Ihr Weg ins moderne Kostenmanagement

Stets liquide und langfristig wettbewerbsfähig sein – das Ideal der meisten Unternehmen. Wir zeigen, wie modernes Kostenmanagement funktioniert und verraten, welche Tools dafür unabdinglich sind.

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Nutzen Sie die richtigen Tools für intelligentes Kostenmanagement? 

So viel wie nötig, so wenig wie möglich: Die Kontrolle von Unternehmensausgaben ist eine der Top-Prioritäten in vielen Unternehmen – ganz besonders in herausfordernden Zeiten wie der Corona-Krise. Doch nicht alle Unternehmen und Selbstständige verfügen über die richtigen Tools für effiziente, weitsichtige Kostenverwaltung

Raubt Ihnen das Thema Kostenmanagement Zeit und Nerven, die Sie eigentlich gut für Ihr die Entwicklung Ihrer Produkte stecken könnten? Das digitale Qonto Geschäftskonto vereinfacht Ihr Kostenmanagement, indem es Ihnen alle Geldflüsse in Echtzeit und über eine unbegrenzte Umsatzhistorie anzeigt. In welches Projekt fließen die meisten Ihrer Ausgaben? Wieviel Geld haben Mitarbeiter mit Firmenkarten ausgegeben, und wofür? Mit Qonto legen Sie maßgeschneiderte Projektbudgets fest und passen die Zahlungslimits von Mitarbeiterkarten per Mausklick an. 

Unsere individuell einstellbaren Karten sorgen dafür, dass Ausgaben und deren Verwaltung weder Stress noch Papierberge erzeugen. Statten Sie jeden Ihrer Mitarbeiter mit einer kostenlosen physischen oder virtuellen Karte aus: Nach Zahlung werden Belege über die Qonto App gescannt und gespeichert. Sie können jede Ausgabe in Echtzeit verfolgen und fehlende Nachweise per Mausklick anfordern.

Qonto’s kleines Extra: Die Mehrwertsteuerbeträge werden direkt von Rechnungen und Belegen in das Geschäftskonto übernommen und an richtiger Stelle abgespeichert. Auch Selbstständige vereinfachen sich die Ausgabenverwaltung (etwa von Fahrtkosten) und die Steuern (Stichwörter: Sollversteuerung und Reverse Charge) mit der Qonto Card und Qonto’s intuitiver Finanz-App

Bei Qonto sind wir der Ansicht: Finanzverwaltung geht sicher und effizient am besten im Team. Bescheren Ihnen die Eingabe von Überweisungen endlose Arbeitstage? Lassen Sie Ihre Teams Überweisungsdetails in die Qonto App eingeben und ihre Zahlungsanfragen per Kommentar erklären. Ob SEPA oder SWIFT – Sie müssen die Überweisungsanfrage nur noch genehmigen oder ablehnen. So sparen Sie wertvolle Zeit und behalten das Steuer über Ihre Finanzen in der Hand

Qonto verschafft Ihnen maximale Kontrolle über Ihren Cash-flow. Die Lösung für modernes Kostenmanagement: Eröffnen Sie Ihr Konto online in wenigen Schritten und bestellen Sie noch heute Ihre kostenlose Qonto Mastercard!

Worum es im Kostenmanagement geht

Koste es, was es wolle – diesen Spruch hört man in Unternehmen eher selten. Der Grund liegt nahe: Unternehmen achten darauf, Kosten gering zu halten, um liquide und wettbewerbsfähig zu sein. Ein solides Kostenmanagement ist ohne Frage Grundlage für die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, und das natürlich nicht nur in Krisenzeiten. Das heißt allerdings nicht, dass radikales Sparen und Kürzen von Ausgaben der Schlüssel zum Erfolg ist. Vielmehr gilt es, die richtige Balance beim Kostenmanagement zu finden. 

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Über kurz oder lang: Kosten unter Kontrolle 

Das Kostenmanagement (auch: Controlling) in Unternehmen beschäftigt sich mit dem Identifizieren und Analysieren von Kosten, auch der Selbstkosten der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Zu den Aufgaben eines Controllers gehört auch, verzichtbare Kosten aufzudecken, unnötige Kosten zu vermeiden und zu reduzieren

Kostenmanagement lässt sich in zwei Typen untergliedern: 

  • Kurzfristiges Kostenmanagement: Ziel ist es, in kurzer Zeit die Liquidität und den Cashflow des Unternehmens zu verbessern
  • Langfristiges Kostenmanagement: Ziel ist es, auf lange Sicht Gewinn (ob im Inland oder Ausland) zu erzielen und konkurrenzfähig zu sein.

Ein digitales Konto für Ihr Kostenmanagement

Mit einem Qonto Geschäftskonto sparen Sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch viele unnötige Gebühren. In Ihrem monatlichen Abonnement sind bereits bis zu 5 kostenlose Mastercard Karten sowie 500 SEPA-Überweisungen und -Lastschriften inklusive. Auslandsüberweisungen via SWIFT können Sie unbegrenzt auf unschlagbar niedrigem Gebührenniveau tätigen.

Für Vielreisende und Unternehmen mit Premium-Anspruch bietet unsere exklusive X Card (Metallkarte) kostenlose Bargeldabhebungen, 0 % Gebühren für Auslandszahlungen (realer Wechselkurs) und Leistungen der Extraklasse wie einen Concierge-Service und weltweiter Zutritt zu Flughafen-Lounges.

Ziele des Kostenmanagements

Allgemein zielt das Kostenmanagement darauf ab, Kosten zu kontrollieren. Unternehmensressourcen wie Materialausstattung und Mitarbeiter sollen so wirtschaftlich wie möglich eingesetzt werden. 

Die angestrebten Effekte: 

  • Ausgaben für den Unternehmensbetrieb, sei es mit Bargeld oder bargeldlos, werden reduziert und die Liquidität des Unternehmens wird gesichert bzw. verbessert
  • der finanzielle Bedarf an Investitionen wird verringert 
  • Waren und Services können zu wettbewerbsfähigen Preisen angeboten werden (siehe auch Rechnungsstellung).

Die Objekte des Kostenmanagements können dabei Produkte, Prozesse, Ressourcen, Material, Personal und Anlagen sein. 

Die richtige Balance

Gutes Kostenmanagement richtet den Fokus nicht allein auf das Einsparen von Kosten im Unternehmen. Auch die negativen Effekte der rigorosen Kostenreduktion hat das Kostenmanagement im Blick und muss die zwei Tendenzen stets in das richtige Verhältnis bringen.

Insbesondere, wenn Kostensparen die Entlassung von Personal bedeutet, muss das Kostenmanagement Maßnahmen rechtfertigen und vermitteln können. Grundsätzlich muss das Management sicherstellen, dass Einsparungen nicht zu einer verminderten Qualität der Produkte oder Dienstleistungen führen. In diesem Fall kann das Unternehmen schnell in eine wirtschaftliche Abwärtsspirale geraten. 

Kostenmanagement: Alle Mitarbeiter involvieren!

Kostenmanagement sollte im Unternehmen nicht nur Sache der Führungskräfte sein. Vielmehr sollte jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter selbstverständlich zu einer verantwortungsvollen Kostenverwaltung beitragen können. Qonto ist ein digitales Geschäftskonto mit integrierten Finanztools und modernen Firmenkarten. Vereinfachen Sie mit uns Ihr Ausgabenmanagement im Team – wir garantieren Ihnen Sicherheit und Effizienz auf der ganzen Linie!

Karten mit einstellbarem Limit

Für jede Ihrer Karten stellen Sie Limits für Zahlungen und Abhebungen flexibel per App ein.

Papierlose Belege

Nach der Zahlung werden Belege direkt per App gescannt und gespeichert. Qonto's Plus: Zeit sparen dank automatischer MwSt.-Erkennung.

Kosten in Echtzeit tracken

Klarer Überblick: Ihre Qonto App benachrichtigt Sie in Echtzeit über jede getätigte Ausgabe. Per Notizfunktion können Mitarbeiter ihre Zahlungen erklären.

Unbegrenzte Transaktionshistorie

In Ihrer Historie finden Sie jederzeit alle Buchungen wieder. Per Filterfunktion prüfen Sie, ob das Geld an richtiger Stelle ausgegeben wird und wo unnötige Kosten entstehen.

Kostenanalyse per Tag

Ordnen Sie Ausgaben können Sie per Tag-Funktion. Tracken Sie zum Beispiel Kosten für ein bestimmtes Projekt, um Planabweichungen frühzeitig zu erkennen.

Überweisungsanfragen

Zeit sparen und Kontrolle behalten: Ihre Mitarbeiter können Ihnen Überweisungsanfragen senden, die Sie nur noch bestätigen (oder ablehnen) brauchen.

Instrumente des Kostenmanagements

Das Kostenmanagement sorgt dafür, dass alle Ausgabeposten des Unternehmens einer regelmäßigen Prüfung unterzogen werden: Welche Kosten fallen an und in welcher Höhe? Sind diese Kosten angemessen? Ausgaben werden dabei vor allem hinsichtlich ihres Beitrags zur Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens bewertet. Im Kostenmanagement kommen verschiedene Methoden zum Einsatz, mittels derer die Kostenanalyse – vom einzelnen Arbeitsplatz bis zu sämtlichen Prozessen – durchgeführt und Einsparmöglichkeiten aufgedeckt werden. Einige Beispiele dafür sind: 

  • die Kosten- und Leistungsrechnung 
  • Total Cost of Ownership
  • Prozesskostenrechnung
  • Controlling mit Excel
  • Wertanalyse
  • Kaizen (kontinuierliche Verbesserung) 
  • Benchmarking
  • und einige mehr

Kostenmanagement, Controlling, Kostenrechnung – wo liegt der Unterschied?

Die Kostenrechnung erfasst alle Informationen bezüglich der Kostensituation eines Unternehmens und stellt diese der Unternehmensführung bereit. Die Kostenrechnung ist damit die Grundlage des Kostenmanagements. Sie bezieht sich auf vergangenheitsorientierte Daten, welche sie dokumentiert und verrechnet. 

Im Gegensatz dazu legt das allgemeine Kostenmanagement mehr Fokus auf zukünftige Entwicklungen und hat explizit die Funktion der Steuerung inne. 

Dem Kostencontrolling kommt eher eine Support- bzw. Servicefunktion zu. Es ist verantwortlich für die Sammlung, Aufbereitung und Übermittlung von Informationen, auf Grundlage derer Entscheidungen bezüglich der Kostengestaltung getroffen werden können.

Die Aufgaben des Kostenmanagements

Steuern, Planen, Kontrollieren – Kostenmanagement befasst sich mit einer ganzen Bandbreite von Aufgaben, die sich auf alle Kostenarten, Kostenträger und Kostenstellen im Unternehmen beziehen. Die Maxime lautet dabei stets: Kosten optimieren! 

Kostenplanung

Kostenbezogene Ziele werden stets aus der allgemeinen Unternehmensplanung abgeleitet, die wiederum aufgrund des Absatz- und der Produktionsplans erstellt wird. Diese Zielvorgaben werden Top-Down oder aber in Absprache mit den einzelnen Abteilungsleitern festgelegt.  

Damit präzise Maßnahmen zur Erreichung von Kostenzielen gesetzt werden können, muss zunächst die Ist-Situation erfasst werden. Dies geschieht in Form einer Kostenanalyse, die Überblick über den detaillierten Kostensituation des Unternehmens gibt. So befasst sich die Kostenanalyse befasst sich: 

  • dem Kostenniveau (absolute Kostenhöhe) 
  • der Kostenstruktur (Verhältnis von festen und variablen Kosten) 
  • dem Kostenverlauf (Entwicklung der Kosten, wenn Kostentreiber, wie zum Beispiel Beschaffungspreise, variieren). Hier gilt es ferner, die Kostentreiber selbst zu identifizieren und Ihren Einfluss auf die Kosten zu erfassen. 

Kostensteuerung

Ist die Planung und Analyse der Kosten einmal abgeschlossen, wird der konkrete Handlungsbedarf näher beleuchtet. Dieser kann von zweierlei Natur sein: 

  • Dauerhafter Bedarf (z. B. Kaizen Costing, oder Kontinuierlicher Verbesserungsprozess KVP)
  • Projektbezogener Bedarf (z. B. Wertanalyse).

Werden entsprechende Maßnahmen der Kostensteuerung implementiert, kann dies zu mehr oder weniger starken Veränderungen in der gegebenen Organisation, den Prozessen, oder dem Produktprofil führen. Nicht zu unterschätzen ist dabei die Reaktion von Mitarbeitern, die auf derartige Veränderungen mit Verunsicherung oder Widerstand reagieren können. Kostenoptimierende Maßnahmen und ihre Notwendigkeit sollten daher klar an die Belegschaft kommuniziert und über ein gut durchdachtes Change Management implementiert werden. 

 

Kostenkontrolle 

Die Kosten wurden geplant, analysiert und implementiert – doch natürlich kann es in der Realität zu Abweichungen von Planvorgaben kommen. Im Idealfall werden diese frühzeitig erkannt und korrigiert. Dafür sind Kontrollen unersetzlich. 

Oft werden dabei sogenannte Soll-Ist-Vergleiche aufgestellt. Diese Vergleiche können allerdings nur Abweichungen nur feststellen, während es nicht mehr möglich ist, ihnen entgegenzuwirken. 

Sinnvoll können daher sogenannte Planfortschrittskontrollen sein: Hierbei wird geprüft, ob die finalen Zielvorgaben angesichts des aktuellen Entwicklungsstands noch erreicht werden können. Auch ist es empfehlenswert, eine eventuelle Veränderung der Rahmenbedingungen seit der Planung zu überwachen. Im Fall von Planabweichungen bzw geänderten Rahmenbedingungen muss den Abweichungen entgegengewirkt und gegebenenfalls die Zielvorgabe angepasst werden.