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Le saviez-vous ? La facture électronique devient obligatoire à partir du 1er juillet 2024. Cette nouvelle obligation concerne toutes les entreprises, selon un calendrier progressif, et s’applique aux échanges entre professionnels.
Mais qu’est-ce qu’une facture électronique ? Quels critères doit-elle remplir pour être conforme aux exigences légales ? Et qu’est-ce qui va changer concrètement pour les entreprises ?
Prenons une longueur d’avance et faisons le point dans cet article.
Le code général des impôts définit la facture électronique comme étant « une facture émise, transmise, reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées ».
Ce socle de données structurées différencie la facture électronique d’une simple facture numérique ou dématérialisée. Il s’agit d’un format spécifique qui permet de garantir l’identité de son l’émetteur ainsi que l’exactitude des informations qu’elle contient.
Le document est donc très sécurisé : il n’y a aucun risque à ce qu’une personne mal intentionnée modifie ses éléments après envoi et signature.
Une facture dématérialisée, au simple format PDF, n’est pas une facture électronique au sens juridique du terme. Elle ne sera donc pas conforme aux exigences légales.
Depuis la loi du 13 mars 2000, un document sous format électronique a la même valeur juridique qu’une version papier. On parle de valeur probante. Il pourra, par exemple, être invoqué comme preuve en cas de litige.
Pour qu’une facture soit conforme à la législation en vigueur, et bénéficie de cette valeur probante, elle doit être intègre, lisible et authentique.
Selon ces trois critères, deux types de factures électroniques sont conformes aux exigences légales.
Pour répondre aux nouvelles exigences de l’Administration fiscale, bien sûr. Mais la facture électronique présente aussi de nombreux atouts. Zoom sur les avantages de la dématérialisation.
Fini, les frais de papeterie, d’impression et d’envoi. Grâce à une solution de dématérialisation, l'entreprise réalise de précieuses économies.
La gestion des factures fournisseurs et client est un processus chronophage. Avec la dématérialisation, les documents sont générés et envoyés en quelques minutes. Le destinataire n’a plus besoin d’attendre plusieurs jours pour recevoir la facture. Cette alternative contribue à réduire les délais de paiement.
Plus besoin de conserver les documents papier dans de gros classeurs, la dématérialisation permet de stocker les factures fournisseurs et clients sur des bases de données sécurisées et accessibles depuis une simple connexion internet. Une solution de dématérialisation peut également servir à numériser les justificatifs et les notes de frais.
La facture électronique apparaît souvent comme une alternative plus écologique. Bien sûr, l’envoi d’un e-mail et le téléchargement d’un document provoquent des émissions de CO2. Mais ces émissions sont à relativiser lorsque l’on sait que la production d’une seule feuille de papier au format A4 nécessite près de 10 litres d’eau et que l’industrie du papier est la 5ᵉ industrie mondiale la plus énergivore.
La facture électronique n’est pas une nouveauté. Certaines règles juridiques s’appliquent déjà depuis quelques années.
Ainsi, toute entreprise fournissant un service à l’État, une collectivité territoriale ou tout autre établissement public, est tenue de lui adresser une facture au format électronique. Cette obligation s’applique à toutes les entreprises, y compris les micro-entreprises. Les factures sont envoyées via une plateforme mise en place par l’État, Chorus Pro. Près de 140 millions de documents ont été échangés sur la plateforme depuis 2017.
La loi prévoit de généraliser l’usage de la facturation électronique à tous les échanges entre entreprises à partir de 2024.
Cette obligation répond à trois objectifs :
À partir de 2024, le recours obligatoire à la facture électronique ne se limitera plus aux échanges avec l’État ou les collectivités publiques. Elle se généralise à toutes les opérations entre professionnels.
En principe, toutes les entreprises - quels que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité, sont concernées.
Trois conditions doivent néanmoins être remplies :
Rassurez-vous : vous avez encore du temps pour vous conformer à l’obligation de facturation électronique. La mise en place de la nouvelle loi s’effectue selon un calendrier progressif.
La réglementation impose d’ajouter de nouvelles mentions sur la facture, à savoir :
C’est la grande nouveauté de cette réglementation. En vue de celle-ci, les entreprises devront adapter la gestion des factures. En effet, à partir de ce juillet 2024, pour recevoir une facture, il faudra obligatoirement passer par une plateforme de dématérialisation. Pour envoyer les factures, ce sera obligatoire dès janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire, et dès janvier 2026 pour toutes les entreprises.
Deux possibilités s’offrent aux entreprises.
- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration fiscale (PDP), (c’est-à-dire homologuée par l’administration fiscale.) La plateforme se charge de convertir la facture en PDF en un format conforme aux exigences légales.
- Utiliser le portail de facturation Chorus Pro (PPF), actuellement utilisé pour les échanges avec l’État et les collectivités publiques.
Seules les plateformes de dématérialisation autorisées par l’administration fiscale pourront être utilisées pour transmettre les factures.
Qonto travaille déjà activement à adapter sa solution de facturation actuelle pour qu’elle soit conforme dès l’entrée en vigueur de la réforme. En effet, nous nous tenons au plus près des dernières évolutions de la réforme en tant que membre actif du Forum National de la Facture Électronique et en participant aux groupes de travail organisés par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
À ce titre, nous vous communiquerons très prochainement les modifications majeures prévues par la nouvelle législation ainsi que les solutions les plus adaptées que nous pourrons vous proposer.
Vous cherchez un compte pro (vraiment) adapté à votre activité d’entrepreneur(e) ? Avec Qonto, le compte pro 100 % en ligne qui simplifie la gestion de vos factures, vous aurez toutes les clés pour anticiper la nouvelle législation sur la facturation électronique.
