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Buchhaltung. Die wichtigsten Fragen, um es richtig zu machen.

December 13, 2021 by Qonto Deutschland

Je nach Anzahl der Angestellten, der Art Ihrer Aktivität und der Unternehmensgröße bieten sich Ihrem Unternehmen verschiedene Möglichkeiten an, die Buchhaltung zu gestalten. Folgende Fragen bieten Ihnen Orientierung, um Ihre Optionen abzuwägen.

Buchhaltung – auslagern oder intern erledigen?

Zwischen diesen beiden Möglichkeiten können Sie wählen:

  • Die Buchhaltung intern verwalten. In diesem Fall stellt Ihr Unternehmen eine/n oder mehrere/n Buchhalter/innen ein, je nach Unternehmensart und -größe. Auf die Frage, ob diese Option besser ist, gibt es keine Standardantwort.
  • Die Buchhaltung auslagern. Die meisten Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden entscheiden sich für ein Outsourcen der Buchhaltung. Hierbei gibt es verschiedene Optionen: Werden nur Teilaufgaben oder wird die gesamte Buchhaltung von externen Dienstleistern übernommen?

Natürlich bieten beide Möglichkeiten Vor- und Nachteile. Hier eine Übersicht über die wichtigsten davon:

Die Buchhaltung intern erledigen

Vorteile: Die Geschäftsführung behält die Kontrolle über sämtliche Aufgabenbereiche und alle Daten bleiben innerhalb des Unternehmens. Für spezielle Aufgaben können natürlich Fachleute wie z. B. eine Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfer beauftragt werden. Es fallen keine oder nur wenige Kosten für das Outsourcen an.

Nachteile: Die Buchführung erfordert Zeit und Kompetenz. Sollte die damit beauftragte Person kündigen oder länger ausfallen, kann das schwere Folgen für das Unternehmen haben. Eine fortlaufende Weiterbildung ist nötig, was auf Dauer die Kosten in die Höhe treiben kann.

Die Buchhaltung auslagern

Vorteile: Das Outsourcen bietet den unbestreitbaren Vorteil sicherzustellen, dass bei der Buchführung Ihres Unternehmens alle Gesetze und Steuerpflichten eingehalten werden. Fachleute kümmern sich darum und Ihr Unternehmen wird somit entlastet.

Nachteile: Für diese Dienstleistung fallen natürlich Kosten an, die jedes Unternehmen so genau wie möglich beziffern sollte, um sie abzuschätzen. In diesem Zusammenhang lohnt es sich, die neuen digitalen Finanzlösungen in Betracht zu ziehen. Lösungen dieser Art ermöglichen Ihnen, Transaktionen direkt auf Ihrer Buchhaltungs-Plattform und zu geringeren Kosten zu integrieren (Sie brauchen keine Zeit mehr freizuräumen oder eine Person anzustellen, die sich diesen Aufgaben widmet).

Welches Buchhaltungstool passt am besten zu meiner Firma?

Ein solches Tool können Sie für die interne oder ausgelagerte Buchhaltung verwenden, bei letzterer erleichtert es den Austausch mit Ihrem Dienstleister. Ein Buchhaltungstool hilft Ihnen, bei Verwaltungsaufgaben, Sie können dadurch Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Auf dem Markt findet man diverse Buchhaltungssoftware für Firmen jeder Art. So ist für jeden etwas dabei – aber wie finden Sie die Software, die für Unternehmen am besten geeignet ist? Informieren Sie zunächst sich über mehrere Produkte, um sich einen Überblick über die Funktionen und personalisierbaren Einstellungen zu machen.  Hier eine Liste der wichtigsten Bereiche, die eine Buchhaltungssoftware übernehmen kann:

  • Die Bearbeitung (Hauptbuch, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung);
  • Anlagenbuchhaltung (Berechnung von Abschreibungsplänen) ;
  • Verwaltung der Zahlungen (Löhne, Gehälter und Abbuchungen);
  • Dateneingabe (Umsatzsteuerberechnung, Steuerablage);
  • Verwaltung von Mahnungen;
  • Bankgeschäfte (Kontoauszüge, Zahlungsaufträge);
  • Office-Integration (Abruf von Daten aus anderer Software)

💡 Innerhalb eines Jahrzehnts haben neue digitale Lösungen die Buchhaltung von Unternehmen revolutioniert. Hier ein paar Beispiele, um die Vereinfachung dieser Lösungen zu veranschaulichen:

  • Bestimmte Softwarelösungen machen die manuelle Dateneingabe überflüssig. Sie ermöglichen, diverse Aufgabenbereiche zu automatisieren. Je nach Ihrer Aktivität, kann dies ein ausschlaggebendes Kriterium sein. Wenn Sie bestimmte Vorgänge immer wieder tätigen müssen, ist es natürlich ein Vorteil, wenn Tools oder Software Ihnen diese abnehmen können. So sparen Sie bis zu mehrere Tage Zeit bei der Bearbeitung von administrativen Aufgaben.
  • Darüber hinaus gibt es Lösungen zur Finanzintegration, mit denen Sie alle Ihre Transaktionen in Echtzeit an die Kanzlei Ihrer Steuerberatung übermitteln können. Auf diese Weise können Sie Ihre Ausgaben schneller und sicherer kommunizieren und verfolgen.
  • Ein weiteres Kriterium ist die Nutzerfreundlichkeit. Manche Tools lassen sich sehr viel intuitiver bedienen als andere und werden bei Ihren Angestellten besser ankommen. Die Benutzeroberflächen können so übersichtlich und angenehm gestaltet sein, wie Ihre bevorzugten Apps.

Was sollten Sie bei der Buchhaltung von Anfang an beachten?

Erfassen Sie Daten effizient

Die buchhalterische Erfassung ist der zentrale Bestandteil der Unternehmensverwaltung. Sie ermöglicht es, alle Vorgänge im Unternehmen buchhalterisch zu erfassen. Mithilfe dieser Informationen kann z. B. die buchhalterische Bilanz oder die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.

Umso mehr kommt es also darauf an, alle dafür erforderlichen Dokumente effizient zu ordnen und aufzubewahren. In der Tat sollten alle Informationen, die die Buchhaltung benötigt, je nach Art und in der richtigen Reihenfolge geordnet werden:

  • Einkäufe/Verkäufe (Rechnungen und Quittungen);
  • Bank (Bankauszüge, Belege);
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung;
  • Mehrwertsteuer und die Steuererklärungen.

Es empfiehlt sich, für jeden dieser Bereiche einen Papier- oder digitalen Ordner anzulegen. Anschließend können Sie jeden Buchungsbeleg entsprechend einer numerischen (z. B. mit Kundennummern) oder chronologischen Ordnung ablegen. Um sicherzustellen, dass jedes Dokument seinen Platz hat, sollten Sie gleich zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit eine Methode zur Klassifizierung einführen.

Um Ihnen die tägliche Buchhaltung zu erleichtern, bieten digitale Zahlungsanbieter Lösungen für die vorbereitende Buchhaltung an.

Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, Zahlungsnachweise oder Kontoauszüge zu digitalisieren, um deren Übertragung und Nachverfolgung zu beschleunigen und zu sichern. Auch die Dateneingabe und Zahlungserinnerungen oder Mahnungen können automatisiert werden. Hilfe bieten Softwarelösungen auch beim Kontenabgleich, eine Berechnung, die Aufschluss über den Kontostand gibt. Um Ihnen bei diversen Aufgaben aus dem Bereich der Buchhaltung unter die Arme zu greifen, bietet Qonto Ihnen Lösungen, die Ihnen die Arbeit vereinfachen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Richten Sie einen Buchhaltungs-Kalender ein

Wenn Sie alle Fristen und Termine klar im Blick behalten, können Sie den Liquiditätsbedarf Ihres Unternehmens optimal planen. Im Laufe des Jahres fallen verschiedene Zahlungen an:

  • Steuern: Mehrwertsteuer, Körperschaftsteuer, Lohnsteuer;
  • Sozialversicherungsbeiträge:(Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosen-, Unfallversicherung usw.)
  • Buchhaltung: Jahresabschluss (Inventar, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).

Manche dieser Abgaben müssen mehrmals jährlich gezahlt werden. Um den Überblick zu behalten (und böse Überraschungen zu vermeiden) zahlt es sich aus, einen digitalen Kalender einzurichten. Dabei können Sie Benachrichtigungen einstellen, um Sie mehrere Wochen im Voraus an anstehende Fristen zu erinnern.

Eine geschickt organisierte Buchführung ermöglicht es, den finanziellen Status eines Unternehmens in Echtzeit zu kennen. Nur diese klare Sicht auf die Gegenwart bietet die Möglichkeit, Pläne für die Zukunft zu schmieden. 

Wie Sie wissen, beinhaltet die Erarbeitung der Unternehmensstrategie immer einen Geschäftsplan (und damit eine Vision für den zukünftigen Cashflow). 

In diesem Sinne ist es ein erster Meilenstein, wenn Sie die in diesem Artikel gestellten Fragen beantworten können. Dadurch erhalten Sie eine Ausgangsbasis und vor allem eine Richtung für die nächsten Gipfel, die Ihr Unternehmen erklimmen wird.

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