E-Rechnung – eine Pflicht für Freiberufler:innen?

Papier war gestern: Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch und spätestens ab dem 1. Januar 2025 kommen viele Selbstständige, Unternehmer:innen und Freiberufliche an ihr nicht mehr vorbei. Doch was steckt eigentlich hinter der E-Rechnungspflicht? Wer ist konkret betroffen – und ab wann?

Eine neue gesetzliche Vorgabe wirkt immer wie eine zusätzliche Hürde. Deshalb erfahren Sie in diesem Artikel, was es mit der E-Rechnung genau auf sich hat, wen die Pflicht betrifft und was Sie konkret tun müssen, um gut vorbereitet zu sein.

Der Begriff „E-Rechnung“ klingt erstmal ziemlich technisch – und das ist er auch ein bisschen. Aber keine Sorge: Die Grundidee dahinter ist einfach.

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird und schon gar kein eingescanntes Papierdokument. Sie ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der komplett digital erstellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden kann.

Konkret bedeutet das: Eine E-Rechnung wird in einem speziellen Format erstellt – meist als sogenannte XML-Datei. Diese sieht für das menschliche Auge eher kryptisch aus, ist dafür aber perfekt lesbar für Softwarelösungen, die Rechnungsdaten automatisch auslesen und weiterverarbeiten können. Genau das macht die E-Rechnung auch so effizient.

Damit eine Rechnung als echte E-Rechnung gilt, muss sie bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen, etwa:

• im strukturierten Format vorliegen,
• elektronisch übermittelt und empfangen werden,
• und den EU-Standards (EN 16931) entsprechen.

Was das bringt? Vor allem eines: Automatisierung. Keine Tippfehler mehr beim Abtippen von Rechnungsdaten, kein langes Suchen in Ordnern oder E-Mail-Postfächern – E-Rechnungen sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und sind dabei auch noch umweltfreundlicher.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im Geschäftsalltag zur neuen Normalität – zumindest, wenn Sie mit anderen Unternehmen in Deutschland zu tun haben. Denn dann greift die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das bedeutet: Alle Unternehmer:innen und Selbstständigen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen, müssen künftig ein strukturiertes, elektronisches Rechnungsformat verwenden.

Was heißt das konkret für Sie?

• Sie arbeiten mit Unternehmen (B2B)? Dann gilt die E-Rechnungspflicht ab 2025 für Sie – unabhängig davon, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

• Sie schreiben Rechnungen an Privatpersonen (B2C)? Dann können Sie weiterhin selbst entscheiden, ob Sie eine klassische Rechnung oder eine E-Rechnung ausstellen.

• Sie arbeiten mit Behörden oder öffentlichen Auftraggebern? Dann gilt für Sie bereits seit dem 27. November 2020: Rechnungen müssen elektronisch eingereicht werden – und zwar über spezielle Portale im vorgeschriebenen Format.

Keine Sorge – der Umstieg auf die E-Rechnung kommt nicht über Nacht. Gesetzgeber und Verwaltung haben eine Übergangsphase vorgesehen, damit Sie genug Zeit haben, Ihre Prozesse anzupassen. Hier sind die drei wichtigsten Stichtage, die Sie kennen sollten:

• Ab dem 1. Januar 2025: Empfangspflicht

Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen und Selbstständigen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – auch Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen. Das heißt konkret: Sie brauchen eine Lösung, mit der Sie strukturierte Rechnungsformate archivieren können.

Übrigens: Sie dürfen übergangsweise auch noch Rechnungen in Papierform oder als PDF verschicken – vorausgesetzt, Ihr:e Kund:in ist damit einverstanden.

• Ab dem 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für größere Unternehmen

Jetzt wird es ernst – zumindest für alle, deren Umsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Sie müssen nämlich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen, wenn sie mit anderen Unternehmen Geschäfte machen. PDF- oder Papierrechnungen sind dann nur noch erlaubt, wenn der oder die Empfänger:in ausdrücklich zustimmt – und Sie unter der Umsatzgrenze bleiben.

• Ab dem 1. Januar 2028: Pflicht für alle

Ab 2028 gilt die E-Rechnungspflicht für wirklich alle – unabhängig von Umsatzgröße, Rechtsform oder Branche. Dann sind klassische Rechnungen in Papierform oder als einfache PDF passé.

Nichtsdestotrotz: Wer frühzeitig umstellt, hat später weniger Stress. Und wer schon 2025 auf E-Rechnungen setzt, profitiert früher von den Vorteilen wie beispielsweise weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und eine schnellere Buchhaltung. Gerade für Selbstständige und kleine Unternehmen ist das ein echter Zeitgewinn.

Die E-Rechnung kommt – aber nicht für alle mit voller Wucht. Es gibt einige Ausnahmen, die vor allem für Freiberufler:innen, Selbstständige und Kleinunternehmer:innen relevant sind. Wer also nicht direkt betroffen ist, kann erst mal tief durchatmen:

• Kleinunternehmer:innen: Wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen, sind Sie nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen – solange Sie keine Geschäfte mit der öffentlichen Hand machen. Für Ihre Kund:innen können Sie also weiterhin wie gewohnt Rechnungen als PDF oder auf Papier schreiben. Wichtig aber: E-Rechnungen empfangen und archivieren müssen Sie trotzdem können.

• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen unter 250 Euro (brutto) gelten als sogenannte Kleinbetragsrechnungen und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das betrifft zum Beispiel viele alltägliche Geschäftsausgaben, kleinere Dienstleistungen oder spontane Käufe.

• Fahrausweise und Co.: Auch Fahrausweise – also etwa Bahntickets oder Bustickets – fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Sie gelten rechtlich nicht als klassische Rechnungen.

• Steuerfreie Leistungen: Wer Leistungen erbringt, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, ist ebenfalls nicht zur E-Rechnung verpflichtet. Das betrifft unter anderem bestimmte Tätigkeiten im Gesundheits-, Pflege- oder Bildungsbereich.

• B2C bleibt außen vor: Wenn Sie ausschließlich mit Privatkund:innen arbeiten, gilt die E-Rechnungspflicht nicht für Sie. Für Rechnungen an Endverbraucher:innen dürfen Sie also weiterhin PDF-Dateien oder klassische Papierrechnungen nutzen – ganz ohne technische Umstellung.

Wer beim Begriff „E-Rechnung“ an ein einfaches PDF denkt, liegt leider daneben. Eine echte E-Rechnung ist, wie bereits erwähnt, viel mehr als nur ein digitales Abbild der klassischen Papierrechnung – sie besteht aus strukturierten Daten, die von Computern direkt gelesen und weiterverarbeitet werden können. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate durchgesetzt, die Sie als Selbstständige:r oder Unternehmer:in kennen sollten:

• XRechnung: Diese Variante ist der offizielle Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie basiert ausschließlich auf einem XML-Datensatz – also maschinenlesbarem Code, der kaum für das menschliche Auge, aber perfekt für Buchhaltungssoftware und Behörden geeignet ist. Jede Information – vom Rechnungsbetrag bis zur Steuernummer – hat einen festen Platz im XML-Schema. Das sorgt für eine zuverlässige und automatisierte Weiterverarbeitung.

• ZUGFeRD: Für alle, die es gern etwas visueller mögen, gibt es ZUGFeRD – eine sogenannte hybride Lösung. Hier wird der XML-Datensatz direkt in eine PDF-Datei eingebettet. Das bedeutet: Die Rechnung sieht aus wie ein klassisches PDF, enthält im Hintergrund aber alle nötigen maschinenlesbaren Informationen. Praktisch für den Austausch mit Geschäftspartner:innen, die vielleicht (noch) nicht auf reine XML-Rechnungen eingestellt sind.

Sie fragen sich, welches Format am besten zu Ihnen passt? Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind damit rechtlich auf der sicheren Seite. Ob Sie XRechnung oder ZUGFeRD nutzen, hängt vor allem davon ab, wer Ihre Rechnung empfängt – und welche technischen Möglichkeiten diese:r Geschäftspartner:in hat. Besonders flexibel ist ZUGFeRD, da es sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist und sich für B2B wie B2G (Business-to-Government) eignet.

Auch wenn sie digital übermittelt wird – eine E-Rechnung muss genauso vollständig und korrekt sein wie ihre analoge Schwester auf Papier. Die Pflichtangaben richten sich nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes und sind ein Muss, damit die Rechnung rechtlich anerkannt und vom Finanzamt akzeptiert wird.

Was gehört also auf jede elektronische Rechnung?

Diese Angaben sind Pflicht:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
• Name und Anschrift der Kund:in
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Eindeutige Rechnungsnummer (muss fortlaufend und einmalig sein)
• Beschreibung der Leistung oder Lieferung (Art und Umfang)
• Leistungsdatum (also wann die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde)
• Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Gesamtbetrag (inkl. Angabe des Steuersatzes)

Zusätzliche Angaben – je nach Fall:

• Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, falls Sie keine Umsatzsteuer ausweisen
• Angabe zur Steuerbefreiung, falls diese zutrifft
• Hinweis auf eine Gutschrift, wenn es sich um eine sogenannte "Self-Billing Invoice" handelt

Wer an öffentliche Auftraggeber (also Behörden) liefert, muss in der elektronischen Rechnung oft noch weitere Angaben machen. Dazu zählen:

• Leitweg-ID (eine Art Adresskennung der Behörde)
• Bestellnummer oder Lieferantennummer, falls vom Auftraggeber vorgegeben
• Bankverbindung, Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers, falls gewünscht

Ab dem 1. Januar 2025 gilt: Wer selbstständig ist, muss E-Rechnungen empfangen können. Die gute Nachricht: Der Empfang ist oft einfacher, als viele denken.

Aber was ändert sich konkret beim Rechnungsempfang?

Im Grunde nicht viel – außer dem Format. Statt einer klassischen PDF-Datei im Anhang erhalten Sie nun eine strukturierte E-Rechnung. Diese kommt wie gewohnt per E-Mail, oft als XML-Datei oder eingebettet in ein PDF. Wichtig: Auch wenn ein PDF dabei ist – rechtlich zählt die maschinenlesbare XML-Version.

So sind Sie gut vorbereitet:

• Legen Sie sich eine zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen an, zum Beispiel: rechnungen@ihrefirma.de. Das sorgt für Struktur und spart Sucherei.

• Prüfen Sie das Dateiformat. Ist eine XML-Datei enthalten, handelt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit um eine gültige E-Rechnung.

• Nutzen Sie einen E-Rechnungsviewer, wenn Sie sich die XML-Dateien manuell anschauen wollen.

Noch besser: Automatisieren Sie den Prozess.

Mit einer Buchhaltungssoftware oder ähnlichen Tools funktioniert das ganz einfach:

1. Sie laden die E-Rechnung hoch.

2. Die Software liest alle relevanten Daten automatisch aus.

3. Sie prüfen die Angaben, buchen die Rechnung – und können direkt die Zahlung anstoßen.

E‑Rechnung erhalten, abheften, fertig? Leider nein. Wer GoBD-konform arbeiten möchte, muss ein bisschen mehr tun – aber keine Sorge, es ist machbar! Die GoBD geben klare Regeln vor, wie digitale Rechnungen aufzubewahren sind:

• Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nach dem Eingang nicht mehr bearbeitet werden. Änderungen müssen dokumentiert werden. Der strukturierte Teil der E‑Rechnung (zum Beispiel im XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD) muss also unverändert und in seiner Originalform gespeichert werden – und zwar so, dass er über acht Jahre hinweg jederzeit maschinell auswertbar bleibt.

• Vollständigkeit und Ordnung: Die Ablage muss nachvollziehbar und lückenlos sein – auch für Dritte, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung. Wenn es zu steuerlich relevanten Zusatzinfos wie Buchungsvermerken kommt, müssen auch diese ordentlich gesichert werden – entweder direkt im Dokument oder als ergänzender Anhang.

• Sicherer Speicherort: Nutzen Sie eine Lösung, die revisionssicher archiviert – ob in der Cloud oder lokal. Wichtig ist, dass keine Daten verloren gehen und der Zugriff kontrolliert wird.

• Schneller Zugriff: Im Fall der Fälle muss eine E‑Rechnung schnell gefunden werden können – Stichwort: Suchfunktion und Verfahrensdokumentation.

Übrigens unterstützen Sie viele Buchhaltungstools – darunter auch DATEV oder integrierte Lösungen mit Qonto – bei der automatisierten und GoBD-konformen Archivierung. So sparen Sie Zeit und minimieren das Risiko teurer Fehler. Hier können Sie ganz einfach und schnell ein Geschäftskonto für Selbstständige eröffnen.

Die E-Rechnung wird zur Pflicht – und damit wächst bei vielen Selbstständigen und Freiberuflichen die Sorge um mehr Bürokratie. Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Moderne Buchhaltungstools nehmen Ihnen nicht nur die Umstellung ab, sondern sorgen auch dafür, dass Sie gesetzeskonform, effizient und stressfrei arbeiten können.

Ein ideales Buchhaltungsprogramm sollte natürlich die gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD unterstützen. Aber noch besser: Wenn das Tool nicht nur die E-Rechnung selbst erstellt, sondern auch Belege automatisch verarbeitet, Steuersätze korrekt berechnet und Ihnen vielleicht sogar gleich die passende Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereitet.

Diese Tools haben sich in der Praxis bewährt:

• Lexoffice: Einsteigerfreundlich und speziell auf Solo-Selbstständige zugeschnitten. E-Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks im passenden Format erstellen – ideal für alle, die möglichst wenig Zeit in die Buchhaltung stecken wollen.

• Accountable: Entwickelt für Einzelunternehmer:innen mit Fokus auf Einfachheit. Neben der E-Rechnungserstellung sind auch Steuerfunktionen integriert – praktisch, wenn Sie Ihre Steuererklärung gleich mit erledigen möchten.

• sevDesk: Cloudbasiert und flexibel. Unterstützt sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Besonders praktisch: Belege können automatisch erkannt und verbucht werden – das spart Zeit und Nerven.

• WISO: Für Freelancer:innen, die regelmäßig an Unternehmen oder Behörden fakturieren. Die E-Rechnungsfunktion ist leicht zu bedienen und der Funktionsumfang deckt auch weitere Aspekte wie Mahnwesen oder Lagerverwaltung ab.

• DATEV: Der Klassiker – besonders für alle, die mit einer Steuerberatung zusammenarbeiten. Unterstützt alle gängigen Standards und bietet eine umfangreiche Finanzübersicht, ideal bei komplexeren Anforderungen.

• SumUp Rechnungen: Für alle, die schnell und mobil arbeiten: Mit SumUp erstellen Sie rechtssichere E-Rechnungen auch unterwegs. Besonders geeignet für kleinere Betriebe mit klaren Abläufen.

• orgaMAX: Eine solide Lösung für alle, die ihre Buchhaltung selbst im Griff haben wollen – ohne viel Fachwissen. E-Rechnungen lassen sich einfach generieren, empfangene Rechnungen automatisch auslesen.

Schauen Sie bei der Tool-Wahl nicht nur auf den Preis, sondern auch auf die Frage: Wie viel Arbeit nimmt mir das Tool im Alltag wirklich ab? Eine gute Software kann Ihnen nicht nur bei der E-Rechnung helfen – sondern Ihre gesamte Buchhaltung deutlich schlanker machen.

Hier kommt Ihr praktischer Schnell-Check, damit Sie problemlos mit der E-Rechnung durchstarten können:

1. Wählen Sie das richtige Tool

Bevor Sie überhaupt eine E-Rechnung erstellen können, benötigen Sie ein geeignetes Tool, das den benötigten XML-Code generiert. Entscheiden Sie sich daher für die Softwarelösung, die am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.

2. Tragen Sie Ihre Rechnungsdaten ein

Wie bei jeder anderen Rechnung auch, müssen natürlich alle relevanten Informationen wie z.B. Kundendaten, Rechnungspositionen, Steuersatz und Rechnungsdatum korrekt angegeben werden. Achten Sie darauf, dass keine Pflichtangaben fehlen – vom vollständigen Namen des Rechnungsempfängers bis zum Rechnungsbetrag und Steuersatz.

3. Entscheiden Sie sich für das richtige Format

Je nach Kunde müssen Sie entscheiden, welches Format für die E-Rechnung sinnvoll ist. Die gängigsten Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Wenn Sie für öffentliche Auftraggeber tätig sind, wird in der Regel XRechnung verlangt. Bei privaten und auch internationalen Geschäftspartnern können Sie auch je nach Bedarf das ZUGFeRD-Format verwenden.

4. Achten Sie auf rechtliche Anforderungen

Bevor Sie mit der Erstellung und dem Versand von E-Rechnungen loslegen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Pflichtangaben wie z.B. das Ausstellungsdatum, die Steuernummer oder der Leistungszeitraum.

5. Rechnung versenden

Wenn die E-Rechnung fertig ist, können Sie sie entweder direkt aus der Software verschicken oder als Datei herunterladen und per E-Mail verschicken. Dabei ist es wichtig, dass Sie die E-Rechnung sicher versenden – im besten Fall direkt über das Rechnungsprogramm, das eine sichere und normgerechte Übermittlung gewährleistet.

6. Informieren Sie Ihre Kundschaft

Nicht jede:r Empfänger:in kann mit E-Rechnungen umgehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundschaft E-Rechnungen empfangen kann. Manche benötigen eventuell noch Unterstützung bei der richtigen Handhabung. Klären Sie im Vorfeld, ob es spezielle Anforderungen seitens Ihrer Kundschaft gibt, um Missverständnisse zu vermeiden.

7. Steuerberatung einbeziehen

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Steuerberater:in, um sicherzustellen, dass Sie alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen für die E-Rechnung erfüllen. Gerade, wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern oder internationalen Partnern zusammenarbeiten, können spezielle Vorschriften gelten.