Bilanzierung und GuV einfach erklärt

Wenn Sie darüber nachdenken eine Firma zu gründen, stellt sich Ihnen sicherlich auch die Frage nach der für Sie passenden Rechtsform. Damit verbunden sind natürlich auch steuerrechtliche Aspekte - z.B. die dazugehörigen Pflichten der ordnungsgemäßen Buchführung. Diese können je nach Rechtsform und Größe des Unternehmens variieren. Für viele Unternehmer:innen kann beispielsweise eine Bilanzierungspflicht bestehen.

Doch was versteht man eigentlich unter einer Bilanzierung oder einer Gewinn- und Verlustrechnung? Ist diese für Ihre Gründungspläne zukünftig von Bedeutung? In diesem Artikel bringen wir Licht in den Buchführungs- und Steuerdschungel und klären Sie über das Thema “Bilanzen” einfach und verständlich auf.

In einer Jahresbilanz werden alle Vermögens- und Kapitalgegenstände eines Geschäftsjahres aufgelistet. Das inkludiert alle Waren, die Sie eingekauft und wieder verkauft haben - vom Rohmaterial bis zum Firmenwagen. In § 248 HGB finden Sie alle Informationen über Posten, die nichts in einer Bilanz verloren haben (Bilanzierungsverbot).

Die Bilanz teilt sich in diesem Zusammenhang in die linke Seite “Aktiva” (Vermögen) und die rechte Seite “Passiva” (Kapital) auf. Die Aktiva-Seite zeigt an, welches Vermögen Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht, mit dem Sie aktiv wirtschaften können. Die Passiva-Seite hingegen gibt Aufschluss darüber, wie dieses Vermögen überhaupt finanziert wurde. Aufgrund dieser Zweiteilung spricht man von der doppelten Buchführung (auch Doppik genannt), denn jeder Geschäftsvorfall wird auf jeder Seite einzeln gebucht. Ihr gegenüber steht logischerweise die einfache Buchführung.

Sie möchten mehr über den Unterschied zwischen Aktiva und Passiva in der Bilanz erfahren? Dann finden Sie die Antwort in unserem Blog.

Aus der passiven Hälfte kann man folglich herleiten, woher die finanziellen Mittel stammen, die Ihrer Unternehmung zur Verfügung stehen. Durch die Aktiva-Posten lässt sich dann nachvollziehen, wofür diese Mittel in Ihrem Betrieb eingesetzt wurden. Da sich die beiden Seiten gegenseitig komplettieren, sollten Sie sich folgenden Grundsatz für eine Bilanz unbedingt merken: 

Zur Aktiva der Bilanz zählen folgende Posten:

• Anlagevermögen (z.B. Grundstücke und Maschinen)
• Umlaufvermögen (z.B. Rohstoffe und Bankguthaben)
• aktive Rechnungsabgrenzungsposten (z.B. Versicherungen & Leasingzahlungen für das Folgejahr)
• aktive latente Steuern (Forderungen gegenüber dem Finanzamt z.B. Steuererstattungen)
• durch Eigenkapital nicht gedeckter Fehlbetrag (die Verluste auf der Passivseite übersteigen die Aktivposten, z.B. Überschuldung)

Auf der Aktivseite werden grundsätzlich Ihre Sach- und Finanzanlagen (z.B. Fuhrpark, Immobilien, Maschinen, Lizenzen, Patente) und das Umlaufvermögen (z.B. Bargeldbestand, Lagerbestände, Forderungen gegenüber Kunden) vermerkt.

Der Passiva werden diese Posten zugeordnet:

• Eigenkapital (z.B. Stamm- und Mindestkapital einer GmbH)
• Rückstellungen (z.B. für zukünftige Steuerzahlungen oder Kundenreklamationen)
• Verbindlichkeiten (z.B. gegenüber Kreditinstituten)
• passive Rechnungsabgrenzungsposten (z.B. Zinserträge, Mieteinnahmen fürs Folgejahr)
• passive latente Steuern (Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt, z.B. Differenzen zwischen dem steuerlichen und handelsrechtlichen Ergebnis)

Auf der Passivseite wird also Ihr Eigen- und Fremdkapital vermerkt. Anders gesagt: Ihre Schulden bzw. Gelder, die die Aktivseite Ihres Unternehmens finanzieren. Positionen, die sich in zwei verschiedene Geschäftsjahre aufteilen, werden jeweils in beiden Bereichen in den Rechnungsabgrenzungsposten gelistet.

Die einzelnen Positionen können Sie einer Bilanzvorlage entnehmen, in der lediglich noch die entsprechenden Werte eingetragen werden müssen. Diese Aufteilung ist nach § 266 HGB auch genau festgelegt und bietet keinen Interpretationsspielraum. Keine Sorge: Mit etwas Übung oder steuerlicher Beratung ist der Aufbau und das Ausfüllen einer Bilanz durchaus umsetzbar. Die Übersicht, die eine Bilanz bietet, ist nicht nur für interne Kontrollzwecke sehr wertvoll, sie bietet auch Banken oder Investor:innen eine transparente Bewertung Ihres Unternehmens. Die Bilanz gewährleistet Ihnen oder Dritten somit eine detaillierte Bestandsaufnahme über die Vermögenslage Ihres Betriebs.

Das kommt ganz auf Ihre gewählte Rechtsform und Ihre Umsätze bzw. Gewinne an. Im Folgenden haben wir eine Übersicht zusammengestellt, in der Sie sehen können, ob Sie bilanzierungspflichtig sind oder nicht. Wenn Sie der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen Sie einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen und sind damit zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Fallen Sie unter den o.g. Wertgrenzen bleiben, die in § 241 a HGB geregelt sind, haben Einzelunternehmen (und Freiberufler:innen) die Möglichkeit, statt der Bilanz eine einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen. Bei der EÜR werden die Ausgaben von den Einnahmen abgezogen und somit der entsprechende Gewinn oder Verlust dargestellt. Diese Berechnung ist deutlich einfacher als die Erstellung einer Bilanz bzw. eines gesamten Jahresabschlusses. Die EÜR geben Sie als Anlage zusammen mit Ihrer Steuererklärung beim Finanzamt ab. Die Möglichkeiten bei einer GbR sind nochmals vielseitiger.

Die Bilanzierungspflicht ist an die Abgabe eines gesamten Jahresabschlusses geknüpft. Der Jahresabschluss ist, wie es der Name bereits vermuten lässt, der jährliche Abschluss der doppelten Buchführung. Er enthält zum einen die bereits vorgestellte Bilanz und zum anderen die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Bei Kapitalgesellschaften kommt noch ein weiterer Anhang hinzu. Der Abschluss dient somit als Informations- und Dokumentationsinstrument zum Bilanzstichtag (letzter Tag des Wirtschaftsjahres) und ist somit ein sehr wichtiger Teil des externen Rechnungswesens. Es handelt sich um eine Momentaufnahme der betrieblichen Strukturen und Aktivitäten.

Die GuV ist wiederum ein eigener Bestandteil der Bilanz und zeigt den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens auf. Die Aufwände und Erträge werden gegenübergestellt und die Summe gibt dann Aufschluss darüber, ob Gewinne oder Verluste vorliegen. Das GuV-Konto ist ein Unterkonto des Eigenkapitals und steht dementsprechend auf der Passiva der Bilanz. Die GuV ist also ein sehr wichtiger Bestandteil der Jahresbilanz, da mit ihr sehr konkrete Aussagen über die Unternehmensaktivitäten getroffen werden können. Mit ihr werden nämlich Daten über einen längeren Zeitraum, z.B. das Wirtschaftsjahr, analysiert und ausgewertet.

Für jeden Gründer und jede Gründerin bedeutet die Buchführung normalerweise erstmal eine Herausforderung. Sie müssen aber keineswegs verzweifeln, wenn Sie nun festgestellt haben, dass Sie mit Ihrer gewählten Rechtsform der Bilanzierungspflicht unterliegen. Wie heißt es so schön? Vorbereitung ist das halbe Leben. Dieser Leitsatz passt auch hervorragend zu Ihrer vorbereitenden Buchhaltung. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Tipps vor, mit denen Sie und/oder ihr:e Steuerberater:in entspannt durch den Jahresabschluss kommen:

• Führen Sie das ganze Jahr über ordentlich Ihre Bücher gemäß der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“)
  
  
• Erfassen Sie Ihre Geschäftsvorfälle zeitnah und ordnen Sie die Belege direkt den entsprechenden Buchungen zu
  
  
• Nutzen Sie eine GoBD-geprüfte Finanzbuchhaltungssoftware - idealerweise mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS): Eine gute Software ist in diesem Bereich auch für Laien verständlich und schlägt für die Belege direkt die richtigen Konten vor
  
  
• Stimmen Sie Ihre Buchbestände regelmäßig mit den tatsächlichen Beständen in Ihrem Unternehmen ab (z.B. Kassen- oder Lagerbestände) und achten Sie zum Stichtag auf eine ausführliche und ordnungsgemäße Inventur
  
  
• Achten Sie stets auf ordnungsgemäße Belege und die damit verbundenen Anforderungen an Rechnungen (z.B. bei Kleinbetragsrechnungen oder Lieferungen ins Ausland)
  
  
• Digitalisieren Sie bestenfalls direkt alle Papierbelege und bewahren Sie auch buchungsrelevante Verträge dementsprechend auf (z.B. Miet- oder Leasingverträge)
  
  
• Wenn Sie schon im Vorfeld von zu erwartenden Rückstellungen oder Rechnungsabgrenzungsposten wissen, legen Sie sich diese entsprechend für die Bilanz ab
  
  
• Achten Sie auf übersichtliches Finanzreporting, um jederzeit über den Stand der Unternehmensfinanzen im Bilde zu sein

Übrigens: Um Fehler zu vermeiden und von praktischen Automatisierungen zu profitieren, sollten Sie die Nutzung einer Bilanzsoftware in Betracht ziehen.