Einfache Buchführung

Selbstständige, die die einfache Buchführung anwenden, führen sämtliche Geschäftsvorfälle, die innerhalb eines Geschäftsjahres auftreten und Einfluss auf die Höhe des Geschäftsvermögens haben, in nur einer Übersicht auf.

In einer einfachen Excel-Liste, in einem Kassenbuch oder mithilfe einer Software werden die Einnahmen und Ausgaben jeweils getrennt voneinander in chronologischer Reihenfolge in einer Spalte eingetragen.

Die Summen werden am Ende miteinander verrechnet und ergeben den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens.

Die einfache Buchführung erleichtert Unternehmen die Buchhaltung und eignet sich für kleine Betriebe, Einzelunternehmen oder Kleingewerbetreibenden mit überschaubaren Geschäftsprozessen. 

Ihre Anwendung ist aber nur Unternehmen gestattet, die aufgrund ihrer Rechtsform nicht in das Handelsregister eingetragen werden müssen.

Zudem gelten für die Anwendung der einfachen Buchführung bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen: Wer in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mehr als 60.000 € Gewinn macht und einen Jahresumsatz über 600.000 € erwirtschaftet, ist wie ein handelregisterpflichtiges Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. 

Land- und forstwirtschaftliche Betriebe, deren Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren einen Gewinn unter 60.000 € erzielen und deren bewirtschaftete Nutzfläche einen Wert von 25.000 € nicht überschreitet, dürfen ebenfalls die einfache Buchführung anwenden. Beim Überschreiten dieser Grenzen werden sie vom Finanzamt zur doppelten Buchführung aufgefordert.

Freiberufler:innen sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, Buch zu führen. Wer eine freiberufliche Tätigkeit ausübt, darf auch die einfache Buchführung anwenden. Zudem gelten für Freiberufler:innen keine Umsatz oder Gewinngrenzen, die sie zum Wechsel zur doppelten Buchführung verpflichtet. 

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Bei der einfachen Buchführung werden die Betriebseinnahmen und -ausgaben eines Unternehmens vollständig und in chronologischer Reihenfolge erfasst. Das gilt sowohl für Zahlungseingänge und -ausgänge über das Geschäftskonto eines Unternehmens als auch für Bareinnahmen und -auszahlungen aus einer Kasse.

Für eine bessere Übersichtlichkeit können für die gängigen Einnahmen und Ausgaben gesonderte Konten angelegt werden, in denen die entsprechenden Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge erfasst werden. Zu den wichtigsten Konten auf der Ausgabenseite zählen 

Auf der Einnahmenseite gibt es meist weniger Konten. Die wichtigsten sind:

Eine gute Übersicht der wichtigsten Einnahmen- und Ausgabenkonten, die in fast jedem Unternehmen anfallen, liefert das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Welche zusätzlichen Konten ein Unternehmen für seine Buchführung benötigt, hängt von den jeweiligen individuellen Anforderungen ab.

Im Rahmen der einfachen Buchführung werden nur die Betriebseinnahmen und -ausgaben verbucht. Das Betriebsvermögen und die Schulden eines Unternehmens sowie die Anschaffungskosten für teure und über mehrere Jahre genutzter und abzuschreibender Anlagegüter muss gesondert erfasst werden.

Im Laufe des Geschäftsjahres werden die Konten in der einfachen Buchführung nach und nach mit Zahlen „gefüttert“ werden. Unternehmen müssen lediglich darauf achten, die Einnahmen und Ausgaben in die richtigen Konten einzutragen. Mathematisch gesehen wird am Ende des Jahres lediglich addiert und subtrahiert, um den Jahresgewinn (oder -verlust) zu errechnen. 

Die Kosten für einen neuen Bürostuhl in Höhe von 200 € werden beispielsweise auf dem Konto „Aufwand für Büro und Verwaltung“ vermerkt. Obwohl sämtliche Einnahmen und Ausgaben erst am Ende des Geschäftsjahres erfasst werden könnten, empfiehlt es sich sie zeitnah in die Übersicht einzupflegen. So ist man immer auf dem aktuellen Stand und vermeidet am Ende Einträge zu vergessen. 

Für die Gewinnermittlung wird die Summe der Einnahmen der Summe der Ausgaben gegenübergestellt und in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausgewertet. Übersteigen die Einnahmen die Ausgaben, hat das Unternehmen einen Gewinn oder Überschuss erwirtschaftet. Übersteigen die Ausgaben die Einnahmen schreibt das Unternehmen entsprechend Verluste bzw. verzeichnet einen Fehlbetrag. Die EÜR muss per elektronischem Formular an das Finanzamt gesendet werden. 

Wer als einfachste Form der einfachen Buchführung eine Ecxel-Liste nutzen möchte, erstellt eine einfache Vorlage. Alternativ können Unternehmen auf eine Kassenbuch-Vorlage aus dem Schreibwarenhandel oder einer Kassenbuch-Software zurückgreifen.

Ein Beispiel für die einfache Buchführung für einen Monat könnte so aussehen:

Der größte Vorteil der einfachen Buchführung ist, dass sie Unternehmen den Aufwand für die Buchhaltung erheblich reduziert. Zudem kann sie eigentlich von jedem selbst durchgeführt werden: In der Regel kein buchhalterisches Know-how erforderlich, um diese unkomplizierte Form der Buchhaltung anzuwenden.

Unternehmen nutzen für die einfache Buchführung einfach eine Excel-Liste oder ein Kassenbuch. Alternativ verwenden sie eine Buchhaltungssoftware. 

Während bei der einfachen Buchführung sämtliche Geschäftsvorfälle einfach chronologisch erfasst werden, verlangt die doppelte Buchführung, dass jeder Geschäftsvorfall, der finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat, doppelt gebucht wird.

Die Buchung aller Einnahmen und Ausgaben sowie Abschreibungen, Wertberichtigungen, Kreditaufnahmen etc. erfolgt im Rahmen einer Soll- und Haben-Buchung auf zwei unterschiedlichen Konten – einem Konto und einem Gegenkonto.

Aus sämtlichen Vorfällen, die bei der doppelten Buchführung erfasst wurden, wird am Ende des Geschäftsjahres der zweiteilige Jahresabschluss erstellt, der aus der Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) besteht.