So führen Sie einen erfolgreichen Discovery Call

Sie haben viel Zeit in die Kundenakquise investiert und die ersten positiven Rückmeldungen erhalten? Hervorragend! Nun stehen Sie vor der Herausforderung, die potenziellen Kund:innen von Ihrem Angebot zu überzeugen.

Nach der anfänglichen Kontaktaufnahme folgt der Discovery Call als erstes persönliches Kennenlerngespräch. Ziel ist es, die Bedürfnisse und Probleme Ihres Gegenübers besser zu verstehen, um anschließend passgenaue Lösungen anbieten zu können. Ein Discovery Call gehört noch nicht zu den klassischen Verkaufsgesprächen. Er dient dazu, Vertrauen herzustellen und Informationen einzuholen.

Worauf es bei der Vorbereitung und Durchführung des Meetings ankommt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Sobald Sie eine positive Rückmeldung auf Ihre E-Mail erhalten haben, vereinbaren Sie proaktiv und zeitnah einen Termin für einen Video-Call. Das ist persönlicher als ein Telefonat und macht es einfacher, eine Beziehung zum potenziellen Kunden oder zur Kundin aufzubauen. 

Dabei können Sie grobe Rahmenbedingungen und Timeslots vorschlagen. Richten Sie sich aber in erster Linie nach den Verfügbarkeiten des Interessenten bzw. der Interessentin. Für die Länge eines Discovery Calls gibt es keine festen Vorgaben, empfehlenswert sind mindestens 20 bis 30 Minuten, um sicherzustellen, dass Sie genug Zeit haben, um alle relevanten Informationen zu sammeln.

Bringen Sie im Vorhinein möglichst viel über das Unternehmen in Erfahrung. Recherchieren Sie die Entscheidungsträger:innen in den verschiedenen Geschäftsbereichen und machen Sie sich mit der Historie des Unternehmens vertraut. Informieren Sie sich auch über die jeweilige Branche und neue Marktentwicklungen, um sich ein Bild über den Tätigkeitsbereich und die Herausforderungen des Unternehmens zu machen.

Basierend auf Ihrer Recherche skizzieren Sie die Fragen, die Sie Ihrer Kontaktperson während des Discovery Calls stellen möchten. Vermeiden Sie dabei am besten solche, die Ihr Gegenüber mit Ja oder Nein beantworten kann und wählen Sie offene Formulierungen, die mit “Warum”, “Was” oder “Wie” beginnen. Je besser Sie vorbereitet sind, desto detaillierter lernen Sie die Bedürfnisse und Pain Points Ihres potenziellen Kunden bzw. Ihrer potenziellen Kundin kennen.

Hier finden Sie eine Checkliste von Fragen, die für Ihren Discovery Call relevant sind. Dazu gehören:

• Welche Ziele verfolgt Ihr Unternehmen im Moment?
• Können Sie die größten Herausforderungen nennen, die Sie davon abhalten, die gewünschten Ergebnisse für X zu erzielen?
• Wie wirkt sich das auf Ihre KPIs aus?
• Was wäre Ihrer Meinung nach eine Lösung für dieses Problem?
• Bis wann möchten Sie die Ziele erreichen?
• Welches Budget haben Sie dafür vorgesehen?

Sobald Sie die Herausforderungen und Ziele Ihrer Kontaktperson besser kennen, bekommen Sie bereits ein Gefühl dafür, wie Ihr Angebot bei der Erreichung der Pläne unterstützen kann. Um zu erfahren, wie interne Entscheidungs- und Arbeitsprozesse ablaufen und welche Erwartungen an Ihr Angebot geknüpft sind, bieten sich zusätzlich die folgenden Fragen an:

• Wie sehen Ihre derzeitigen Arbeitsprozesse aus?
• Welcher Aspekt Ihres Arbeitsablaufs sollte verbessert werden und warum?

• Haben Sie in der Vergangenheit bereits versucht, Ablauf X zu verbessern? Wenn ja, könnten Sie über Ihre früheren Versuche berichten und welche Erfahrungen Sie gemacht haben?

Bevor Sie mit Ihrer ersten Frage beginnen, bedanken Sie sich für das entgegengebrachte Interesse und stellen Sie sich kurz, um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Fragen Sie Ihr Gegenüber auch um sein Einverständnis, den Call aufzuzeichnen. So können Sie sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren und es im Anschluss detailliert aufbereiten.

Als nächstes starten Sie mit dem Einholen von Informationen. Trotz der zahlreichen zu beantwortenden Fragen schafft es ein gelungener Discovery Call, nicht einem Verhör zu gleichen, sondern einen natürlichen Dialog zu initiieren, der beiden Gesprächspartnern gleich viel Raum gibt. Hören Sie aktiv zu oder fragen Sie nach, sofern Ihr potenzieller Kunde bzw. Ihre potenzielle Kundin einen Aspekt anspricht, über den Sie mehr erfahren möchten. Geben Sie Ihrem Gegenüber darüber hinaus auch die Möglichkeit, Ihnen Fragen zu Ihrem Angebot zu stellen.

Am Ende des Gesprächs sollten Sie einen guten Überblick über den Umfang des Projekts, die Timeline, das Budget und die konkreten Bedürfnisse, Ziele und Herausforderungen des potenziellen Kunden bzw. der Kundin erhalten haben. Jetzt ist es besonders entscheidend, die nächsten Schritte zu vereinbaren. 

Sofern es für beide Seiten passt, können Sie vorschlagen, in den nächsten Tagen ein Angebot zu unterbreiten. Bei komplexeren Projekten, in denen mehrere Teams involviert sind, bedarf es eventuell eines weiteren Discovery Calls mit allen Stakeholdern.

Im Anschluss an den Discovery Call fassen Sie die wichtigsten Punkte des Gesprächs in einer Follow-up-E-Mail zusammen, die Sie Ihrem potenziellen Kunden bzw. Ihrer potenziellen Kundin noch am selben Tag zusenden. Darin führen Sie den Umfang des Projekts, die Dauer und konkrete To-Dos auf. 

So stellen Sie sicher, dass beide Seiten auf dem gleichen Stand sind und erleichtern es Ihrer Kontaktperson, die Informationen auch intern an Kolleg:innen weiterzuleiten, die an dem Projekt beteiligt sind.

Um die Qualität Ihrer Gespräche zu verbessern und noch effizienter zu gestalten, ist es empfehlenswert, die gesammelten Informationen aus mehreren Discovery Calls aufzubereiten und zu analysieren. Haben Sie die richtigen Fragen gestellt, um alle relevanten Details zu erfahren und ein attraktives Angebot zu unterbreiten? Aus wie vielen Gesprächen hat sich ein Vertragsabschluss ergeben? Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, Ihre Strategie kontinuierlich zu verbessern und neue Kund:innen zu gewinnen.

Um Ihre Analyse zu vereinfachen, ist es empfehlenswert, eine CRM-Software zu nutzen. CRM steht für "Customer Relationship Management" oder Kundenbeziehungsmanagement. Das Tool ist besonders hilfreich für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse gezielt auf ihre Kund:innen auszurichten und sämtliche Kontaktdaten sowie andere relevante Informationen zur Kundenbeziehung an einem zentralen Ort zu speichern. Selbstständige, die einen kleinen Kundenstamm haben, können ebenfalls von CRM-Softwarelösungen profitieren, die speziell auf KMU und Einzelunternehmer:innen ausgerichtet sind.

Auf diese Weise verwalten auch Sie alle relevanten Informationen, einschließlich der Notizen aus Ihrem Discovery-Call übersichtlich an einem Ort, um Ihre Analyse einfacher zu planen und durchzuführen.