Rechnungsstellung: Welche Fristen gelten?

Sie haben einen Auftrag erfolgreich abgeschlossen, die Ware geliefert oder Ihre Dienstleistung erbracht – doch wie schnell müssen Sie nun eigentlich die Rechnung ausstellen? Diese Frage beschäftigt viele Unternehmerinnen und Unternehmer, denn bei der Rechnungsstellung gibt es klare gesetzliche Vorgaben zu beachten.

Wer die Fristen nicht einhält, riskiert nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch verzögerte Zahlungseingänge und Probleme beim Vorsteuerabzug. In diesem Ratgeber erklären wir Ihnen übersichtlich, welche Fristen bei der Rechnungsstellung gelten, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtzeitig beim Empfänger oder der Empfängerin ankommen.

Die rechtlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung finden sich im § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier ist klar geregelt, wann und unter welchen Bedingungen Sie als Unternehmer:in eine Rechnung ausstellen müssen.

Grundsätzlich gilt: Wer eine Lieferung oder sonstige Leistung an eine andere Unternehmerin oder einen anderen Unternehmer erbringt, ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Das gleiche gilt für Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer:innen sind, beispielsweise Vereine oder Stiftungen.

Die gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung beträgt dabei sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Diese Frist beginnt mit dem Tag, an dem Sie Ihre Ware geliefert oder Ihre Dienstleistung vollständig erbracht haben.

Sechs Monate mögen auf den ersten Blick nach viel Zeit klingen, doch in der Praxis sollten Sie diese Frist nicht ausreizen. Denn je länger Sie mit der Rechnungsstellung warten, desto später erhalten Sie auch Ihr Geld. Zudem kann es bei verspäteter Rechnungsstellung zu Problemen mit dem Vorsteuerabzug kommen – sowohl für Sie als auch für Ihre Kundinnen und Kunden.

Ein Beispiel: Sie haben am 15. März eine Webdesign-Dienstleistung für ein Unternehmen abgeschlossen. Die gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung läuft dann bis zum 15. September desselben Jahres. Allerdings ist es aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll, die Rechnung deutlich früher zu versenden – idealerweise innerhalb weniger Tage nach Leistungserbringung.

Wenn Sie Leistungen an öffentliche Auftraggeber:innen erbringen – etwa Behörden, Kommunen oder staatliche Einrichtungen – gelten strengere Fristen. Hier müssen Sie die Rechnung bereits innerhalb eines Monats nach Leistungserbringung ausstellen.

Diese verkürzte Frist dient dazu, die Abwicklung öffentlicher Aufträge zu beschleunigen und die Haushaltsplanung zu erleichtern. Wer diese Frist versäumt, riskiert nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern möglicherweise auch, dass die Rechnung nicht mehr anerkannt oder die Zahlung verzögert wird.

Besonders wichtig: Bei öffentlichen Auftraggebern ist häufig auch die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) vorgeschrieben. Informieren Sie sich daher rechtzeitig über die spezifischen Anforderungen Ihres Auftraggebers oder Ihrer Auftraggeberin.

Nicht jede Unternehmerin und jeder Unternehmer ist automatisch zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet. Die Rechnungspflicht hängt davon ab, wer die Leistung empfängt:

• B2B-Geschäfte: Bei Leistungen an andere Unternehmen oder juristische Personen besteht grundsätzlich eine Rechnungspflicht.

• B2C-Geschäfte: Bei Leistungen an Privatpersonen müssen Sie nur dann eine Rechnung ausstellen, wenn der Kunde oder die Kundin dies ausdrücklich wünscht. Allerdings ist es auch hier aus Gründen der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit empfehlenswert, stets Rechnungen auszustellen.

• Kleinunternehmer:innen: Auch Kleinunternehmer:innen, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, sind grundsätzlich zur Rechnungsstellung verpflichtet, wenn sie an Unternehmen liefern. Allerdings weisen sie auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und müssen einen entsprechenden Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aufnehmen.

Wer die gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung versäumt, muss mit verschiedenen Konsequenzen rechnen:

• Bußgelder: Das Finanzamt kann bei verspäteter Rechnungsstellung ein Bußgeld verhängen. Die Höhe richtet sich nach der Schwere des Verstoßes und kann mehrere tausend Euro betragen.

• Probleme beim Vorsteuerabzug: Ihre Kundinnen und Kunden können die Vorsteuer nur geltend machen, wenn sie eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen haben. Kommt diese zu spät, kann das zu Liquiditätsproblemen führen – und zu unzufriedenen Geschäftspartner:innen.

• Verzögerte Zahlungen: Je später Sie die Rechnung ausstellen, desto später erhalten Sie auch Ihr Geld. Das kann gerade für kleine Unternehmen und Selbstständige zu Cashflow-Problemen führen.

• Rechtsunsicherheit: In Einzelfällen kann eine verspätete Rechnungsstellung auch dazu führen, dass der Zahlungsanspruch verjährt oder dass es zu Streitigkeiten über die erbrachte Leistung kommt.

Damit eine Rechnung als ordnungsgemäß gilt und die gesetzlichen Fristen erfüllt sind, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten. Diese sind in § 14 UStG festgelegt:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens

• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers oder der Leistungsempfängerin

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Ausstellungsdatum der Rechnung

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung

• Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderungen

• Anzuwendender Steuersatz sowie der darauf entfallende Steuerbetrag

• Hinweis auf eine Steuerbefreiung (falls zutreffend)

• Bei Kleinunternehmer:innen: Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Fehlt eine dieser Angaben, gilt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß – mit allen damit verbundenen Konsequenzen für den Vorsteuerabzug und die steuerliche Anerkennung.

Neben der Frist zur Rechnungsstellung gibt es auch Fristen für die Bezahlung der Rechnung. Diese können Sie als Rechnungssteller:in selbst festlegen, wobei es einige gängige Praktiken gibt:

• Sofort fällig: Ohne weitere Angabe ist eine Rechnung grundsätzlich sofort fällig. Das bedeutet, der Kunde oder die Kundin muss unverzüglich nach Erhalt der Rechnung zahlen.

• Zahlungsziel: Viele Unternehmen räumen ihren Kundinnen und Kunden ein Zahlungsziel ein, beispielsweise 14 oder 30 Tage nach Rechnungsdatum. Dies gibt beiden Seiten mehr Planungssicherheit.

• Skonto: Um Anreize für schnelle Zahlungen zu schaffen, können Sie einen Skonto gewähren – etwa 2 % bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.

Wichtig: Auch wenn Sie ein großzügiges Zahlungsziel einräumen, sollten Sie Ihre Rechnungen dennoch zeitnah nach Leistungserbringung ausstellen. Denn erst mit Zugang der Rechnung beginnt die Zahlungsfrist zu laufen.

Immer mehr Unternehmen setzen auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). Diese bieten zahlreiche Vorteile:

• Schnelligkeit: E-Rechnungen kommen sofort beim Empfänger oder der Empfängerin an – keine Verzögerungen durch die Post.

• Kostenersparnis: Sie sparen Porto, Papier und Druckkosten.

• Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch schont die Umwelt.

• Automatisierung: E-Rechnungen lassen sich leichter in Buchhaltungssysteme integrieren und automatisch verarbeiten.

• Rechtssicherheit: Moderne E-Rechnungs-Tools stellen sicher, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.

Wichtig zu wissen: Für die Versendung elektronischer Rechnungen benötigen Sie grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers oder der Empfängerin. Bei öffentlichen Auftraggebern ist die E-Rechnung hingegen oft bereits Pflicht.

Damit Sie die Fristen zur Rechnungsstellung problemlos einhalten, haben wir einige praktische Tipps für Sie zusammengestellt:

• Erstellen Sie Rechnungen zeitnah: Warten Sie nicht bis zum Ende des Monats, sondern stellen Sie Ihre Rechnungen direkt nach Leistungserbringung aus.

• Nutzen Sie Vorlagen: Erstellen Sie sich eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben, die Sie nur noch mit den spezifischen Daten ergänzen müssen.

• Setzen Sie auf digitale Tools: Rechnungssoftware wie die von Qonto automatisiert viele Schritte und stellt sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

• Führen Sie ein Rechnungsbuch: Dokumentieren Sie alle ausgestellten Rechnungen mit Datum, Rechnungsnummer und Betrag. So behalten Sie den Überblick und können bei Bedarf schnell nachweisen, dass Sie die Fristen eingehalten haben.

• Kommunizieren Sie klar: Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über Ihre Zahlungsbedingungen und -fristen, am besten bereits im Angebot oder Vertrag.

• Prüfen Sie Ihre Rechnungen: Bevor Sie eine Rechnung versenden, kontrollieren Sie noch einmal alle Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Fehler können zu Verzögerungen und Nachfragen führen.