Malt x Qonto : Préparez sereinement la facturation électronique

La gestion de la facturation est un processus utilisé par les entreprises pour créer, envoyer et suivre les factures à leurs clients. De plus, la gestion de la facturation permet de mieux piloter les factures fournisseurs.

Les objectifs d’une bonne gestion de la facturation sont :

• se faire payer plus rapidement par ses clients ;
• assurer le respect de la législation, notamment des mentions obligatoires ;
• faciliter la tenue de la comptabilité ;
• limiter le risque d’erreurs ;
• éviter les pénalités de retard dans le cas des factures fournisseurs ;
• améliorer les relations avec ses partenaires commerciaux.

La gestion des factures est une tâche complexe et très importante pour une entreprise. C’est pourquoi la mise en place d’un processus bien rodé s’impose. Voici nos conseils.

Mettre en place une organisation efficace

La facturation est un processus qui suit un schéma bien précis. En règle générale, voici comment il se présente :

• émission d’un devis ;
• validation du devis par le client ;
• livraison du bien ou réalisation de la prestation par le fournisseur ;
• création et envoi de la facture par le fournisseur ;
• paiement de la facture par le client.

Une gestion efficace de votre facturation implique de respecter scrupuleusement chaque étape sans perdre de temps avec un seul objectif : vous faire payer rapidement.

Vous faites face à une facture impayée ? Avec Qonto vous visualisez les factures dont l’échéance est dépassée en un coup d’œil et vous relancez votre client sans quitter l’interface.

Opter pour l’utilisation d’un logiciel complet

Avec l’essor de la dématérialisation des factures et l’obligation de recourir à la facture électronique à partir de 2026, l’utilisation d’un logiciel de gestion de la facturation qui répond aux besoins de votre entreprise s’avère essentielle.

Afin simplifier au maximum vos processus et vous faire gagner du temps, Qonto a décidé de regrouper toutes les fonctionnalités essentielles des logiciels de gestion des factures dans un seul outil.

De cette façon, vous pouvez gérer la facturation de vos clients ainsi que les factures reçues de vos fournisseurs sans devoir jongler entre plusieurs logiciels.

Cette visibilité accrue vous donne accès à des informations financières en temps réel, ce qui facilite la prise de décision pour le chef d’entreprise.

Déléguer à ses équipes

La gestion des factures clients et fournisseurs n’est pas du ressort du chef d’entreprise. En effet, ce dernier doit se concentrer essentiellement sur le développement de son activité.

C’est pourquoi pouvoir déléguer certaines tâches à vos collaborateurs est indispensable. Avec Qonto, vous pouvez créer des rôles pour vos employés avec des restrictions selon vos propres règles.

Ainsi, vous vous assurez de garder le contrôle tout en donnant plus d’autonomie à vos équipes pour :

• émettre les factures ;
• préparer les paiements des fournisseurs ;
• faire les relances en cas de facture impayée ;
• etc.

Conformément à l’article L441-3 du Code de commerce, toute facture émise par un professionnel doit comporter certaines informations.

Voici les mentions obligatoires pour une facture :

• le numéro de la facture ;
• la date d’émission de la facture ;
• l’identité du vendeur et de l’acheteur ;
• l’adresse de facturation si elle diffère de l’adresse du fournisseur ou du client ;
• le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi ;
• le numéro individuel d’identification à la TVA du prestataire et du client si ce dernier est un professionnel ;
• la date de la vente de marchandises ou de la réalisation de la prestation de services ;
• la quantité, la dénomination précise, et le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus ;
• les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liées à cette opération, comme un rabais, une remise ou une ristourne ;
• le taux de TVA applicable (ou les taux applicables à chaque ligne de service en cas de taux différents) ;
• le montant total de la TVA ;
• le montant total à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• les conditions de règlement ;
• les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé ;
• le taux des pénalités exigibles en cas de retard de paiement ;
• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due par le créancier professionnel en cas de retard de paiement.

Notez que toute mention obligatoire manquante sur l’une de vos factures est passible d’une amende de 15 euros par mention, dans la limite de 25 % du montant total de la facture.

Opter pour un logiciel de facturation plutôt qu’un fichier Excel s’avère impératif pour améliorer vos processus de gestion de la facturation.

En effet, s’appuyer sur un tableau présente de nombreuses lacunes :

• créer vos propres modèles de factures ;
• gérer manuellement l’intégralité des mentions obligatoires, avec le risque d’en oublier une ou que l’une d’elles soit erronée ;
• perdre du temps pour convertir ses devis en factures ;
• veiller à indiquer la bonne date et respecter la numérotation ;
• transmettre manuellement toutes vos factures à votre logiciel de comptabilité ;
• suivre les paiements de vos clients en comparant les mouvements bancaires avec les factures émises.

Avec le logiciel de gestion de la facturation développé par Qonto, vous bénéficiez d’un outil directement intégré à votre compte pro qui vous permet de :

• transformer vos devis en factures en un clic ;
• collecter rapidement le paiement de vos clients avec une page dédiée et les virements instantanés ;
• suivre les règlements et relancer facilement vos clients en cas de facture impayée ;
• transmettre automatiquement vos factures dans le logiciel de votre comptable.

De plus, notre logiciel vous assiste dans la gestion de vos factures fournisseurs. Grâce à la technologie OCR, notre solution prépare vos ordres de virement et vous disposez d’un tableau de bord intuitif pour surveiller vos échéances.

Notez qu’un défaut de facturation expose votre entreprise à une amende fiscale qui peut atteindre 50 % du montant de la transaction, avec un plafond à 375 000 euros par exercice. D’où l’importance pour votre entreprise de s’appuyer sur un logiciel performant.

La conservation des factures clients et fournisseurs constitue un véritable enjeu pour les entreprises. En effet, vous risquez de lourdes sanctions financières et pénales dans certains cas :

• 10 000 euros en cas de refus de présenter les documents de votre entreprise lors d’un contrôle fiscal ;
• 45 000 euros et une peine d’emprisonnement de 3 ans en cas de destruction ou de dissimulation volontaire de pièces comptables ;
• 50 000 euros en cas d’opposition à la prise de copie.

Pour rappel, la durée légale de conservation des factures est de 10 ans en France, au même titre que l’ensemble des documents comptables et juridiques de l’entreprise.

Sachez que la loi laisse le choix entre deux options pour la conservation des factures au sein de l’entreprise :

• support papier ;
• support numérique.

Cependant, la conservation des factures clients et fournisseurs au format papier va progressivement disparaître avec l’entrée en vigueur de la facture électronique. D’autant que la dématérialisation au format électronique présente de multiples atouts :

• limiter le risque de perte et de destruction des factures ;
• réduire l’espace de stockage nécessaire ;
• faciliter l’accès aux factures.

Vous souhaitez vous affranchir des factures papier dès maintenant ? Notez que Qonto vous propose l’archivage à valeur probante de vos documents.

Ainsi, les factures créées depuis notre outil de facturation et les reçus et les factures importées dans votre compte Qonto ont la même valeur légale que les originaux. Par conséquent, vous pouvez jeter vos factures papier.