Rechnung schreiben ohne Gewerbe: Worauf muss man achten?

Wer als Selbstständige:r seine ersten Aufträge an Land zieht, steht schnell vor der Frage: Darf ich überhaupt eine Rechnung schreiben, wenn ich noch kein Gewerbe angemeldet habe? Die Antwort ist eindeutig: Ja – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.

In Deutschland arbeiteten 2025 rund 1,5 Millionen Menschen als Freiberufler:innen, die kein Gewerbe anmelden müssen. Doch nicht jede selbstständige Tätigkeit fällt automatisch unter die Freiberuflichkeit. Wer hier Fehler macht, riskiert Bußgelder, Nachzahlungen oder Probleme mit dem Finanzamt.

In diesem Ratgeber erfahren Sie, wann Sie ohne Gewerbeanmeldung Rechnungen stellen dürfen, welche Pflichtangaben auf die Rechnung gehören und wie Sie typische Fehler vermeiden.

Nicht jede selbstständige Tätigkeit erfordert eine Gewerbeanmeldung. Wer als Freiberufler:in tätig ist, kann ohne Gewerbe Rechnungen ausstellen. Die Abgrenzung zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit ist gesetzlich geregelt – und entscheidend für die Frage, ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen.

Das Einkommensteuergesetz definiert in § 18 EStG freie Berufe als selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten. Dazu gehören unter anderem:

• Heilberufe: Ärzt:innen, Zahnärzt:innen, Psychotherapeut:innen, Heilpraktiker:innen

• Rechts-, Steuer- und Wirtschaftsberatende: Rechtsanwält:innen, Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen

• Technische und naturwissenschaftliche Berufe: Architekt:innen, Ingenieur:innen, Chemiker:innen

• Kulturelle und publizistische Berufe: Journalist:innen, Autor:innen, Designer:innen, Fotograf:innen, Musiker:innen

• Pädagogische Berufe: Lehrer:innen, Erzieher:innen, Dozent:innen

Freiberufler:innen müssen kein Gewerbe anmelden und sind nicht gewerbesteuerpflichtig. Sie melden ihre Tätigkeit lediglich beim Finanzamt an und erhalten eine Steuernummer, mit der sie Rechnungen ausstellen können.

Alle selbstständigen Tätigkeiten, die nicht zu den freien Berufen zählen, gelten als gewerblich. Dazu gehören beispielsweise:

• Handel mit Waren (z. B. Online-Shop, Einzelhandel)
• Handwerkliche Tätigkeiten (z. B. Tischler:in, Elektriker:in)
• Dienstleistungen im kaufmännischen Bereich (z. B. Makler:in, Versicherungsvertreter:in)
• Gastronomie und Hotellerie

Gewerbetreibende müssen ihr Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden, bevor sie ihre Tätigkeit aufnehmen. Die Anmeldung kostet je nach Gemeinde zwischen 20 und 60 €. Wer ohne Gewerbeanmeldung tätig wird, riskiert ein Bußgeld von bis zu 1.000 €.

Egal ob Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r – jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlen diese, kann das Finanzamt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Das kann dazu führen, dass Kund:innen die Zahlung verweigern oder Sie keine Vorsteuer geltend machen können.

Folgende Angaben sind auf jeder Rechnung Pflicht:

Als Freiberufler:in können Sie Ihre Rechnungen ohne Gewerbeanmeldung erstellen. Damit alles korrekt abläuft, folgen Sie diesen Schritten:

Bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben, müssen Sie Ihre selbstständige oder freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anmelden. Dazu füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Das Finanzamt teilt Ihnen dann eine Steuernummer zu, die Sie auf jeder Rechnung angeben müssen.

Die Anmeldung können Sie online über das Portal ELSTER vornehmen oder das Formular in Papierform einreichen.

Sie können Ihre Rechnungen mit einer einfachen Vorlage in Word oder Excel erstellen. Für mehr Professionalität und Zeitersparnis empfiehlt sich jedoch eine Rechnungssoftware oder ein Tool wie die Rechnungsfunktion von Qonto, die automatisch alle Pflichtangaben einfügt und Ihre Rechnungen übersichtlich verwaltet.

Stellen Sie sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind. Dazu gehören:

• Ihr Name und Ihre Adresse
• Name und Adresse des Kunden oder der Kundin
• Ihre Steuernummer
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum
• Eine genaue Beschreibung der erbrachten Leistung
• Der Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag
• Der Bruttobetrag

Falls Sie als Kleinunternehmer:in tätig sind, verzichten Sie auf die Umsatzsteuer und fügen stattdessen den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ein.

Versenden Sie die Rechnung per E-Mail oder auf dem Postweg. Achten Sie darauf, dass Sie eine Zahlungsfrist angeben – üblich sind 14 bis 30 Tage. Behalten Sie den Zahlungseingang im Blick und senden Sie bei Bedarf eine freundliche Zahlungserinnerung.

Mit einem Geschäftskonto von Qonto behalten Sie alle Zahlungseingänge im Überblick und können Ihre Buchhaltung automatisieren.

Auch wenn das Erstellen einer Rechnung auf den ersten Blick einfach erscheint, schleichen sich schnell Fehler ein. Diese können nicht nur ärgerlich sein, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Ohne gültige Steuernummer ist eine Rechnung nicht ordnungsgemäß. Achten Sie darauf, die vom Finanzamt zugeteilte Nummer korrekt anzugeben. Eine fehlende oder falsche Steuernummer kann dazu führen, dass Kund:innen die Zahlung verweigern oder das Finanzamt Nachforderungen stellt.

Kleinunternehmer:innen dürfen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Tun Sie es dennoch, sind Sie verpflichtet, diese an das Finanzamt abzuführen – auch wenn Sie sie eigentlich nicht hätten berechnen müssen.

Eine vage Beschreibung wie "Beratungsleistung" reicht nicht aus. Geben Sie genau an, welche Leistung Sie erbracht haben – z. B. „Steuerberatung für das Geschäftsjahr 2025“ oder „Webdesign für Homepage inkl. 5 Unterseiten”.

Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer haben. Das System dürfen Sie selbst wählen – z. B. 2024-001, 2024-002 usw. Wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine Vereinfachung für Selbstständige, die nur geringe Umsätze erzielen. Sie ermöglicht es, auf die Ausweisung und Abführung der Umsatzsteuer zu verzichten.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung:

• Ihr Umsatz im vorangegangenen Jahr lag unter 25.000 €

• Im laufenden Jahr wird Ihr Umsatz voraussichtlich nicht über 100.000 € liegen

Als Kleinunternehmer:in weisen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen aus. Dafür können Sie aber auch keine Vorsteuer aus Ihren eigenen Ausgaben geltend machen.

Die Kleinunternehmerregelung lohnt sich vor allem, wenn Sie hauptsächlich Privatkund:innen bedienen und nur geringe Ausgaben haben. Arbeiten Sie hingegen mit Unternehmen zusammen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, kann es sinnvoller sein, auf die Regelung zu verzichten.