Firmenkreditkarte Haftung – das sollten Sie wissen

Die Businesscard schafft neue Freiheiten für Ihre Mitarbeiter und hilft bei der Abrechnung von Spesen, digitaler Spesenverwaltung und weiteren Ausgaben. 

Ein gewissenhafter Einsatz der Karte ist vor allem für die hiermit verbundenen Haftungsrisiken entscheidend. Grundsätzlich gilt: Bei einer Firmenkreditkarte haftet im Falle von Datenklau oder einer abhanden gekommenen Karte nicht der einzelne Mitarbeiter, sondern das betroffene Unternehmen. 

Die aktuelle Rechtsprechung der EU schreibt weiterhin vor, dass eine strikte Trennung von privaten und gewerblichen Ausgaben unumgänglich ist.

Für Unternehmen aller Branchen und Größen ist die Herausgabe von Firmenkreditkarten an die Mitarbeiter grundsätzlich interessant. Gerade wenn gehobene Mitarbeiter oder mehrere Geschäftsführer häufiger auf Reisen sind, fällt die Abrechnung über das Kartenmodell deutlich leichter. Zusammen mit den vielfältigen Vorteilen und Rabatten für Business-Kunden haben über die Firma abgewickelte Kreditkarten mehr Vorteile, als wenn ein Mitarbeiter privat einen Kreditkartenvertrag aufsetzt.

Für die Ausgabe der Firmenkreditkarten sollte ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Geschäftsführung und dem einzelnen Karteninhaber bestehen. Im gemeinsamen Vertrag über die Karte ist genau zu dokumentieren, wofür die Karte zum Einsatz kommen darf und wofür nicht. Dies ist notwendig, damit für die Firmenkreditkarte Haftung und rechtliche Folgen der einzelnen Ausgaben abgeklärt sind.

Eine Nutzungsvereinbarung zwischen Firma und einzelnem Mitarbeiter aufzusetzen, ist bei der Ausgabe einer Kreditkarte obligatorisch. Eine der wichtigsten Regelungen im Sinne des Unternehmens: Dass die Karte ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt werden darf. Schließlich möchte kein Betrieb für die privaten Ausgaben haften, die ein Karteninhaber im privaten Bereich hiermit tätigt.

Was intuitiv klar ist, darf in der schriftlichen Vereinbarung nicht fehlen. Ansonsten fehlt die entsprechende Einschränkung beim Karteneinsatz und die private Nutzung ist denkbar. Wichtig ist außerdem, dass für alle Ausgaben eine Belastung des Firmenkontos stattfindet. Dies ist z. B. der Fall bei den Firmenkreditkarten von Qonto. 

Hierfür geben wir je nach Plan mindestens eine kostenlose Qonto Card (World Debit Mastercard) aus, die Sie zentral über die Qonto App verwalten und über das Online-Geschäftskonto abwickeln können.

Der EU-Gesetzgeber hat sich aktuell mit dem Thema Firmenkreditkarten auseinandergesetzt und einen neuen rechtlichen Rahmen geschaffen. Demnach ist eine Firmenkreditkarte nur noch als solche zu bezeichnen, wenn sie direkt über das Firmenkonto abgewickelt wird. Dies schließt den bislang häufig genutzten Modus aus, die Firmenkarte mit einem privaten Konto des einzelnen Inhabers zu verknüpfen.

Das vorherige EU Recht schloss diese Möglichkeit nicht aus. Die Regelung sah alleine eine direkte Belastung des Firmenkontos vor, allerdings galt keine verpflichtende Einführung eines Zahlungskontos durch das Unternehmen. Stattdessen konnte der Herausgeber der Karten ein Konto für seinen Kunden führen, so dass die rechtliche Vorgabe erfüllt war. Dies ist nun nicht mehr möglich.

Laut neue Verordnung dürfen Firmenkreditkarten nur geschäftlich verwendet werden. Alle Buchungen müssen, ungeachtet des Kartennutzers, direkt dem Geschäftskonto belastet werden. Ein Vertrag besteht ausschließlich zwischen Kartenherausgeber und Firmenkunde – und eine Belastung des privaten Girokontos eines Mitarbeiters ist nicht mehr möglich.

Das Unternehmen haftet vollumfänglich und muss stets Überblick über alle mit den Karten getätigten Transaktionen haben.

Der Einsatz einer Firmenkarte in Verknüpfung mit einem Privatkonto hatte trotzdem seine Vorteile. Die wichtigsten Vorzüge, die Unternehmen und der einzelne Karteninhaber genossen, sind auch heute noch gültig:

- Günstigere Kartenkonditionen als beim privaten Kartenerwerb

- Keine Bonitätsprüfung der einzelnen Privatperson

- Erhebliche Vereinfachung des betrieblichen Zahlungsverkehrs

- Kombinierte Versicherungspakete für den Inhaber

Auf diese und weitere Vorteile möchten Unternehmen auch nach der aktuellen EU-Gesetzgebung nicht verzichten. Es gibt deshalb weiterhin die Möglichkeit, ein Privatkonto des Karteninhabers einzusetzen. Hierfür sind rechtlich einige Voraussetzungen abzuklären und in der gemeinsamen Vereinbarung festzuhalten.

Zum einen darf es nicht zu einem Vertragsverhältnis zwischen dem einzelnen Kartennutzer und dem Herausgeber der Karten kommen. Zum anderen muss auf betrieblicher Ebene ein Konto eingerichtet werden, das beim Karteneinsatz direkt belastet wird. Und: Das Unternehmen haftet für sämtliche Kartenausgaben. Das Vertrauen in den jeweiligen Nutzer der Firmenkreditkarten ist somit noch wichtiger, die private Nutzung der Corporate Cards umso strikter auszuschließen.

Für Arbeitgeber ist die Firmenkreditkarte damit weiterhin interessant und schafft einen guten Rahmen für eine einfache Abwicklung des Zahlungsverkehrs. Mitarbeiter können selbstständig Ausgaben für das Unternehmen tätigen und müssen dabei kein privates Geld vorstrecken. Digitale Banking Lösungen wie Qonto sorgen mit der einfachen Finanzverwaltung per App für stetigen klaren Überblick über alle Kartentransaktionen.

Eine Alternative zur Kreditkarte stellt die Reisestellenkarte dar: Sie ist eine Art virtuelle Karte, die Mitarbeitern von der Reisestelle oder dem Reisebüro ausgestellt wird. Anstelle einer physischen Kreditkarte wird eine Nummer ausgegeben, die bei Partnern wie Fluglinien oder Hotels genutzt werden kann. Dies ermöglicht eine direkte Abbuchung über den Arbeitgeber, ohne dass die Reisenden in Vorleistung gehen bzw. über eigene Firmenkreditkarten verfügen müssen. Eine Reisestellenkarte ist eine nicht personenbezogene Firmenkreditkarte.

Wenn Sie als Arbeitgeber überlegen, wie Sie für Ihre Zahlungsvorgänge mehr Sicherheit bei minimalem Aufwand erzielen, sind Sie bei Qonto richtig. Qonto bietet modernes Business Banking ohne Kompromisse. Wagen Sie den Schritt ins digitale Zeitalter der Kontoführung mit einer unkomplizierten Verwaltung aller Buchungsvorgänge. Mit MasterCard als Partner lassen sich bis zu fünf Kreditkarten kostenlos von Ihren Mitarbeitern nutzen. Alle Qonto Cards sind flexibel und individuell einstellbar und enthalten ein Premium Versicherungspaket, das unter anderem Ihre Dienstreisen ins Ausland und Kartenzahlungen mit Firmenkarte absichert.