Wesentliche Punkte Doppelte vs. einfache Buchführung Wer ist von Buchführungspflicht befreit? Bücher konform führen und aufbewahren Rechnungen aktuell halten Sind Angebote und Kostenvoranschläge Pflicht? Ist ein Geschäftskonto Pflicht? Buchhaltungspflichten bei Abschreibungen

Inhalt

Buchführungspflicht für Freiberufler:innen

7 Min.

3. August 2022

Von Eva Bolhoefer

Post Cover Peach Freiberufliche Aufgaben

Buchführungspflicht – das hört sich nach Bürokratie und Auflagen an. Aber Sie wissen auch, dass dieser Teil zur Selbstständigkeit dazu gehört und sind fest entschlossen ins Thema einzusteigen? Hervorragend!

Die gute Nachricht: Die Buchführung ist zwar umfangreich, aber gar nicht so kompliziert, sofern Sie einige Grundlagen kennen. Das Finanzamt macht Ihnen das Leben sogar leichter, denn per Gesetz gelten Freiberufler:innen als “nicht buchführungspflichtig”.

Dabei ist der Begriff etwas irreführend, weil es so klingt als hätten Freiberufler:innen gar keine Buchführungspflichten, das ist natürlich nicht der Fall. Es bedeutet aber, dass sie anstatt der doppelten die einfache Buchführung anwenden dürfen.

Wesentliche Punkte

Alle Freiberufler:innen sind von der Buchführungspflicht befreit, unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze. Das heißt, sie dürfen die einfache Buchführung anwenden.
In der einfachen Buchführung werden anhand einer Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt.
In der doppelten Buchführung dokumentiert man alle zahlenbasierten Geschäftsvorfälle. Einnahmen und Ausgaben werden dabei auf zwei Konten erfasst, daher auch der Name “doppelte Buchführung”.
Alle Selbstständigen, auch Freiberufler:innen, sind gesetzlich verpflichtet, aktuelle Rechnungen zu erstellen.
Das Erstellen von Kostenvoranschlägen und Angeboten ist gesetzlich nicht verpflichtend, aber empfehlenswert, da es beide Seiten rechtlich absichert.
Alle Unternehmer:innen sind dazu verpflichtet, ihre Bücher GoBD-konform zu führen und aufzubewahren.
Selbstständige können Vermögensgegenstände steuerlich absetzen. Alle Vermögenswerte und Abschreibungen müssen in Ihrer Buchhaltung erfasst werden.

Doppelte oder einfache Buchführung: Was ist der Unterschied?

Die doppelte Buchführung ist eine Methode, die alle zahlenbasierten Geschäftsvorfälle dokumentiert, um die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens zu messen. Einnahmen und Ausgaben werden dabei auf zwei Konten erfasst, daher auch der Name “doppelte Buchführung”.

Damit keine Verwirrung entsteht: Mit Konto ist nicht das Bankkonto gemeint, sondern der buchhalterische Begriff des Buchungskontos, auf dem die Geschäftsvorfälle, also zum Beispiel die Einnahmen und Ausgaben, erfasst werden.

Zusätzlich berücksichtigen Unternehmen bei der doppelten Buchführung auch noch Aufwendungen, Erträge und das Kapital. Aus all diesen Informationen lässt sich anschließend die Bilanz erstellen und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) anfertigen, die als Jahresabschluss an das Finanzamt übermittelt wird.

Die einfache Buchführung ist wie sie klingt – unkompliziert und recht schnell erledigt. Anders als bei der doppelten Buchführung werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt. Einmal jährlich bestimmen Freiberufler:innen Ihren wirtschaftlichen Erfolg dann anhand einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR). Zum Vergleich: Bei der doppelten Buchführung ist das Pendant dazu der Jahresabschluss.

Doch auch wenn diese Methode weniger Aufwand bedeutet als die doppelte Buchführung, gibt es hier einige Voraussetzungen und Aufgaben, die Sie als Freiberufler:in erfüllen sollten. Dazu gehört das Führen eines “Kassenbuchs”, das Sie ganz einfach als Excel-Tabelle anlegen können. Darin erfassen Sie in chronologischer Reihenfolge jeden Monat Ihre Einnahmen und Ausgaben.

Folgende Informationen sollten Sie in Ihr Kassenbuch eintragen:

die Höhe der Einnahme
die Herkunft der Einnahme (d.h. wer die Zahlung veranlasst hat)
die Zahlungsart (Karte, Überweisung, Scheck, Barzahlung...)
die Rechnungsnummer (daher ist es wichtig, nach jedem Auftrag eine Rechnung mit einer eindeutigen Referenznummer zu versehen).

Wenn Sie viele Zahlungen und Einnahmeposten erhalten, lohnt es sich, eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, um alles übersichtlich zu halten.

Sind nur Freiberufler:innen von der Buchführungspflicht befreit?

Nein. Die spezifischen Buchführungspflichten richten sich nach den geltenden Steuerregelungen für Selbstständige. Die ergeben sich in Deutschland aus der gewählten Rechtsform, der Einkunftsart und der Umsatzhöhe.

Das Finanzamt unterscheidet bei Selbstständigen zwischen gewerblichen und freiberuflichen Einkünften. Wie wir wissen, haben Freiberufler:innen den Vorteil, dass sie nach Steuerrecht nicht buchführungspflichtig sind. Sie dürfen immer die einfache Buchführung nutzen, unabhängig davon, wie hoch ihr Umsatz oder Gewinn ist.

Es gibt darüber hinaus auch Selbstständige, die nicht zu der Berufsgruppe der Freiberufler:innen zählen und ebenfalls die einfache Buchführungspflicht anwenden dürfen:

Dazu gehören zum Beispiel Gewerbetreibende ohne Handelsregistereintrag, die einen Jahresumsatz von 600.000 € nicht überschreiten und deren Gewinn bei maximal 60.000 € liegt. Das gilt übrigens auch für im Handelsregister eingetragene Kaufleute, die diese Einkommensgrenzen nicht überschreiten.

Darüber hinaus dürfen auch Land- und Forstwirt:innen, deren Nutzfläche unter dem Wert von 25.000 € liegt und die einen Jahresgewinn unter 60.000 € erzielen, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung an das Finanzamt übermitteln.

Und auch Kleinunternehmen und Gewerbe sind grundsätzlich von der Buchführungspflicht befreit, sofern ihr Umsatz im vorigen Geschäftsjahr nicht mehr als 22.000 € betrug und im laufenden Geschäftsjahr den Umsatz von 50.000 € nicht übersteigt. Mit einer Ausnahme: Kleingewerbetreibende, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, sind auch zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Alle anderen Selbstständigen, die die oben genannten Einkommensgrenzen überschreiten oder bestimmte Rechtsformen gewählt haben, sind hingegen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Dazu gehören:

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & KG)
Die offene Handelsgesellschaft (OHG)
Aktiengesellschaft (AG)
Kommanditgesellschaft (KG)

Jetzt haben Sie das Wichtigste über die Buchführungspflicht als Freiberufler:in kennengelernt. Es gibt aber auch noch einige allgemeine Aufgaben, Pflichten und Fragen, die im Zusammenhang mit der Buchhaltung auftauchen. Diese erläutern wir Ihnen nachfolgend:

Wie Sie Ihre Bücher GoBD-konform führen und aufbewahren

Alle Unternehmer:innen, auch Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen und Gewerbetreibende, sind dazu verpflichtet, ihre Bücher GoBD-konform zu führen und aufzubewahren. Diese Abkürzung steht für: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Generell schreibt die GoBD vor, dass alle Buchungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden sollen. Dafür gelten die folgenden Richtlinien:

Grundsätze der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Ordnung
Unveränderbarkeit

Alle Unternehmer:innen sind dazu verpflichtet, Belege und Geschäftspapiere zu sammeln und für den Fall einer Steuerprüfung mehrere Jahre aufzubewahren. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Rechnungen gilt zum Beispiel eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Dokumente wie Handelsbriefe oder Geschäftspapiere müssen nur sechs Jahre lang archiviert werden.

Schon gewusst? Mit Qonto können Sie Ihre Belege per App GoBD-konform digitalisieren und beglaubigen lassen. Damit haben sie genau den gleichen rechtlichen Wert wie Ihre Originale aus Papier.

Rechnungen auf dem neuesten Stand halten

Alle Selbstständigen, auch Freiberufler:innen, sind gesetzlich verpflichtet, aktuelle Rechnungen auszustellen. Das heißt, wenn Sie einen Auftrag beendet haben, schreiben Sie systematisch eine Rechnung, die Sie an Ihren Kund:innen schicken. Das ist für alle B2B-Transaktionen verpflichtend.

Anders verhält es sich bei Dienstleistungen oder Produkten für Privatpersonen. In diesem Fall sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, mit einer Ausnahme: Führen Sie eine steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück aus, sind Sie verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auch an Privatpersonen auszustellen. Dazu zählen zum Beispiel handwerkliche oder haushaltsnahe Dienstleistungen, wie das Streichen, die Kinderbetreuung oder auch Gartenarbeiten.

Und noch eine Besonderheit, die Sie kennen sollten: Laut § 368 BGB haben Privatkund:innen einen Anspruch auf den Erhalt einer Quittung, die als Zahlungsbeleg gilt. Bittet Sie ein Privatkunde oder eine Privatkundin also um einen Beleg, sind Sie zur Ausstellung verpflichtet.

Um rechtsgültig zu sein, dürfen die folgenden Informationen nicht fehlen:

das Wort Rechnung
das Datum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
Name, Firmenname, Rechtsform und Anschrift
Name und Adresse Ihres Kunden oder Ihrer Kundin
Netto- und Bruttobetrag
Beschreibung der Leistung
Nennung des Leistungszeitraums
das Datum der Zahlungsfrist und etwaige Verzugszinsen
die Bedingungen für die Zahlungsweise (d. h. wie Ihre Kund:innen die Rechnung bezahlen kann)
falls Sie mehrwertsteuerpflichtig sind: den Mehrwertsteuerbetrag, den anwendbaren Mehrwertsteuersatz sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Ihres Unternehmens.
bei Kleinunternehmer:innen der Vermerk: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Checken Sie Ihre Rechnungen nach der Erstellung am besten noch einmal auf die oben genannten Angaben. Das erspart Ihnen zeitaufwendiges Korrigieren und Chaos. Bei fehlerhaften Informationen dürfen Kund:innen die Zahlung nämlich auch ablehnen.

ostenlose Rechnungsvorlage

Mit den kostenlosen Rechnungsvorlagen von Qonto erstellen Sie Ihre Rechnungen in wenigen Klicks – so behalten Sie immer den Überblick. Und mit unserem Rechnungsstellungs-Tool sparen Sie zusätzlich wertvolle Zeit und können sich direkt über Ihr Qonto Konto bezahlen lassen. Das Rechnungsstellungs-Tool ist in den Plänen Smart und Premium enthalten.

Ist das Erstellen von Angeboten und Kostenvoranschlägen Pflicht?

Nein. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung für Selbstständige, vor der Annahme eines Auftrags ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag an ihre Kund:innen zu übermitteln – wir empfehlen es Ihnen aber sehr. Warum? Ganz einfach: Diese Dokumente liefern beiden Seiten eine klare Definition des Leistungsumfangs und der Vergütung.

Falls Sie sich preislich aufgrund unvorhergesehener Rahmenbedingungen noch nicht festlegen möchten, können Sie sich mit Hilfe einer Freizeichnungsklausel wie zum Beispiel „Preisänderungen vorbehalten“ absichern. Denn Angebote oder Kostenvoranschläge, die Sie und Ihr Kunde oder Ihre Kundin unterzeichnet haben, sind rechtskräftig.

Der Vorteil: Mit einem unterzeichneten Angebot oder Kostenvoranschlag können Selbstständige schneller rechtliche Schritte einleiten, falls Ihre Kund:innen einmal nicht zahlen sollten.

Die Erstellung professioneller Angebote geht darüber hinaus mit einer entsprechenden Angebotssoftware ganz einfach.

Tipp: Nutzen Sie auch hier unsere kostenlose Vorlage für Ihren Kostenvoranschlag.

Brauchen Freiberufler:innen ein separates Geschäftskonto für ihre Buchführung?

Die meisten Einzelunternehmer:innen, wie Freiberufler:innen, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer:innen, sind nicht gesetzlich verpflichtet ein Geschäftskonto zu eröffnen. Anders verhält es sich bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH, UG, KgaA oder AG, hier ist ein Geschäftskonto verpflichtend.

Wir empfehlen allen Freiberufler:innen und Gewerbetreibenden aber zumindest zwei getrennte Girokonten zu führen – eins für geschäftliche Ein- und Auszahlungen und ein weiteres für ausschließlich private Transaktionen. Das erleichtert die Buchführung, Sie vermeiden Chaos und Ihre Finanzen sind sauber voneinander getrennt.

Dabei kann ein spezielles Geschäftskonto klare Vorteile haben. Dazu zählen die vielen Funktionen für Selbstständige, die Ihre Finanzverwaltung schneller und einfacher machen. Mit einem Geschäftskonto für Freiberufler:innen von Qonto haben Sie zum Beispiel Zugang zu Zahlungsmöglichkeiten, die sich direkt an Ihre Tätigkeit anpassen und Tools, die bei der Buchhaltung helfen (z. B. automatische Erkennung der Mehrwertsteuer und digitalisierte Ausgabenbelege).

Und falls Sie Fragen haben, können Sie sich jederzeit auf unseren Kundenservice verlassen, der Sie bei allen Anliegen schnell und kompetent unterstützt.

Geschäftskonto für Freiberufler:innen

Welche Buchhaltungspflichten gelten bei Abschreibungen?

Alle Selbstständigen tätigen Anschaffungen für Ihr Unternehmen, die auch als Anlagevermögen bezeichnet werden. Dabei kann es sich zum Beispiel um eine Immobilie, ein Fahrzeug, einen Computer oder die Büroeinrichtung handeln. Abschreibung bezeichnet den Wertverlust des Wirtschaftsguts im Laufe der Zeit.

Nehmen wir ein Beispiel zur Veranschaulichung:

Stellen Sie sich vor, Sie sind freiberufliche Fotografin und haben gerade eine Kamera gekauft. In der Buchhaltung nennt man das einen Vermögensgegenstand: etwas, das Sie kontinuierlich nutzen, um Ihre Arbeit zu erledigen. Am Kauftag haben Sie 1.000 € für die Kamera bezahlt.

Zwei Jahre später sind Sie immer noch zufrieden mit dem Gerät, aber trotz guter Pflege hat es etwas an Wert verloren. Wenn Sie die Kamera z. B. online verkaufen, bekommen Sie nur noch 500 € dafür. Dieser Wertverlust wird als “Wertminderung von Vermögenswerten” bezeichnet.

Da die Anschaffungen Ihren Gewinn in der Gewinn- und Verlustrechnung mindern, können Sie Steuern sparen, indem Sie den Vermögensgegenstand abschreiben. Das gilt auch für die kommenden Jahre, wenn ältere Wirtschaftsgüter fortlaufend abgeschrieben werden.

Gut zu wissen: Die Berechnung des Abschreibungssatzes eines Vermögenswerts kann sich als schwierig erweisen. Es gibt hierfür verschiedene Formeln, die Ihnen bei der Berechnung auf der Grundlage der Lebensdauer der Anlage helfen. Die variiert je nach Art der Anlage. Angesichts der Komplexität der Berechnung sollten Sie jedoch unbedingt die Hilfe eines professionellen Beraters oder einer Buchhaltungssoftware in Anspruch nehmen.

Alle Ihre Vermögenswerte und Abschreibungen müssen in Ihrer Buchhaltung erfasst werden. Es gibt keine einheitliche, verbindliche Form der Darstellung der Daten, aber folgende Angaben sind unerlässlich:

das Anschaffungsdatum und die Art des Wirtschaftsguts
die Höhe der Abschreibung.

Sie sehen, die Buchführung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein, sofern Sie Ihre buchhalterischen Pflichten kennen, gut organisiert sind und Ihre Bücher regelmäßig führen. Zugegeben, es kann eine aufwendige Aufgabe sein, aber glücklicherweise lässt sich vieles mit der passenden Software automatisieren. So sparen Sie Zeit bei der Buchhaltung und bringen Ihr Business noch schneller voran.

Hinweis: Dieser Artikel richtet sich an Einzelunternehmer:innen.

Buchhaltung, aber einfach.

Mit dem All-in-one-Geschäftskonto von Qonto.

Konto mit Buchhaltung

AUTOR:IN

Eva Bolhoefer

Eva hat über 10 Jahre Erfahrung im Content Marketing, Storytelling und Journalismus. Sie ist freiberufliche Copywriterin und schreibt unter anderem für Qonto. Hier möchte sie das Verhältnis zu Finanzen näher beleuchten – weil Geld auch immer ein emotionales Thema ist.

Empfohlene Artikel