Le 27 février 2020 par Qonto

Note de frais restaurant

La note de frais repas ou la note de frais restauration est la première des notes de frais professionnels. Ici, il s’agit de l’ensemble des dépenses engagées par l’employé dans le but de se restaurer.

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Si vous êtes employé auprès d’une entreprise ou d’une firme quelconque, nul doute que vous ayez déjà bénéficié d’une note de frais professionnels. En effet, dans le milieu professionnel, la note de frais désigne l’ensemble des dépenses engagées par le salarié pendant qu’il est en mission. Ce sont donc des dépenses qui vont dans l’intérêt de son employeur. Parmi ces notes de frais, la note de frais restaurant est l’une des plus importantes et des plus régulières. À cet effet, comment se rembourse-t-elle ? Quelles sont les conditions à respecter ? Lisez cet article !

Note de frais restaurant : Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais professionnels est la grande famille des dépenses engagées par le salarié en mission pour son employeur. En effet, ces dépenses sont indispensables dans le cadre de son travail. Elle regroupe alors les frais suivants :

  • les frais de repas ;
  • les frais de transports domicile-lieu de travail ;
  • les frais de transport pour déplacement professionnel ;
  • les frais de grand déplacement ;
  • les frais d’habillage lorsque l’activité exige une tenue spécifique ;
  • les frais de télétravail ;
  • les dépenses de déménagement et de mobilité en cas de mutation du salarié ;
  • etc.

La note de frais professionnels est obligatoire et doit donc être garantie par l’employeur à son salarié.

La note de frais repas, comment en bénéficier et comment se faire rembourser ?

La note de frais repas ou la note de frais restauration est la première des notes de frais professionnels. Ici, il s’agit de l’ensemble des dépenses engagées par l’employé dans le but de se restaurer. En d’autres termes, est considéré comme note de frais repas, un frais repas engagé hors du cadre du domicile du fait du travail.

Le frais repas doit donc être dument justifié par l’employé ; il doit être nécessaire dans le cadre de la mission, mais aussi doit être limité ou ne doit pas être excessif. Dans ce dernier cas, chaque année un montant forfaitaire représentant la valeur d’un repas pris à domicile est fixé. Il en va de même pour la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas. Le premier est alors déduit du second pour être ensuite reversé à l’employé.

Pour le compte de l’année 2019, la valeur d’un repas à domicile a été fixée à 4,85 euros. Dans le même temps, la limite d’exonération note de frais restaurant plafond a été fixée à 18,80 euros.

En 2020, les frais repas sont indemnisés selon les cas suivants :

  • repas pris sur le lieu d’exercice du travail : 6,70 € ;
  • repas pris hors du lieu de travail, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail : 9,30 € ;
  • repas pris lors d’un déplacement professionnel, quand les circonstances empêchent le salarié de rejoindre son domicile ou son lieu de travail et l’obligent à déjeuner au restaurant : 19,00 €.

Comment le salarié se fait-il rembourser ses notes de frais repas ?

Il existe plusieurs modes pour recouvrer ses notes de frais repas. Tout dépend de l’entreprise et du type de contrat signé. À cet effet, quelle que soit l’entreprise, le mode de paiement des notes de frais repas n’excède pas les cas suivants :

La méthode de forfait: il s’agit du versement d’allocation forfaitaire. Ici, il n’est point indispensable de présenter un justificatif. Cette méthode est très employée dans la gestion des frais de note repas.

La méthode d’application des frais sur le salaire brut. Les frais sont directement payés sur le salaire brut de l’employé. Généralement, il s’agit d’un forfait spécifique.

La méthode de remboursement réel: ici, l’employeur rembourse l’intégralité des frais engagés par le salarié, mais ceci se fait sur présentation d’un justificatif bien détaillé.

Quelles sont les meilleures solutions de gestions des notes de frais ?

À l’instar des outils pratiques de gestion des ressources humaines comme le SIRH, la gestion des notes de frais doit aussi bénéficier d’outils de gestion adéquats. Les avantages sont multiples notamment en termes d’optimisation (gain de temps, économique et moins fatigant). À cet effet, voici quelques solutions de gestion de note de frais qui recueillent un avis favorable sur de nombreuses plateformes de comparaison :

  • Spendesk ;
  • N2F ;
  • Onexpense ;
  • Expensya ;
  • Rydoo Expense ;
  • iZyFrais ;
  • Jenji ;
  • Evoliz ;
  • Sage ;
  • Workday;
  • Qonto.

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