Le 16 mars 2021 par Qonto

Dématérialisation des factures et gestion comptable et financière

Le processus de dématérialisation des factures est un facteur important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises.

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S’il y a un domaine où la dématérialisation démontre toute son efficacité, c’est bien celui des factures. Facture et comptabilité sont fortement liés et le processus de dématérialisation des factures reste un facteur important de la stratégie de réduction des coûts des entreprises. Le passage aux factures dématérialisées est un projet d’ensemble contraignant l’entreprise à s’intéresser aux technologies existantes et aux questions de sécurité. Si le passage de la facture sous format papier au format électronique est bien réussi, la facture dématérialisée permet le gain d’espace, de temps et d’argent.

Les avantages d’un tel dispositif sont nombreux, et le passage à la facturation électronique doit respecter plusieurs obligations pratiques et légales au niveau du mode de facturation (structurée ou non structurée), de la certification de la procédure (signature électronique) ou de la conservation des documents (archivage électronique).

Comment dématérialiser ses factures sous format papier ?

La dématérialisation comptable fait partie des enjeux du processus de digitalisation des entreprises. Elle est de plus en plus exigée par les institutions, surtout publiques. Elle engage les entreprises à pouvoir fournir les mêmes garanties que l’archivage sous format papier. Pour dématérialiser ses factures en toute quiétude, vous devez tenir compte de ses informations indispensables pour les sociétés.

Quels sont les conditions et outils pour numériser ses factures ?

Il est important de tenir compte des éléments suivants !

Critères juridiques

Étant donné que la facture électronique doit donner les mêmes garanties que la facture sous format papier, il est indispensable de respecter un ensemble de critères afin de préserver sa valeur probante. Pour cela, en procédant à la dématérialisation des factures et de la gestion comptable et financière, vous devez attester de :

  • La validité (la facture stockée doit être une version originale) ;
  • L’intégrité ;
  • L’horodatage qui doit être certifié (conformément à la norme RFC 3161) ;
  • L’identité des signataires ;
  • La lisibilité du document (grâce à un format lisible, PDF/A-3).

Ces conditions obligent donc les entreprises à se procurer les outils informatiques capables au moins de lire ces factures fournisseurs puisqu’elles ne pourront plus les décliner d’ici 2020. Elles les encouragent à se doter également des solutions qui vont les aider à dématérialiser leurs documents comptables et leurs propres factures. Ensuite, il y a un ensemble de lois qui encadrent l’écriture d’une facture.

La liste des critères à respecter est longue pour sortir un document légal. Il est donc fortement recommandé de ne pas les effectuer manuellement à partir d’un outil de traitement de texte. Vous perdrez ainsi un temps considérable et vous éditerez alors des factures remplies d’erreurs (leur retirant ainsi toute valeur juridique). Ceci vous amènera à fausser votre gestion comptable. Il faut plutôt faire usage d’un outil de gestion électronique des documents, qu’il soit incorporé à un ERP, un CRM ou un outil de gestion de la comptabilité. Ainsi, vous avez l’assurance de gagner en temps et de toujours être à jour avec les dernières normes.

Outils d’archivage

Selon les règles comptables, toute entreprise a le devoir de garder ses factures durant au moins 10 ans. Avant l’entrée en vigueur de l’arrêté du 30 mars 2017, les entreprises avaient juste l’obligation de conserver et d’archiver les factures dans leur format d’origine. Aujourd’hui, toutes les factures, même celles imprimées en format papier, peuvent être stockées de manière dématérialisée à condition que le format numérique soit similaire à l’original sans oublier qu’il faut toujours garder les justificatifs papiers. Ce dispositif permet surtout d’être plus efficace dans sa gestion électronique des documents et de réaliser des économies dans les procédés de stockage.

Si les entreprises procèdent habituellement à l’utilisation des outils GED pour gérer un document comptable dématérialisé, elles ne pourront plus en faire usage pour leur facturation électronique. En effet, la solution GED a pour principal but de permettre l’édition, l’amélioration et le partage des documents. Elle reste très efficace pour le travail collaboratif, mais n’est pas créée pour présenter des formats et un espace favorables à l’édition et au stockage de documents officiels.

De même, il n’est pas convenable de conserver vos factures directement sur l’ordinateur, car celui-ci n’est pas destiné à un archivage sécurisé. Un ordinateur professionnel classique est efficace pour garder des documents en cours ou sans valeur administrative, mais il ne détient pas le degré de sécurité suffisant pour archiver un document comptable dématérialisé. En l’utilisant pour effectuer une sauvegarde de vos factures sous format papier en faisant le scannage, il n’est pas convenable d’y archiver vos factures dématérialisées. Il faut dans ce cas opter pour un logiciel SAE, un système d’archivage électronique capable d’attester d’un haut niveau de sécurité et de la valeur probante de vos documents.

La plupart du temps, cette solution inclut également un outil de signature électronique, un système de lecture automatique et un système de classement. Le logiciel d’automatisation des processus vous permet alors d’emmagasiner vos documents dans un coffre-fort numérique hautement sécurisé et vous confère ainsi le contrôle sur l’accès de vos données sensibles.

Quels sont les avantages de la dématérialisation comptable pour la comptabilité et la gestion de son entreprise ?

La dématérialisation comptable compte de nombreux avantages pour votre entreprise.

Les bénéfices opérationnels de la dématérialisation comptable

La dématérialisation comptable a fortement amélioré la façon dont les entreprises s’occupent de leurs informations. On assiste à la réduction drastique des délais de traitement et des coûts liés au temps effectué par les collaborateurs sur ces documents de même qu’à l’amoindrissement des délais de transmission. Ayant une durée moyenne de 14 jours et d’un coût d’environ 15 euros par facture, les anciens modes de traitement sous format papier sont petit à petit modifiés. Ce qui constitue une solution écologique et également économique, car elle permet aux entreprises de diminuer par 5 le temps passé sur chaque facture.

Les erreurs de saisie sont évitées avec la gestion automatisée et numérique de vos documents comptables. Les employés peuvent alors se concentrer sur des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation comptable apporte aussi une multitude d’autres bénéfices pour le traitement de l’information :

  • La fin des factures, reçus et justificatifs papiers ;
  • L’amélioration de l’envoi et des échanges de pièces comptables par email ;
  • La traçabilité exacte des informations et un perfectionnement de la qualité des reportings : la reconnaissance et la lecture automatique des informations permettent d’économiser sur leur saisie et rendent aisée leur imputation dans les systèmes d’information de l’entreprise. La pièce comptable s’ajoute automatiquement à la ligne d’écriture correspondante grâce aux fonctions OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) et LAD (Lecture Automatique de Documents) qui offrent une préimputation.
  • La dématérialisation comptable des factures fournisseurs et clients a également un but écologique, car elle fait la promotion de la solution « zéro papier ».

Les bénéfices de la dématérialisation comptable en termes de ressources humaines

Les modifications évoquées préalablement auront pour conséquence une redéfinition complète du quotidien du métier de comptable. En effet, cette fonction est régie autour des tâches minutieuses et opérationnelles comme le fait d’intégrer manuellement toutes les pièces dans un logiciel de gestion de documents comptables. De manière concrète, cela signifie qu’il effectue souvent la tâche essentielle, mais épuisante d’imprimer les relevés, de marquer chaque ligne, puis de numéroter les factures correspondantes.

Les comptables sont également responsables des factures et ils sont donc parfois obligés de partir à la chasse aux factures manquantes. En somme, les comptables effectuent des tâches chronophages. Grâce à la dématérialisation comptable, cette conception du travail de comptable change peu à peu. Le comptable pourra ainsi se consacrer aisément à d’autres missions de conseil et de définition de politiques stratégiques et financières.

Ces types de missions étant plus valorisantes et à plus forte valeur ajoutée, les comptables pourront ainsi différemment mettre à profit leur fine connaissance sur les dépenses, les budgets, le comportement des fournisseurs et des clients dans le fonctionnement concret de l’entreprise. La dématérialisation comptable favorise donc un grand nombre d’avancées pour le fonctionnement de votre entreprise.

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