service comptable de l’entreprise dont les services établiront le nombre de kilomètres parcourus en aller-retour. Quels que soient son statut et son ancienneté dans l’entreprise, les indemnités sont versées à toutes les personnes travaillant dans l’entreprise, y compris le ou les dirigeants.

Quels sont les éléments dont il faut tenir compte dans le calcul des frais kilométriques ?

La déduction est déterminée sur la base des barèmes de l’administration fiscale qui sont revus tous les ans. Le calcul des frais kilométriques résulte du nombre de CV du véhicule et des kilomètres réalisés dans l’année. L’administration fiscale a défini trois barèmes pour les véhicules :

  • Les voitures ;
  • Les motos et les scooters de cylindrée supérieure à 50 cm3 ;
  • Les cyclomoteurs de cylindrée inférieure à 50 cm3.

Les kilomètres domicile-travail qui sont exceptionnellement pris en compte pour le calcul des frais kilométriques restent limités à 40 km par trajet (80 km pour un aller-retour). L’administration permet un dépassement dans des cas particuliers : les raisons de santé, les difficultés à trouver un emploi près du domicile, la précarité ou la mobilité de l’emploi que vous effectuez. La totalité du kilométrage (même au-delà de 40 km) sera alors prise en charge si vous le justifiez. Il faut noter également une possibilité d’indemnisation kilométrique domicile-travail par l’entreprise de type forfaitaire.

Quelles sont les conditions de remboursement des frais engagés pour les déplacements professionnels ?

Plusieurs conditions doivent être remplies pour que le bénéficiaire puisse profiter de l’indemnité kilométrique :

  • Le bénéficiaire (salarié, associé ou dirigeant) doit justifier du lien avec l’entreprise et travailler au profit de celle-ci ;
  • Le véhicule de déplacement doit être personnel. Cela exclut les véhicules de fonction ;
  • Les déplacements doivent faire l’objet de justificatifs par rapport à la date, le trajet, la destination, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru. À défaut, les frais kilométriques seront réintégrés dans le salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.

Qu’en est-il du cas particulier des frais kilométriques domicile-travail ?

Au cas où un salarié serait dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour aller à son travail et en revenir, il peut jouir d’une indemnisation sur base forfaitaire kilométrique (barème analogue aux déplacements professionnels). Un certain nombre de conditions sont nécessaires à l’image de ces derniers :

  • La personne faisant obligatoirement partie de l’entreprise doit être dans l’incapacité d’avoir recours à d’autres moyens de transport. Cela peut être dû à l’absence de transport en commun (domicile à la campagne), d’horaires décalés (travail de nuit) ou au travail sur plusieurs lieux différents appartenant à l’entreprise. Pour ce dernier cas, il s’agit d’un gain de rentabilité pour l’entreprise qui peut donc bénéficier d’indemnités ;
  • Le véhicule doit être acquis au nom de la personne concernée (photocopie de carte grise) ;
  • Le kilométrage doit concorder au plus court trajet domicile-travail ;
  • La personne doit attester ne pas transporter en covoiturage un autre membre de l’entreprise bénéficiant aussi des mêmes indemnités ;
  • Le nombre de trajets doit concorder au planning de travail du salarié.

Tous les frais engagés par un membre de l’entreprise (salarié, associé ou dirigeant) dans le cadre de son activité professionnelle et au profit de celle-ci doivent suivant l’obligation légale être remboursés sur une base forfaitaire (frais kilométriques) pour les déplacements avec un véhicule personnel ou éventuellement aux frais réels concernant les autres frais.

Par contre, dans le cas où l’entreprise aurait l’obligation de contribuer à hauteur de 50 % aux frais d’abonnement de transport en commun ou de location de vélos, la gestion des frais kilométriques du véhicule personnel reste à la discrétion de l’entreprise et soumise à sa condition.

Comment mettre en place le remboursement des frais kilométriques ?

La prise en charge des frais kilométriques est le résultat d’un contrat de travail entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales présentes dans l’entreprise. Si ces instances n’existent pas dans la société, le chef d’entreprise peut prendre sa décision après avoir consulté le Conseil Social Économique ou les délégués du personnel. Il a l’obligation de prévenir les salariés au moins un mois à l’avance en cas de changement du régime. Cette prise en charge est exemptée de charges sociales et d’allocations, dans la limite de 200 € par an et par salarié. Sur la fiche de paye due l’employé, elle y figure après le salaire net à payer.

En ce qui concerne les salariés à temps partiel, de la même manière où l’on prend en charge les frais de transport collectif, on comptabilise le temps de travail hebdomadaire du salarié. S’il est supérieur ou égal à la moitié de la durée en vigueur lorsqu’il est à plein temps, le remboursement est équivalent à celui d’un salarié à temps complet. Par contre, si le temps de travail est inférieur à la moitié d’un temps plein, le salarié jouit d’une prise en charge résultant de la proportion du nombre d’heures exécutées sur la moitié de la durée du travail à temps complet.

La gestion des frais kilométriques s’avère laborieuse et représente souvent un travail administratif important. Les collaborateurs et l’équipe finance prennent un temps considérable pour les établir. Mais, aujourd’hui, tout devient plus facile grâce aux logiciels de gestion des frais kilométriques. En effet, Qonto vous permet de communiquer beaucoup plus facilement vos justificatifs de dépenses professionnelles pour être remboursé.

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