Le 07 février 2020 par Qonto

Note de frais kilométrique

Les frais kilométriques se rapportent à l’utilisation d’une voiture personnelle pour des déplacements professionnels. Ils donnent bien évidemment lieu à un remboursement, et c’est là qu’interviennent les notes de frais kilométriques.

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La gestion des frais dans une entreprise est une affaire de haute importance. Pour l’employé, mais aussi pour l’employeur, ce volet revêt une importance indéniable. Il arrive en effet que divers frais soient engagés par les employés, dans l’exercice de leurs fonctions. Le législateur a donc mis en place un dispositif légal pour connaître de ces cas.

On distingue notamment les frais kilométriques, qui se rapportent à l’utilisation d’une voiture personnelle pour des déplacements professionnels. Ils donnent bien évidemment lieu à un remboursement, et c’est là qu’interviennent les notes de frais kilométriques. Revisitons les différents concepts ainsi que les liens qu’ils entretiennent afin de permettre une meilleure compréhension et gestion en entreprise.

Les notes de frais

Il s’agit de documents devant être fournis par les employés, prouvant leurs dépenses dans le cadre de déplacements professionnels. Ces dépenses donnent lieu à un remboursement des frais de la part des employeurs, dans le cadre légal défini. Les notes de frais ne sont pas facultatives et constituent des indispensables pour avoir accès au remboursement. Il est à noter que les notes de frais concernent généralement différents types de dépenses :

  • Les frais de déplacement ;
  • Les frais de logement ;
  • Les frais de restauration ;
  • Les frais liés à l’utilisation d’internet, téléphone, etc.

Pour obtenir remboursement, des justificatifs de frais doivent être joints aux notes de frais. Il est donc important pour l’employé de conserver soigneusement ces documents qui doivent être obligatoirement ajoutés aux notes de frais. Des informations essentielles doivent figurer sur les notes de frais à savoir la date, le lieu, le montant, etc. Il existe différentes options facilitant la réalisation de notes de frais. Il peut s’agir de simples formulaires standardisés à remplir. Des logiciels sont également mis à contribution.

Qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?

Compte tenu de l’activité professionnelle pouvant nécessiter des déplacements fréquents, il arrive qu’un employé soit amené à utiliser son véhicule personnel dans l’exercice de ses fonctions. Il y a des frais qui sont évidemment engagés lors de l’utilisation d’une voiture. On peut distinguer les frais liés au carburant, à l’entretien, à l’usure du véhicule, au renouvellement des pneus, à l’assurance, etc.

L’ensemble de ces frais constituent les frais kilométriques. Les frais engagés sont remboursés par l’employeur, dans un cadre défini par l’administration fiscale ; on parle alors d’indemnités kilométriques. Des mises à jour régulières sont effectuées dans le cadre de ces dispositions.

Note de frais kilométrique

Les notes de frais kilométrique sont nécessaires pour créer la déclaration des dépenses liées à l’utilisation de son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Les mentions obligatoires sur les notes de frais kilométrique sont celles qui figurent sur les notes de frais en général. Peuvent s’y ajouter des mentions spécifiques comme le nombre de kilomètres parcourus, le type de véhicule avec la précision des chevaux fiscaux, etc.

Des modèles de notes de frais kilométrique sont téléchargeables pour une simplification des procédures. Il faut toutefois souligner que les frais kilométriques ne concernent pas seulement les voitures. On peut distinguer d’autres moyens de déplacement comme la moto et le vélo qui sont pris en compte, avec une limite de 50 cm3.

La nécessité de fournir les justificatifs de frais

Ces documents qu’on peut facilement égarer, mais qui doivent obligatoirement accompagner les notes de frais sont les justificatifs de frais. Tous les frais à rembourser doivent pouvoir être justifiés par les factures payées, les reçus, et tout justificatif de la dépense effectuée. Il est à préciser qu’ils sont obligatoires au remboursement. Le remboursement forfaitaire peut décharger l’employé de cette obligation et constitue une alternative pour laquelle il peut opter. D’autres options comme des cartes prépayées pour le paiement de carburant par exemple sont également envisageables.

Le remboursement de l’indemnité kilométrique

Un employé qui se soumet à l’obligation de fournir les notes de frais et les justificatifs correspondants espère rentrer dans ses droits. Il attend en effet percevoir son indemnité. Tout employé peut prétendre au remboursement kilométrique dans une marge de 40 km pour son trajet domicile travail, soit 80 km pour l’aller-retour. On distingue aussi les grands déplacements à plus de 50 km et plus d’une heure trente en transports communs, leur traitement est différent.

On note deux options possibles de remboursement de l’indemnité kilométrique : le remboursement des frais réels ou le remboursement forfaitaire. La première option consiste à rembourser l’employé à hauteur de la somme dépensée. Ce dernier devra produire les notes de frais à cet effet et les justificatifs de ces frais. Une déduction sera faite sur son revenu.

La deuxième option, soit le remboursement des frais au forfait, consiste dans le paiement d’une somme définie à l’avance. Cette option se révèle être plus facile pour l’employeur, qui pourra se passer du traitement pénible des notes de frais et justificatifs de frais. L’Urssaf est en charge de la fixation du barème.

Le montant du remboursement

Dans le cas du calcul des frais, on distingue deux facteurs qui rentrent en jeu : la distance parcourue donnée par un relevé kilométrique et la puissance fiscale de la voiture. Cette dernière est estimée en chevaux fiscaux ou CV et est inscrite sur le code P6 de la carte grise de la voiture. Le calcul se fait à travers un barème déterminé d’avance. Après dépôt des justificatifs, le traitement des dossiers nécessitant du temps, l’employé peut être remboursé en moyenne dans un délai d’un mois. Le délai de prescription en la matière est de cinq ans. Passé ce délai donc, aucun employé ne peut s’en prévaloir.

Pour simplifier le remboursement des dépenses avancées par vos équipes, il est possible de s'équiper de cartes professionnelles. Grâce à ces cartes vos employés effectueront les dépenses pros, téléchargeront les justificatifs de paiement dans l'application et gagneront du temps sur le travail administratif.

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