Die Referenznummer in einer Überweisung eintragen

Welchen Sinn und Zweck hat die sogenannte Referenznummer bei Überweisungen? Bringt diese Nummer auch Vorteile bei der Verbuchung von Zahlungseingängen in Ihrer eigenen Firma mit sich?

Der bargeldlose Zahlungsverkehr bietet Privat- und Geschäftsleuten viele Möglichkeiten, aber auch einige Herausforderungen. Wir erklären in diesem Blogartikel, wie die Referenznummer Ordnung in die Buchhaltung und das Online-Banking bringen kann.

Eine Referenznummer – auch Kundenreferenz oder End-to-End-Referenz genannt – ist eine Zahlenabfolge, die bei Überweisungen als zusätzliches Informationsfeld dient. Dieser Zahlencode wird von einigen Unternehmen, oftmals im E-Commerce, bei anstehenden Überweisungen von Kunden und Kundinnen eingefordert.

Die Referenznummer befindet sich in diesem Zusammenhang auf den Ausgangsrechnungen oder unmittelbar bei der Zahlungsaufforderung.

Die Kundenreferenz wird normalerweise nur im Zahlungsverkehr zwischen Gewerbetreibenden oder zwischen Unternehmen und Verbraucher:innen eingesetzt. Zwischen zwei Privatpersonen wird in der Regel lediglich ein frei zu wählender Verwendungszweck, z.B. „Rückzahlung” oder „Geschenk”, genutzt.

Die Angabe dieser zusätzlichen Informationen ist darüber hinaus auch gar nicht verpflichtend. Sie können Ihre Überweisungen auch ohne weitere Angaben verschicken. Warum Sie allerdings angeforderte Referenznummern trotzdessen stets angeben sollten, beschreiben wir im Folgenden.

Unternehmen, die täglich eine Vielzahl an Zahlungseingängen verzeichnen, sind darauf angewiesen, eine Struktur in den Zahlungsverkehr zu bringen. Wie sollten Sie auch sonst in kürzester Zeit feststellen, welche Aufträge bezahlt wurden und welche Waren daher verschickt werden können?

Daher hat sich die Angabe einer Referenznummer etabliert, die einem eindeutigen Geschäftsvorgang zugewiesen werden kann. Ein Name oder ein:e Kontoinhaber:in würde in diesem Zusammenhang nicht ausreichen, weil diese:r ja auch zu verschiedenen Aufträgen und Buchungen gehören kann.

Die modernen Buchungssystem können daher eine Referenznummer automatisch den entsprechenden Zahlungen und Konten zuteilen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit des Buchhaltungsteams, sondern gewährt den Kunden und Kundinnen auch die schnelle Bearbeitung ihres Auftrags.

Eine Kundenreferenz dient also dazu, den fristgerechten Zahlungseingang festzustellen und eine effiziente Buchhaltung zu gewährleisten. Dieser Prozess identifiziert dementsprechend auch überzogene Zahlungsziele und entlastet den Cashflow des Unternehmens.

Wenn Sie daher, trotz Aufforderung des jeweiligen Unternehmens, keine Referenznummer bei Ihrer Überweisung angeben, sorgt das mit hoher Wahrscheinlichkeit zu einer Verzögerung Ihres Auftrags. Das System erkennt dann den Zahlungseingang nicht und der Kundenservice muss diese in einem separaten Arbeitsgang herausfiltern.

Um Ihnen und dem Unternehmen diese Mühe zu sparen, empfehlen wir Ihnen, eine angeforderte Kundenreferenz stets mit aufzuführen und auf die richtige Schreibweise zu achten.

Wichtig für angehende Gründer:innen: Wenn Sie ein Geschäftsmodell planen, bei dem viele Kundentransaktionen erforderlich sind, ist es ratsam, sich mit der Vergabe von Zahlungsreferenzen und entsprechenden Buchungssystemen auseinanderzusetzen. Anfangs können Sie die Zahlungen womöglich noch händisch zuordnen, aber bei dutzenden Transaktionen am Tag, verlieren Sie wahrscheinlich den Überblick und verlieren sich im operativen Geschäft. Es eignen sich beispielsweise Kombinationen aus Rechnungs- und Kundennummern, die Ihre System automatisch erstellen können.

Wie bereits beschrieben, dient die Kundenreferenz der Zuordnung zu einem speziellen Geschäfts- bzw. Zahlungsvorgang. Wenn Sie zur Angabe dieser Referenz aufgefordert werden und diese im entsprechenden Feld notieren, ist die Angabe eines zusätzlichen Verwendungszweckes überflüssig. Wenn Sie beide Angaben machen, wird dem Zahlungsempfänger oder der Zahlungsempfängerin in der Regel ohnehin nur die Zahlungsreferenz mitgeteilt.

Die Referenznummer darf maximal 35 Stellen betragen und besteht ausschließlich aus Zahlen. Der Verwendungszweck kann auch Buchstaben enthalten und dementsprechend freier gestaltet werden (max. 140 Stellen). In manchen Vorlagen oder Online-Banking-Masken haben Sie aber ohnehin nur ein gemeinsames Eingabefeld für die zusätzlichen Überweisungsinformationen, wie z.B. Referenznummer oder Verwendungszweck.

Auf Ihrer Rechnung ist keine Referenznummer zu finden? Nicht alle Unternehmen haben ein eigenes System für Referenznummern. Gerade kleinere Händler:innen nutzen die Rechnungs- oder Kundennummer als Verwendungszweck oder stellen der Kundschaft sogar frei, welche zusätzlichen Informationen bei der Überweisung angegeben werden. In diesem Fall werden die Geschäftsvorfälle in der Regel noch händisch überprüft und gebucht.

Wenn Sie eine Spende mittels einer Überweisung an eine gemeinnützige Organisation leisten, kommt der Zahlungsreferenz eine besondere Bedeutung zu. Durch die Angabe einer Referenznummer, die zu einem bestimmten Projekt der Organisation gehört, wird die Spendenzahlung an dieses Projekt zweckgebunden. Das bedeutet, dass die Spende nur zur Förderung dieses ausgeschriebenen Projekts verwendet werden darf. Sollte das Geld anderweitig genutzt werden, steht dem Spender oder der Spenderin theoretisch sogar eine Rückzahlung des Betrags zu.

Wichtig hierbei ist jedoch, dass der gemeinnützige Verein auch die genannten Zwecke in seiner Satzung aufgeführt hat und überhaupt gemeinnützig fördern darf. Wenn Sie also statt einer konkreten Referenz einen freien Verwendungszweck wählen, müssen Sie sichergehen, dass die geförderte Organisation diesen Spendenzweck auch mit ihrer Arbeit erfüllen kann.