Recruiting der ersten Mitarbeitenden: Wann benötige ich Unterstützung und wie gehe ich vor?

„Startups sind nicht nur eine treibende Kraft für die Innovationsfähigkeit Deutschlands, sondern schaffen auch immer mehr neue Arbeitsplätze.“ (Florian Nöll, PwC Deutschland)

Jedoch gestaltet sich die Personalsuche für Startups durch den fortschreitenden Fachkräftemangel alles andere als einfach. Fest steht, dass das Recruiting von Mitarbeitenden schwieriger wird. 27 % der Gründer in Deutschland bezeichnen die Personalsuche im Jahr 2021 sogar als größte Hürde – das sind 10 Prozentpunkte mehr als im Vorjahr, wie aus dem Deutschen Startup Monitor 2021 hervorgeht.Aber nicht nur der Fachkräftemangel stellt eine Herausforderung für Gründer:innen dar. 

Jungen Unternehmen stehen oft zunächst nur begrenzte interne Ressourcen, wie zum Beispiel Budget, Personal oder auch Wissen zur Verfügung, um diese Hürde überhaupt anzugehen. Zudem sind diese nahezu unbekannt.Dennoch sind qualifizierte und passende Talente essentiell für Startups, da diese maßgeblich zu der Entwicklung und dem Wachstum der Unternehmen beitragen und somit den Schlüssel zum Erfolg darstellen. Finden Sie in diesem Artikel heraus, wie Sie beim Recruiting Ihrer ersten Mitarbeitenden vorgehen und was Sie dabei beachten sollten.

Unternehmen entwickeln sich immer schneller und gerade in Startups sind sämtliche Prozesse von einer hohen Dynamik geprägt. Damit diese dennoch flexibel auf Veränderungen und Entwicklungen reagieren können, ist eine strategische Personalplanung wichtig. Die Personalplanung sorgt dafür, dass der Bedarf an Mitarbeitenden eines Unternehmens immer optimal gedeckt ist – weder bleibt Arbeit liegen, noch langweilen sich Ihre Teammitglieder.In der Realität ist eine strategische und langfristige Personalplanung für Gründer:innen aber oft schwer umzusetzen, da diese gerade zu Beginn mit fehlender Planungssicherheit zu kämpfen haben und Recruiting häufig ein komplett neues Thema für sie ist.

Daher lohnt es sich beim Recruiting der ersten Mitarbeitenden die Ziele auch zunächst kurzfristiger zu planen. Die sogenannte Personalbedarfsplanung ist einer der ersten Schritte in der Personalplanung. In der Personalbedarfsplanung analysieren Sie den Soll-Zustand Ihres Unternehmens und vergleichen diesen mit Ihrer aktuell vorhandenen Kapazität, dem Ist-Zustand.Sobald Sie als Gründer:in also mehr Arbeit haben als Zeit und Energie, um diese Arbeit zu erledigen, benötigen Sie Unterstützung durch Mitarbeitende – sofern es Ihr Geschäftsmodell und Umsatz bereits hergeben.Unterschieden wird bei der Personalbedarfsplanung zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf.

Der quantitative Bedarf gibt an, wie viel Personal Sie konkret benötigen. Für Startups sowie kleine und mittlere Unternehmen eignen sich insbesondere die folgenden Verfahren zur Bestimmung:

Der qualitative Personalbedarf gibt hingegen Aufschluss darüber, welche Qualifikationen und Fähigkeiten die Beschäftigten besitzen müssen. Es reicht nämlich nicht aus, nur die Anzahl der benötigten Mitarbeitenden zu erhöhen, auch deren erforderliche Fähigkeiten müssen vorab von Ihnen definiert werden. Darüber hinaus ist festzulegen, wann und wo genau Sie neue Mitarbeitende benötigen.

Anschließend gehen Sie zum nächsten Schritt Ihrer Personalplanung über und widmen sich dem Recruiting-Prozess. Bevor Kandidaten und Kandidatinnen gesucht werden können, müssen Sie aber genau wissen, wen Sie überhaupt suchen. Selbstverständlich suchen Sie Menschen, die zu Ihnen und Ihrer Vision passen, aber auf welche Kriterien legen Sie besonders Wert?

Bei Workwise legen Recruiter:innen zum Beispiel viel Wert auf den persönlichen und kulturellen Fit sowie auf eine hohe Lernbereitschaft – allerdings weniger auf bestimmte Abschlüsse. Denn viele Kenntnisse können und müssen erst im Job angeeignet werden. Daher ist es wichtig, dass sich Teammitglieder stetig weiterentwickeln möchten, wissbegierig und experimentierfreudig sind.

Der erste Schritt besteht also darin, ein möglichst genaues Anforderungsprofil zu erstellen. Dieses ist eine ausführliche Beschreibung der persönlichen und fachlichen Kompetenzen, die benötigt werden, um die Aufgaben einer offenen Position erfolgreich zu bewältigen. Das Anforderungsprofil zu erstellen, gehört zu den Kernaufgaben im Recruiting, denn es ist neben der Stellenbeschreibung der wichtigste Teil Ihrer Stellenanzeige. 

Mit einem Anforderungsprofil als Grundlage geht es nun an die konkrete Formulierung Ihrer Stellenanzeige. Das klingt allerdings oft einfacher, als es tatsächlich ist. Vor allem wenn Ihr Startup noch unbekannt ist, stellt die Stellenanzeige einen der wenigen Kontaktpunkte dar, an dem Sie Kandidaten und Kandidatinnen von sich überzeugen können.

Achten Sie also darauf, alle wichtigen Informationen zu erwähnen und gleichzeitig Aufmerksamkeit zu erregen. Bringen Sie direkt auf den Punkt, was es bedeutet, bei Ihnen zu arbeiten und stellen Sie Ihre Benefits klar heraus. Achten Sie aber auch vor allem darauf, nicht zu viele Informationen oder überhöhte Erwartungen darzustellen, um potenzielle Bewerber:innen nicht zu überfordern oder abzuschrecken.Das sind die wesentlichen Inhalte einer Stellenanzeige:

Neben dem Inhalt ist aber auch die optische Gestaltung Ihrer Stellenanzeige sehr wichtig. Sie sollten hierbei mit verschiedenen Medien arbeiten und zum Beispiel authentische Fotos oder Videos von Ihnen und Ihrem Team oder Ihrem Arbeitsplatz ergänzen.

Für die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeigen stehen Ihnen eine Vielzahl an verschiedenen Kanälen und Medien zur Verfügung. Zur Auswahl stehen diverse Jobbörsen, Social-Media-Kanäle, Annoncen in Zeitungen und Rundfunk, Hochschulnetzwerke, Personalvermittler, Kontaktmessen, oder auch Headhunter – die Bandbreite ist riesig.Was Sie auf jeden Fall über alle Kanäle hinweg beachten solltest, ist ein gutes Employer Branding. Eine starke Arbeitgebermarke schafft Bekanntheit und zieht neue Talente für Ihr Unternehmen an. Indem Sie sich als authentischer und attraktiver Arbeitgeber positionieren, verbessern Sie das Image Ihres Startups und können dessen Einzigartigkeit und Besonderheit herausstellen sowie sich klar von der Konkurrenz abgrenzen.Startups empfehlen wir, sich zunächst auf die folgenden Kanäle zu konzentrieren:

Die Auswahl der Kanäle hängt dabei insgesamt stark von der Zielgruppe ab und bei jedem Kanal sollten Sie vorher abwägen, wie groß die Chancen sind, passende Mitarbeitende zu finden. Sehen Sie sich am besten die Übersicht an und finden heraus, wie Sie weitere Recruiting-Kanäle für sich identifizieren können.

Sobald SIe Bewerbungen erhalten, müssen Sie diese überprüfen, sortieren und vor allem einen guten Überblick behalten. Bei diesem Schritt kann Ihnen ein Bewerbermanagementsystem helfen.Mithilfe eines BMS können Sie Bewerbungen zentral organisieren, Kosten sparen, Bewerbungen besser miteinander vergleichen und vor allem Abläufe schneller und effizienter gestalten. Damit können Sie sich einen großen Vorteil gegenüber großen Konzernen verschaffen. Durch lange Abstimmungsprozesse benötigen diese häufig mehrere Wochen bis zur ersten Rückmeldung, was sich negativ auf die Candidate Experience auswirkt.Im nächsten Schritt geht es darum, herauszufinden, wer wirklich zu Ihnen passt. Auch hier gibt es sehr viele Möglichkeiten, Kandidaten besser kennenzulernen:

Sie können Ihren Prozess völlig individuell und auch mehrstufig gestalten. Je stärker Sie die Bewerber prüfen möchten, desto mehr Zeit, Kosten und Kapazitäten benötigen Sie natürlich auch. Bei Workwise werden Kandidaten zum Beispiel nach einem persönlichen Bewerbungsgespräch zusätzlich zu einem Probetag eingeladen, an dem verschiedene kleine Aufgaben erledigt werden müssen. Dieser Probetag ist sehr sinnvoll, da beide Seiten schauen können, ob eine Zusammenarbeit wirklich passen würde.

Jetzt fehlt nur noch die Entscheidung. Doch nicht nur Sie müssen eine Entscheidung treffen, sondern auch Ihr Gegenüber muss von Ihnen als Arbeitgeber:in überzeugt werden. Das schaffen Sie vor allem auch durch einen reibungslosen Bewerbungsprozess und eine optimale Candidate Experience als Bestandteile Ihrer Employer-Branding-Maßnahmen.Mithilfe der im Recruiting-Prozess gesammelten Informationen über die Kandidaten können Sie eine fundierte Entscheidung treffen. Vergleichen Sie all Ihre Informationen mit den Kriterien Ihres Anforderungsprofil und finde die beste Übereinstimmung. Haben Sie Ihr Gegenüber überzeugt und stimmen Fähigkeiten, Motivation sowie Cultural Fit mit Ihren Vorstellungen überein, steht der Einstellung Ihrer ersten Mitarbeitenden nichts mehr im Weg. 

Sie möchten dennoch Unterstützung beim Recruiting? Lassen Sie Workwise die passenden Mitarbeitenden für Sie finden. Mit ihrem Recruiting-Service übernehmen die Experten von Workwise die Vermarktung Ihrer Jobangebote und unterstützen Sie im gesamten Prozess bis hin zur Einstellung der passenden Kandidaten, sodass Sie sich auf die Aufgaben fokussieren können, bei denen Sie besonders gebraucht werden. Workwise hilft Ihnen dabei, Ihre Herausforderungen im Recruiting zu bewältigen.