Der schnelle Weg zur Selbstständigkeit: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung digital ausfüllen

Sie wollen Ihre Selbstständigkeit in Deutschland anmelden? Das geht einfacher und schneller, als Sie vielleicht denken. 

Mit Qonto können Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in wenigen Minuten ausfüllen und Ihre Selbstständigkeit komplett digital anmelden. Wir führen Sie Schritt für Schritt durch den Fragebogen – öffnen Sie einfach diesen Link zum Formular und folgen Sie anschließend unserer Anleitung weiter unten.

Nachdem wir Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben und Sie eingeloggt sind, wählen Sie Deutschland als Standort Ihres Unternehmens aus. Klicken Sie anschließend auf Sie möchten Ihr Unternehmen gründen und dann auf Einzelunternehmer oder Freiberufler. 

Für die Anmeldung brauchen Sie:

• Ihre persönliche Steuer-ID sowie
• eine ungefähre Schätzung Ihrer Einnahmen und Ausgaben.

Das Formular besteht aus sechs Abschnitten, die Sie über die Reiter oben aufrufen können. Auf der rechten Seite finden Sie eine kompakte Übersicht mit allen wichtigen Hinweisen zum jeweiligen Abschnitt. Weitere Erläuterungen zu den einzelnen Feldern erhalten Sie, indem Sie mit der Maus über das Fragezeichen-Symbol fahren.

Beginnen wir mit dem ersten Abschnitt – hier geht es um Ihre persönlichen Angaben. 

Wenn Sie Mitglied einer Kirche sind, wählen Sie dies im Feld Religionszugehörigkeit aus. Das Finanzamt berechnet dann Ihre Kirchensteuer. Wenn Sie keiner Kirche angehören, wählen Sie die Option Nicht kirchensteuerpflichtig.

Wenn Sie verheiratet sind, müssen Sie ebenfalls Informationen zu Ihrem Ehepartner angeben.

Teilen Sie mit, ob Sie in den letzten 12 Monaten aus einer anderen deutschen Stadt umgezogen sind. Falls ja, tragen Sie bitte Ihre vorherige Adresse ein.

Dann klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Abschnitt beschreiben Sie Ihre Tätigkeit in Deutschland.

Beschreiben Sie zunächst in wenigen Sätzen und auf Deutsch, welche Dienstleistungen oder Produkte Sie anbieten, woraus sich Ihre Haupteinnahmen ergeben und wer Ihre Zielkundschaft ist. So kann das Finanzamt die Art Ihrer Selbstständigkeit richtig einstufen. Eine Erklärung, welche Arten der Selbstständigkeit es gibt, erhalten Sie in diesem ausführlichen Artikel. 

Wenn Sie eine Geschäftsadresse besitzen, geben Sie diese hier an.

Wenn Sie in den letzten fünf Jahren bereits eine gewerbliche Tätigkeit in Deutschland angemeldet haben, geben Sie hier bitte die wichtigsten Angaben dazu ein – inklusive einer kurzen Beschreibung der Tätigkeit und der Steuernummer. Achten Sie darauf, die Steuernummer für das Unternehmen nicht mit Ihrer persönlichen Steuer-ID zu verwechseln. 

Im dritten Abschnitt geht es um Ihre steuerlichen und buchhalterischen Angaben.

Zunächst geben Sie eine Schätzung Ihres Umsatzes für das laufende Jahr ab. 

Das Qonto Formular errechnet dann automatisch den voraussichtlichen gesamten Jahresumsatz. Wenn Sie Ihr Unternehmen zum Beispiel im Juli gründen und schätzen, dass Sie bis Jahresende 10.000 € verdienen, zeigt Ihnen das Formular automatisch einen hochgerechneten Jahreswert – in diesem Fall 20.000 €. 

Das Formular teilt Ihnen dann mit, ob Sie sich für die Kleinunternehmerregelung qualifizieren. Liegt Ihr Umsatz unter 25.000 Euro pro Jahr, gelten Sie als Kleinunternehmer:in und können entscheiden, ob Sie Umsatzsteuer berechnen möchten oder nicht. 

Bei mehr als 25.000 Euro pro Jahr müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und können direkt über das Formular eine Umsatzsteuer-ID beantragen.

Kleinunternehmer:innen können selbst entscheiden, ob Sie Ihrer Kundschaft die Umsatzsteuer berechnen möchten. Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. 

Vorteile, wenn Sie Umsatzsteuer berechnen:

• Sie können die gezahlte Umsatzsteuer auf geschäftliche Ausgaben vom Finanzamt zurückholen – besonders vorteilhaft bei hohen Kosten. 
• Geschäftskund:innen können die Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen absetzen – daher bevorzugen größere Unternehmen meist umsatzsteuerpflichtige Anbieter. 
• Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen wirken häufig professioneller. 

Nachteile, wenn Sie Umsatzsteuer berechnen:

• Ihre Preise erhöhen sich um 19 % (aktueller Umsatzsteuersatz) und sind für Privatkund:innen dadurch weniger attraktiv. 
• Sie müssen mehr Bürokratie erledigen, z. B. regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
• Fehler bei der Umsatzsteuer können zu Prüfungen, Nachzahlungen und Mahngebühren führen. 

Wählen Sie nun die passende Buchführungsmethode aus. 

Als Freiberufler:in oder Einzelunternehmer:in mit weniger als 80.000 € Umsatz im Jahr können Sie die Option Einnahmen-Überschuss-Rechnung (einfache Buchführung) nutzen und so Ihren Aufwand deutlich reduzieren.

Bei mehr als 80.000 € Umsatz im Jahr (oder wenn Sie gerne detailliert Buch führen) müssen Sie die doppelte Buchführung wählen. Diese ist aufwendiger und erfordert zusätzliche Unterlagen wie eine Bilanz.  

Die folgenden Fragen werden Ihnen nur angezeigt, wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, also mit mehr als 25.000 € Jahresumsatz rechnen.

Bei der Frage zur Besteuerungsgrundlage geben Sie an, ob Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Periodenrechnung anwenden möchten. 

• Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden Einnahmen und Ausgaben erst dann erfasst, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht oder abgebucht wird.

• Bei der Periodenrechnung erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben bereits beim Rechnungsversand oder -eingang, noch bevor Geld tatsächlich fließt.  

Anschließend werden Sie gefragt, ob Ihre Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit ist – das gilt zum Beispiel für bestimmte Bildungs-, Gesundheits- oder Finanzdienstleistungen. Dafür sollten Sie §4 UStG (Umsatzsteuergesetz) lesen. Trifft die Befreiung auf Sie zu, geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit auf Deutsch sowie die entsprechende Paragrafennummer aus §4 UStG an. 

Für bestimmte Berufe und Tätigkeiten gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 % statt 19 % – zum Beispiel beim Verkauf von Lebensmitteln, Eintrittskarten oder Hotelübernachtungen. Ob das für Sie zutrifft, erfahren Sie in §12 UStG. Falls ja, geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit (auf Deutsch) sowie die entsprechende Paragrafennummer aus §12 UStG an. 

Die meisten selbstständigen Berufe profitieren in der Regel nicht von Umsatzsteuerbefreiungen oder -ermäßigungen. Prüfen Sie aber die Kriterien im Umsatzsteuergesetz oder lassen Sie sich bei Unsicherheiten von einer Steuerkanzlei beraten. Falls eine Befreiung oder Ermäßigung für Sie zutrifft, müssen Sie einen entsprechenden Hinweis auf jeder Rechnung aufführen. 

Ihren voraussichtlichen Umsatz haben Sie bereits angegeben, im nächsten Bereich Schätzungen werden Sie nun gebeten, Ihren Gewinn zu berechnen – also den Umsatz abzüglich der Geschäftskosten wie Material oder Transport.

• Wenn Sie mit Ihrer freiberuflichen Tätigkeit einen Gewinn erwarten, tragen Sie bitte Ihren geschätzten Gewinn für das laufende und das kommende Jahr ein.
• Machen Sie das Gleiche, wenn Sie als Gewerbetreibende:r – also nicht als Freiberufler:in – einen Gewinn erwarten. 
• Wenn Sie neben Ihrer Selbstständigkeit weiterhin angestellt sind, geben Sie bitte Ihr voraussichtliches Gehalt als Arbeitnehmer:in für dieses und das nächste Jahr an. 
• Schätzen Sie außerdem, wie viel Umsatzsteuer Sie im ersten Jahr voraussichtlich zahlen – rechnen Sie hierfür mit 19 % Ihrer geplanten Betriebsausgaben.

Anschließend geben Sie alle weiteren Einkünfte sowie mögliche steuerliche Abzüge an, auf die Sie Anspruch haben. Wenn Sie beispielsweise Einkünfte aus Kapitalanlagen erwarten und dies mit „ja“ angeben, müssen Sie den voraussichtlichen Betrag für dieses und das nächste Jahr eintragen. 

• Erwarteter Bruttojahresgewinn aus Kapitalanlagen (z. B. Aktien, Dividenden, Zinsen usw.).
• Erwarteter Bruttogewinn pro Jahr aus der Vermietung oder Verpachtung eigener Vermögenswerte (Wohnung, Geräte, Fahrzeuge usw.).  
• Erwarteter Bruttojahresgewinn vor Steuern aus Land- und Forstwirtschaft (z. B. Tierzucht, Anbau und Verkauf von Feldfrüchten, Holzwirtschaft).
• Erwartete Einkünfte aus anderen Quellen (zum Beispiel Rente, Lizenzgebühren usw.).

Zusätzlich zu diesen Einkünften tragen Sie bitte auch alle Kosten ein, die Sie von Ihrem zu versteuernden Einkommen abziehen können, um Ihre Steuerlast zu senken: 

• Erwarteter Betrag für private Sonderausgaben: Darunter fallen zum Beispiel private Kranken-, Renten- oder Lebensversicherungen, Kirchensteuer, Spenden, Unterhaltsleistungen oder Ausbildungskosten für Ihre Kinder. Denken Sie daran: Das Finanzamt kann später Nachweise für diese Ausgaben verlangen.
• Erwartete Steuerabzüge (Steuerabzugsbeträge): Das sind Beträge, die Sie zum Beispiel für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag oder Kirchensteuer zahlen. Schauen Sie dazu einfach in Ihre letzte Einkommensteuererklärung und tragen Sie den dort aufgeführten Betrag der Steuerabzugsbeträge ein. Wenn Sie unsicher sind, können Sie das Feld auch einfach freilassen. 

Als nächstes müssen Sie Angaben zu Ihrem Geschäftskonto eintragen. Das Finanzamt benötigt diese Informationen, um Steuern einzuziehen oder Rückzahlungen zu veranlassen. Falls Sie bereits ein Geschäftskonto haben, geben Sie hier einfach die IBAN an und bestätigen, wer offiziell als Kontoinhaber:in eingetragen ist.

Falls Sie noch kein Geschäftskonto haben, eröffnen Sie nach dem Absenden dieses Formulars ein Qonto Geschäftskonto und erhalten eine kostenlose Testphase, um alle Funktionen kennenzulernen – zum Beispiel Rechnungsstellung und automatisierte Buchhaltung. 

In diesem Fall können Sie warten, bis Sie Ihre Qonto IBAN erhalten, und diese später beim Finanzamt einreichen. 

Im letzten Schritt prüfen Sie Ihren Antrag, wählen Ihr zuständiges Finanzamt aus und reichen das Formular ein. 

Und das war’s! Sobald Sie das Formular eingereicht haben, sendet Ihnen das Finanzamt Ihre Steuernummer per Post zu. In der Regel dauert es 4 bis 8 Wochen, bis sie eintrifft.

Wir hoffen, dass wir den Weg in die Selbstständigkeit erleichtern konnten. Wenn Sie noch Fragen zu dem Formular haben: In der Videobeschreibung finden Sie weitere Erklärungen. Viel Erfolg mit Ihrem Unternehmen – nutzen Sie die kostenlose Testphase Ihres Qonto Geschäftskontos und entdecken Sie die vielen Funktionen für Ihre selbstständige Arbeit. Schreiben Sie Rechnungen an Ihre Kundschaft mit wenigen Klicks, automatisieren Sie Ihre Buchhaltung und sparen Sie jeden Monat viele Stunden.