PayPal für Vereine: Wie verwende ich den Zahlungsdienst richtig?

PayPal wird immer häufiger von Vereinen und gemeinnützigen Organisationen als Zahlungsmethode genutzt. Für viele Vereine bietet PayPal die Möglichkeit, Spenden und Mitgliedsbeiträge digital zu empfangen. Die Integration von Spendenbuttons oder QR-Codes ist unkompliziert und es fallen keine monatlichen Grundgebühren an. Gleichzeitig erfordert die Nutzung klare Prozesse bei der Buchhaltung und dem Gebührenmanagement.

Im Folgenden erfahren Sie, wie PayPal für Vereine funktioniert und worauf Sie bei der Einrichtung achten sollten.

Vereine können PayPal für ihre Zahlungsabwicklung nutzen, indem sie ein Geschäftskonto eröffnen. Diese Kontoart ist für Organisationen wie eingetragene Vereine oder gemeinnützige Initiativen vorgesehen und kann beim Einrichten entsprechend gekennzeichnet werden. Ein Privatkonto ist für Vereinszwecke nicht geeignet, da es auf eine Einzelperson läuft und rechtliche sowie steuerliche Risiken birgt.

In der Buchhaltung wird das PayPal Vereinskonto wie ein zusätzliches Bankkonto behandelt. Es eignet sich besonders für Mitgliedsbeiträge, Spenden und Teilnahmegebühren, wenn viele Zahlungen digital eingehen.

Ein PayPal Vereinskonto eröffnen Sie in wenigen Schritten. So gelingt die Einrichtung für Ihren Verein oder Ihre gemeinnützige Organisation:

1. PayPal Business-Konto auswählen: Wählen Sie auf der PayPal-Website die Option „Geschäftskonto eröffnen“ und geben Sie an, dass es sich um einen Verein oder eine gemeinnützige Organisation handelt.

1. Vereinsdaten erfassen: Tragen Sie den Namen des Vereins, die Anschrift, die Vereins-E-Mail-Adresse sowie die Rechtsform (zum Beispiel eingetragener Verein) ein. Bei Bedarf geben Sie auch den Vereinsregistereintrag und die VR-Nummer an.

1. Vertretungsberechtigte Personen angeben: Hinterlegen Sie die Daten der Vorstandsmitglieder oder anderer vertretungsberechtigter Personen, einschließlich Name, Adresse, Geburtsdatum und Ausweisdaten.

1. Vereinskonto verknüpfen: Fügen Sie die IBAN des Vereinsbankkontos hinzu und bestätigen Sie die Verknüpfung durch eine Testbuchung oder einen Einzug.

1. Gemeinnützigkeit nachweisen (optional, aber empfohlen): Laden Sie den Freistellungsbescheid, die Satzung oder einen Nachweis der Gemeinnützigkeit hoch, um als gemeinnützige Organisation anerkannt zu werden und reduzierte Gebühren für Spenden über PayPal zu erhalten.

1. Zugriffsrechte verwalten: Legen Sie fest, wer das PayPal Vereinskonto verwalten darf und passen Sie die Zugriffsrechte bei Vorstandswechseln an.

Mit diesen Schritten ist das PayPal Konto für Ihren Verein einsatzbereit und kann für Mitgliedsbeiträge oder Spenden genutzt werden.

Für Vereine ist die Kontoführung bei PayPal grundsätzlich kostenlos. Kosten entstehen nur, wenn Zahlungen eingehen, beispielsweise bei Spenden, Mitgliedsbeiträgen oder Teilnahmegebühren.

Die Höhe der Gebühren hängt davon ab, ob der Verein als gemeinnützige Organisation bei PayPal verifiziert ist. Ohne Charity-Status gilt der Standardtarif, mit bestätigter Gemeinnützigkeit profitieren Vereine von reduzierten Konditionen.

Um die ermäßigten Gebühren zu erhalten, muss der Verein zunächst als gemeinnützige Organisation bei PayPal bestätigt werden. Dazu ist zunächst ein PayPal Business-Konto erforderlich, das bei der Einrichtung als „gemeinnützige Organisation“ gekennzeichnet wird. Anschließend müssen Nachweise wie Freistellungsbescheid, Satzung und Vereinsregisterauszug hochgeladen werden.

Nach erfolgreicher Prüfung durch PayPal erhält der Verein eine Bestätigung und der Charity-Tarif wird aktiviert. Die ermäßigten Gebühren gelten erst ab diesem Zeitpunkt und nicht rückwirkend.

Für Vereine ohne Charity-Status liegt die PayPal Gebühr für Spenden in Deutschland typischerweise bei rund 2,49 % zzgl. 0,35 € pro Zahlung.

Bestätigte gemeinnützige Organisationen können hingegen einen reduzierten Spendentarif von etwa 1,5 % plus 0,35 € pro Transaktion nutzen.

Die genaue Höhe kann je nach Produkt und Zeitpunkt variieren. Für Spender:innen selbst fallen beim Abschluss einer Spende über PayPal keine zusätzlichen Gebühren an.

Mit PayPal können Sie auf mehreren Wegen Spenden sammeln:

• über einen Spenden-Button auf Ihrer Website
• per Spendenlink
• mithilfe eines QR-Codes auf Flyern oder Plakaten
• über individuell erstellte Spendenaktionen in der PayPal App

Der Spenden-Button wird direkt im PayPal Vereinskonto generiert und lässt sich unkompliziert auf Ihrer Vereinswebsite einbinden. Spendenlinks und QR-Codes eignen sich besonders für den Einsatz in Newslettern und in den sozialen Medien.

Auch bei Veranstaltungen ermöglichen QR-Codes Interessierten einen schnellen Zugang zur Online-Spende. Für gezielte Kampagnen können Sie in der PayPal App eigene Spendenaktionen anlegen, einen Zweck definieren und die Aktion digital verbreiten. Auch regelmäßige Spenden sind über PayPal möglich, wobei die Auswahl der Spendenintervalle eingeschränkt ist.

Digitale Zahlungsdienste wie PayPal ermöglichen Vereinen eine unkomplizierte Annahme von Spenden und Mitgliedsbeiträgen, stellen aber auch besondere Anforderungen an die Verwaltung.

Während die schnelle Kontoeröffnung, die hohe Akzeptanz und flexible Spendenfunktionen klare Vorteile sind, verlangen Gebührenstruktur und Buchhaltung besondere Sorgfalt.

Da es vom Finanzamt wie ein reguläres Bankkonto behandelt wird, unterliegt ein PayPal Vereinskonto denselben buchhalterischen und steuerlichen Anforderungen wie das klassische Vereinsgirokonto.

Wenn Sie ein PayPal Vereinskonto eröffnen, achten Sie daher am besten von Beginn an auf eine vollständige und transparente Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben in Ihrer Vereinsbuchhaltung. Jeder Zahlungsvorgang muss mit Beleg dokumentiert werden. Das gilt für Spenden, Mitgliedsbeiträge und sonstige Einnahmen. Außerdem muss der Verwendungszweck und die Ertragsart angegeben werden.

PayPal stellt für diesen Zweck verschiedene Online-Berichte und Kontoauszüge bereit, die alle Spendeneingänge, Zahlungsdaten und Spender:innen-Informationen in Echtzeit abbilden. Diese Unterlagen sollten lückenlos archiviert und mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden, um den GoBD- und steuerrechtlichen Vorgaben zu entsprechen.

Mit der EU-Richtlinie DAC7 wurden zusätzliche Meldepflichten für bestimmte Plattformumsätze eingeführt. Je nach Geschäftsmodell und Höhe der Umsätze kann es dazu kommen, dass PayPal bestimmte Daten automatisch an das Bundeszentralamt für Steuern meldet.

Darüber hinaus kann das Finanzamt im Rahmen von Gemeinnützigkeits- und Betriebsprüfungen gezielt PayPal Konten abfragen und vollständige Auszüge verlangen.

Damit Ihr Verein die Anforderungen an Transparenz und Buchhaltung zuverlässig erfüllt, haben sich folgende Maßnahmen in der Praxis bewährt:

• Verwenden Sie eine eigene Vereins-E-Mail-Adresse und richten Sie ein PayPal Business-Konto ausschließlich für den Verein ein. Vermeiden Sie Mischkonten oder Privatkonten.

• Übertragen Sie das Guthaben regelmäßig vom PayPal Konto auf das Vereinsgirokonto und nutzen Sie PayPal eher als durchlaufende Kasse, nicht als Sparkonto.

• Legen Sie klare interne Regeln fest, wer Zugriff auf das PayPal Vereinskonto hat, und kontrollieren Sie die Transaktionen regelmäßig durch den Kassenwart oder Vorstand.