Le 18 février 2020 par Qonto

Déplacements pros, comment gérer ses dépenses

Multiples paiements professionnels, notes de frais, dépenses de déplacement. De nombreuses tâches administratives viennent polluer les voyages d'affaires. Avec Qonto économisez votre temps et votre argent !

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Gérer ses déplacements professionnels

Lors de voyages d'affaires de multiples dépenses professionnelles doivent être effectuées. Pour chacune d'entre elles, les salariés devront avancer leur argent, répertorier l'ensemble des justificatifs, puis remplir des notes de frais pour espérer se faire rembourser. L'ensemble de ces actions mises bout à bout sont souvent source de stress et de perte de productivité.

En fournissant des cartes de paiement professionnelles à vos employés et en vous équipant d'un logiciel adéquat, vous réduisez considérablement le temps alloué aux tâches administratives. Gérez vos dépenses d'équipe avec Qonto !

Avec Qonto, gérez vos dépenses professionnelles

Des cartes de paiement professionnelles

Equipez de cartes affaires, vos employés peuvent effectuer l'ensemble de leurs dépenses. Vous serez avertis dès qu'un paiement sera effectué.

Des justificatifs dématérialisés

Via l'application Qonto, par une simple photo, il est possible de rattacher un justificatif un chaque paiement effectué.

Une application 100% en ligne

Via le compte Qonto, visualisez vos comptes en temps réels et gardez le contrôle sur vos dépenses.

Les frais de déplacements, qu'est-ce que c'est ?

Les frais de déplacement sont l'ensemble des frais liés à un déplacement professionnel. Il peut s'agir du trajet domicile-travail tout comme d'un voyage d'affaire. Cette notion est donc particulièrement large. Si un salarié effectue un voyage d'affaires l'ensemble des frais qu'il aura avancé durant ce déplacement devront lui être remboursés : titres de transport, dépenses liées aux repas, inscription aux évènements, ...

Nous ne traiterons ici que des frais liés aux voyages d'affaires, si vous souhaitez en savoir plus sur les frais kilométriques, n'hésitez pas à lire notre article sur le sujet.

Lors d'un voyage d'affaires, l'ensemble des dépenses avancées par l'employé dans le cadre de son travail et au service de son travail devront lui être remboursées. Il faudra bien évidemment que l'employé justifie ces dépenses et transmette les justificatifs de paiement à son entreprise.

Les frais liés au voyages d'affaires sont très larges, il est donc préférable de fournir des exemples de frais acceptés ou refusés à ses employés pour que ces derniers puissent effectuer les mesures nécessaires.

Dans certaines professions, les voyages d'affaires sont nombreux et il peut être douloureux pour les employés de constamment effectuer des avances. En fournissant des cartes de paiement professionnelles, vous assurez une plus grande liberté à vos employés et gagnez du temps sur les processus de remboursement.

Bon à savoir : Une mauvaise gestion des frais professionnels et de leur remboursement peut avoir un impact grave sur l'entreprise en cas de contrôle de l'URSSAF.

Les frais de déplacements, comment se faire rembourser ?

Si vous êtes un salarié et que vous avez été amené à effectuer des dépenses dans le cadre d'un déplacement professionnel, vous pouvez demander à être remboursé par votre employeur. Comme nous l'avons indiqué précédemment la quasi totalité des frais peuvent être remboursés. Il faudra cependant que ces derniers aient des fins professionnelles et qu'ils soient justifiés.

En effet, si une dépense est effectuée mais que le salarié ne présente pas de justificatif de paiement (ticket de caisse, facture, ...), l'employeur est en droit de lui refuser un remboursement.

Chaque entreprise doit mettre en place un processus clair lié aux transmissions de factures et au remboursement. Sans cela, le risque de perte ou d'oubli est extrêmement élevé.

Pour faciliter l'ensemble de ce processus, il est avantageux de recourir aux cartes affaires. Les employés n'ont plus besoins d'avancer leurs frais mais devront bien entendu fournir des justificatifs de paiement.

Bon à savoir : L'ensemble des employés peuvent bénéficier d'un remboursement de frais quel que soit leur rôle. Le dirigeant peut donc aussi en bénéficier. Il devra transmettre les mêmes justificatifs.

Ne courrez plus après les justificatifs perdus

Gérez vos dépenses en un clic

Prenez en photo vos justificatifs

Une fois un paiement effectué avec votre carte Qonto, prenez le reçu en photo et intégrez-le à votre application. Visualiez en temps réel vos dépenses et l'état de votre compte. Ne perdez plus de temps et effectuez vos paiements plus facilement lors de vos déplacements !

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Comment Qonto vous aide à gérer vos voyages d'affaires

Avec Qonto, gérez ses dépenses professionnelles n'aura jamais été aussi simple !

Equipez vos équipes de cartes affaires

Fournissez des cartes de paiement à vos employés. Selon les besoins de chacun vous pouvez choisir entre carte physique ou carte virtuelle. Quel que soit votre choix, vos équipes pourront effectuer leurs paiements pros en toute autonomie. Fixez et modifiez quand vous le souhaitez le plafond de paiement de chacune des cartes et soyez notifiez en temps réel lorsqu'un paiement est effectué.

Grâce à ces cartes faites gagnez du temps à vos équipes, réduisez les tâches administratives liées au remboursement des dépenses et gardez le contrôle sur vos budgets !

Prenez en photo les justificatifs de paiement

Dès qu'un paiement est effectué, via une simple photo transférez les justificatifs de paiement dans l'application. Identifiez rapidement les paiement dont les justificatifs sont manquants, les personnes à l'origine des paiements et faites un rappel depuis Qonto. Simplifiez votre gestion des notes de frais avec Qonto !

Gardez le contrôle sur les dépenses

Gardez la main sur les dépenses de vos équipes. Equipez chaque carte d'un plafond de paiement unique et modifiez-le quand vous le souhaitez depuis l'application. Labellisez vos dépenses et visualisez les montants des différents postes de dépenses.

Vous avez perdu une carte ? Aucun problème, en un clic bloquez votre carte ! Si vous la retrouvez, il vous suffit de la débloquer pour pouvoir l'utiliser de nouveau.

Facturer ses déplacements

Si vous effectuez des déplacements professionnels, vous pouvez facturer des frais de déplacements à vos clients. Cela doit être indiqué dans le contrat. Vous devez indiqué une distance à partir de laquelle les frais seront calculés. Généralement les artisans facturent les frais de déplacements à partir de 20 km de distance. Le point de départ est bien évidemment le domicile de l'entreprise.

Lorsque vous facturez vos frais de déplacement, vous devez appliquer la TVA. Le montant facturé sera donc un prix TTC. Seule exception à cette règle : si votre entreprise n'est pas soumise à la TVA, elle ne pourra pas la facturer sur les frais de déplacements.

Récupérer la TVA sur l'essence

Si vous achetez de l'essence à des fins professionnelles, vous pourrez être remboursé par votre employeur. Il vous faudra bien évidemment justifier cet achat, le prouver et qu'il entre dans les conditions fixées par l'administration légale.

Du côté de l'employeur, il est maintenant possible de récupérer la TVA sur l'essence. En 2019, le taux de récupération était de 40%, en 2020 il est passé à 60%. Concrètement cela signifie que sur un achat de 100€ d'essence, avec un taux de TVA à 20%, 20€ sont liés à la TVA. En 2020, il sera possible de déduire 12€ de ce montant.

Refuser les déplacements pros

Il n'est pas nécessaire d'indiquer dans le contrat de travail que des déplacements professionnels auront lieu. Même si le salarié occupe une fonction sédentaire, son employeur peut lui demander d'effectuer un déplacement exceptionnel et de courte durée.

Le salarié refusant ce déplacement sans motif valable peut donc se voir sanctionné. Sont, par exemple, considérés comme des motifs valables de refus un certificat médical ou encore une situation familiale exceptionnelle.