Spesenbetrug vermeiden: Tipps und Tools zur Prävention

Wenn Angestellte im Auftrag des Arbeitgebers auf Geschäftsreise gehen, entstehen Kosten für Verpflegung, Taxifahrten, Übernachtungen, Flüge und Co. Oft strecken Mitarbeitende die Ausgaben aus eigener Tasche vor, um sie anschließend vom Unternehmen über die Reisekostenabrechnung zurückerstatten zu lassen. 

Die Mehrheit der Beschäftigten geht beim Einreichen der Belege aufrichtig und gewissenhaft vor. Es gibt allerdings auch Mitarbeitende, die Schwindeleien begehen und darin eine Möglichkeit sehen, ihr Konto aufzubessern. Bleibt der Spesenbetrug über einen längeren Zeitraum unentdeckt, summiert sich der finanzielle Schaden. In diesem Beitrag liefern wir Tipps, wie sich Unternehmen besser vor Spesenbetrug schützen können.

Es gibt verschiedene Arten von Spesenbetrug. Zu den gängigsten Varianten gehören:

• Private Restaurantbesuche, die als Geschäftsessen deklariert werden
• Abrechnungen für private Unternehmungen während einer Geschäftsreise
• Aufrunden von Kilometerkosten
• Extras im Rahmen von Hotelbesuchen, zum Beispiel für den Zimmerservice oder die Minibar
• Gefälschte Belege mit Ausgaben, die nie getätigt wurden

Spesenbetrug kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen, sofern das Unternehmen Beweise für den Verstoß vorlegen kann. Ausschlaggebend ist dabei nicht nur die Schwere der finanziellen Schädigung, sondern der entstandene Vertrauensverlust. 

Die Voraussetzungen für die Kündigung ohne eine vorherige Abmahnung sind im § 626 Bürger­li­ches Ge­setz­buch (BGB) geregelt. Darin heißt es: „Das Dienstverhältnis kann von jedem Vertragsteil aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gekündigt werden, wenn Tatsachen vorliegen, aufgrund derer dem Kündigenden unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalles und unter Abwägung der Interessen beider Vertragsteile die Fortsetzung des Dienstverhältnisses bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten Beendigung des Dienstverhältnisses nicht zugemutet werden kann.“  

Der Arbeitgeber hat darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Erstattung der Betrugssumme durch eine Zivilklage rechtlich einzufordern.

Anwaltskanzleien stellen im Netz Gerichtsentscheidungen zum Thema Spesenbetrug vor. Dazu gehörte auch der folgende Fall vom Arbeitsgericht Koblenz:

Ein Salesmanager, der im Außendienst tätig war, hatte vertraglich Anspruch auf eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 € und eine Übernachtungspauschale in Höhe von 20 € bei Einsätzen, die über acht Stunden hinausreichten. Von März bis Juli 2021 gab der Manager neun Mal die Verpflegungspauschale in das CMS-System des Arbeitgebers ein, obwohl das Unternehmen bei Überprüfung der Fahrzeiten belegen konnte, dass der Kläger nicht mehr als acht Stunden unterwegs war. 

Der Kläger hatte im August 2021 auch zweimal einen Antrag auf Auszahlung der Verpflegungspauschale gestellt, jedoch lagen für beide Tage keine Besuchsberichte vor. Darüber hinaus gab es weitere Ungereimtheiten bei Übernachtungspauschalen, die nicht gerechtfertigt waren, da der Manager bei seiner Partnerin in Köln übernachtete und nicht in einem Hotel. Das Arbeitsgericht erkannte die fristlose Kündigung als rechtswirksam an. Wichtig hierbei war, dass der Arbeitgebende eine lückenlose Beweislage vorbringen konnte.

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen Unstimmigkeiten bei der Reisekostenabrechnung nicht unmittelbar eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Wenn beispielsweise fahrlässig falsche Berechnungen oder Angaben gemacht werden, weil die Reisekostenrichtlinien des Unternehmens missverständlich interpretiert wurden, erfolgt zunächst eine Abmahnung, da der oder die Angestellte nicht vorsätzlich gehandelt hat.

Spesenbetrug bei Verdacht nachzuweisen, ist für Unternehmen oft mit einem großen Aufwand verbunden. Um Ungereimtheiten zu erkennen, müssen Belege und Rechnungen detailliert überprüft werden und eine Analyse aller Ausgaben erfolgen. Auch E-Mail-Korrespondenzen können hilfreich sein, um widersprüchliche Angaben ausfindig zu machen, genauso wie die Befragung von Kolleginnen und Kollegen von verdächtigen Mitarbeitenden. Wie schwierig es für Unternehmen sein kann, die Beweise zusammenzustellen, zeigt sich daran, dass sie bei schweren Verdachtsfällen sogar Detekteien beauftragen, um den Mitarbeitenden auf die Schliche zu kommen.

Unternehmen sind dem Spesenbetrug aber nicht hilflos ausgeliefert, im Gegenteil: mit wasserdichten, unternehmensinternen Reisekostenrichtlinien, die den klaren Umgang mit Spesenabrechnungen regeln und sich am Reisekostenrecht orientieren, lässt sich gegensteuern. Der Prozess zur Reisekostenerstattung sollte dabei für die Mitarbeitenden in Schulungen erläutert und auch schriftlich dokumentiert werden.

Die Reisekostenrichtlinien bilden dabei eine wichtige Basis, um Spesenbetrug einzudämmen, da sie für Transparenz sorgen, Fehlinterpretationen vorbeugen und die internen Kontrollmechanismen zur Prüfung der Abrechnungen für die Finanzabteilung oder Buchhaltung festlegen.

In Kombination mit digitalen Tools zur Spesenabrechnung, die mit dem Geschäftskonto verbunden sind, können Unternehmen für mehr Transparenz sorgen und dem Spesenbetrug so vorbeugen.

Eine Lösung sind hierfür unter anderem individualisierbare Firmenkreditkarten mit zuvor festgelegten Ausgabenlimits für Mitarbeiter:innen. Damit lassen sich Transaktionen in Echtzeit einsehen und nachverfolgen. So behält die Finanzabteilung immer die Kontrolle über alle Ausgaben. Auch für die Beschäftigten ist eine Firmenkreditkarte von Vorteil, da sie die Aufwendungen nicht vorstrecken müssen.

Ein weiteres praktisches Feature in diesem Zusammenhang ist das digitale Belegmanagement, mit dem Mitarbeitende ihre Belege per App direkt abfotografieren. Bei Qonto werden sie anschließend direkt den passenden Transaktionen zugeordnet. So verwalten Sie alles zentral an einem Ort. Dabei haben die digitalen Quittungen den gleichen rechtlichen Wert wie die Belege aus Papier.

Mit dem digitalen Geschäftskonto von Qonto, das Tools für Spesenabrechnungen und Ausgabenmanagement vereint, sorgen Unternehmen für Transparenz und beugen Spesenbetrug vor. Zusätzlich sparen sie dabei auch noch Zeit und Geld bei der Buchhaltung.