Le 07 février 2020 par Qonto

Frais kilométrique en entreprise, comment faire ?

Dans la plupart des cas, les entreprises sont débitrices de certaines obligations envers leur personnel. Au nombre de ces impératifs figurent les frais kilométriques.

Prêt à vous lancer ?

Que vous soyez seul ou en équipe, Qonto est le compte pro idéal !

Ouvrir un compte

Dans la plupart des cas, les entreprises sont débitrices de certaines obligations envers leur personnel. Au nombre de ces impératifs figurent les frais kilométriques.

Vous êtes employé ou responsable d’une entreprise ? Voici des indications précises sur les conditions de rétribution ou de paiement de ces frais ! Voici pour vous l’essentiel à avoir sur les frais kilométriques d’entreprise dans l’optique de faire valoir ou vous acquitter de vos obligations en toute quiétude.

En quoi consiste les frais kilométriques ?

S’agissant des entreprises, les frais kilométriques permettent de rembourser un salarié ou un membre du personnel lorsque ce dernier met à profit son véhicule personnel à des fins professionnelles. Autrement dit, l’organisation en question rend à son employé les frais kilométriques occasionnés par l’usage d’un moyen de déplacement particulier pour des raisons de service. 

Encore appelés indemnités kilométriques, ils relèvent de la responsabilité de l’employeur qui à la prérogative de les reverser à qui de droit. Ainsi, la prise en compte du paiement des frais kilométriques ne se fait pas selon un statut spécifique. Subalternes, collaborateurs, têtes dirigeantes, personnels de gestion, supérieures hiérarchiques…, tous les acteurs participants à la viabilité d’une entreprise sont susceptibles de bénéficier du versement de ces frais.

Les conditions d’accès aux indemnités kilométriques

Pour recevoir une indemnité kilométrique, il est essentiel de transmettre un justificatif de paiement à son employeur. Ce justificatif est composé de certaines indications à l’instar de la date, du motif du transit, de chiffres exacts de la distance évaluée en Kilomètres et de l’assujettissement du véhicule quant à l’impôt fiscal.

De même, pour en bénéficier il faut en réalité être propriétaire du véhicule. Ceci requiert une certaine bonne foi, l’exploitation de frais réels par l’auteur de la requête pour une estimation plus fluide. Par ailleurs, pour alléger la tâche aux sociétés un canevas englobant frais et trajet a été défini.

Les modalités de définition des frais kilométriques

De prime abord, il convient de préciser que les employés auxquels sont alloués des véhicules de fonction sont exemptés de ces indemnités. L'indemnité kilométrique peut-être perçue lorsqu'est effectué le trajet domicile-travail. Cependant la distance est plafonnée à 40km par trajet. Ainsi si la distance est supérieure à 40km, la distance au-delà de 40km ne sera pas prise en compte.

Pour les transports en commun, un préalable d’une heure trente s’impose. Cette situation fait ressortir de façon flagrante la question d’usure qui peut être relative :

  • à l’entretien ;
  • au renouvellement par an de l’assurance du moyen de locomotion ;
  • au remplacement des pneus usés ;

Détermination de la valeur des indemnités kilométriques

Le calcul des indemnités kilométriques est fonction d’un barème confectionné par les services fiscaux. Il indique le total des indemnités à verser au bénéficiaire selon certains critères. Parmi les critères, on trouve ceux liés à la puissance du véhicule et à la distance parcourue. La catégorie aussi entre en considération dans ledit barème. À titre illustratif, un intervalle partant de 5 000 km à 20 000 km ou plus est à prendre en compte dans les évaluations. Distance à partir de laquelle on procède aux déductions des frais kilométriques de par le nombre de chevaux (3 CV et moins, 4 CV, 5 CV, 6 CV ou 7 CV et plus).

Concernant les indemnités pour les déplacements en vélos, elles s'élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru. Ce montant est identique quel que soit le type de vélo utilisé : électriques, de course ou tout terrain… Quant au calcul de ces divers frais, la pratique d’outils techniques performants facilite la gestion administrative.

Les remboursements réguliers sont conseillés et préférables à ceux comptabilisés à titre semestriel ou à titre annuel. L’autre procédé prisé consiste à effectuer des remboursements par calcul spontané des distances. Ici, l’efficience et le maintien de rapport convivial entre l’employé et son collaborateur sont recherchés.

Autres alternatives de perception des frais kilométriques entreprise

Ce ne sont pas seulement les propriétaires de véhicule ayant usé leur bien au profit d’une entreprise qui bénéficient des indemnités kilométriques. Les conducteurs de vélo, ou encore les amateurs de covoiturage sont aussi bénéficiaires.

Par contre si elle s’avère indispensable pour le covoiturage, l’obligation de remboursement de frais kilométriques à l’endroit des cyclistes est facultative pour l’employeur. Il peut le faire comme il peut s’en abstenir. De plus, lesdits frais fondés sur des déplacements professionnels doivent être dûment justifiés par l’employé.

Faciliter la gestion des justificatifs

Pour vous aider dans la gestion des justificatifs de paiement, Qonto a équipé son compte professionnel de nombreuses fonctionnalités. Avec un compte Qonto, vous pouvez commander des cartes de paiement pro pour vos équipes. Chaque salarié pourra effectuer ses dépenses pros via ce mode de paiement, transfèrera directement dans l'application le justificatif. Vous recevez une notification en temps réel dès qu'un paiement est effectué et visualisez instantanément les justificatifs manquants.

Avec Qonto simplifiez la gestion des dépenses professionnelles et gagnez du temps sur les tâches administratives.

Profitez d'un logiciel 100% en ligne

Avec Qonto, profitez d'un logiciel intégralement en ligne. Où que vous soyez gérez les dépenses kilométriques simplement.

Ouvrir un compte pro

Ces articles peuvent vous intéresser