December 16, 2020 by Qonto

Die nicht personenbezogene Firmenkreditkarte

Sie oder Ihre Mitarbeiter begeben sich häufig auf Dienstreise? Dann haben Sie sicher bereits über eine nicht personenbezogene Firmenkreditkarte bzw. eine Reisestellenkarte nachgedacht, um die Ausgabenverwaltung zu erleichtern. Doch was sind die Vor- und Nachteile einer solchen Zahlungskarte – und welche Alternativen gibt es?

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Ob Dienstreisen, Geschäftsessen oder Büromaterial – Firmenkreditkarten werden in erster Linie dafür eingesetzt, die Verwaltung von Geschäftsausgaben durch den Arbeitnehmer zu erleichtern. Die zum Geschäftskonto ausgestellten Karten sorgen dafür, mehr Transparenz in die Spesenabrechnungen zu bringen und die Vorgänge zu vereinfachen.

Dabei gibt es unterschiedliche Kartenmodelle. Unter anderem ist die Firmenkreditkarte, die nicht personenbezogen ist, von derjenigen Karte zu unterscheiden, die auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt wird.

Angebote vergleichen

Da es verschiedene Anbieter und Typen von Firmenkreditkarten gibt, sollten die Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisse sehr genau kennen. Die meisten Anbieter von Firmenkreditkarten haben viele Vorteile im Angebot, beispielsweise eine Haftpflicht bei Auslandsreisen, eine Unfallversicherung in Bezug auf das Transportmittel oder auch den Besuch der VIP-Lounge auf dem Flughafen. Diverse Rabattaktionen können ebenfalls interessant für die Firmen sein. 

Namhafte Anbieter von Kreditkarten sind unter anderem American Express, Visa und MasterCard. Doch auch andere Konkurrenten drängen auf den stetig wachsenden und dynamischen Markt. Es gilt also, die aktuellen Angebote sorgfältig im Vergleich zu betrachten und dasjenige zu finden, das den eigenen Ansprüchen am besten entspricht.

Dabei ist zu beachten, dass Visa und MasterCard ihre Karten über die Banken, beispielsweise die Sparkasse, ausgeben. Ein Institut wie American Express dagegen gibt sie selbst heraus.

Pro und Contra

Eine Karte, die nicht auf den Namen eines Mitarbeiters ausgestellt ist, ist in der Regel eine sogenannte Reisestellenkarte, auch Business Travel Account genannt, und wird streng genommen nicht als Kreditkarte betrachtet. Sie wird überwiegend für alle Ausgaben genutzt, die direkt mit der Geschäftsreise zusammenhängen. Darunter fallen vor allem die Bereiche

- Flug- oder Bahnreise

- Hotel

- Mietwagen.

Da diese Buchungen meist über das immer gleiche Reisebüro des Vertrauens getätigt werden, wird die virtuelle Karte hier hinterlegt; meist wird eine Nummer ausgegeben, die bei Partnern wie Fluglinien oder Hotels genutzt werden kann.

Vorteile

Im Falle einer Dienstreise fällt für die Flug- oder Bahnreise und das Hotel teils einiges an Kosten an. Für den Arbeitnehmer handelt es sich oftmals um beachtliche Ausgaben, wenn er diese erst von seinem privaten Konto vorstrecken muss. Hinzu tritt, dass er auf die Rückerstattung durch sein Unternehmen bisweilen mehrere Wochen warten muss.

Hier bringt die nicht personenbezogene Kreditkarte erhebliche Vorteile für den Mitarbeiter mit sich: Sein privates Konto bleibt von der Abrechnung unberührt, denn im Falle einer Reisestellenkarte geht die Rechnung direkt an seinen Arbeitgeber

Das Unternehmen wiederum profitiert von einer vereinfachten Ausgabenverwaltung: Die einzelnen Belege der Mitarbeiter müssen nicht zeitaufwendig geprüft und zugeordnet werden, es muss weder eine Vorauszahlung auf das Privatkonto des jeweiligen Mitarbeiters getätigt werden, noch muss ihm das Geld nach Prüfung der Rechnung im Nachhinein zurückerstattet werden.

Auch sind gewisse Versicherungsleistungen für die Reise bei der Firmenkreditkarte häufig inklusive.

Nachteile

Es gibt allerdings einige Vorteile anderer Firmenkreditkarten, die die nicht personenbezogene Zahlungskarte nicht bieten kann; zum Beispiel lassen sich keine Billigflüge darüber buchen. Auch für dienstliche Ausgaben während der Reise lassen sich die Reisestellenkarten in der Regel nicht nutzen. Daher ist es wichtig, sich genau zu überlegen, ob eine nicht personenbezogene Karte tatsächlich gebraucht wird. Eine Alternative kann der Einsatz mitarbeiterbezogener Kreditkarten sein. 

Mitarbeiterbezogene Karten

Eine andere Form der Firmenkreditkarte ist diejenige, die auf den jeweiligen Mitarbeiter ausgestellt wird. 

Corporate und Business Cards 

Hierbei richtet sich die Corporate Card vornehmlich an große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern: Es können Hunderte oder gar Tausende dieser Firmenkarten ausgegeben werden. Die Konditionen (zum Beispiel Limits für Zahlungen und Abhebungen von Bargeld) können für jede einzelne Karte nach Bedarf eingestellt werden.

Business Cards hingegen werden meist in geringer Stückzahl beantragt und bieten sich für kleinere Unternehmen und Selbstständige an. 

Qonto bietet Firmenkreditkarten für jede Art und Größe von Unternehmen. Funktionen und Limits lassen sich bei jeder Kreditkarte für den einzelnen Mitarbeiter individuell festlegen, was für maximale Sicherheit sorgt. Gleichzeitig profitieren die Unternehmen mit den Qonto Cards von Zusatzleistungen wie beispielsweise einem umfangreichen Versicherungspaket.

Reports nutzen

Positiv an einer Firmenkreditkarte sind neben vielen anderen Vorteilen die diversen Reports in Form von Daten, Zahlen und Statistiken. Diese bieten die Karteninstitute häufig online zum Abrufen an. Mit den vorhandenen statistischen Daten werden die Buchungen und Ausgaben übersichtlicher.

Mit der Qonto App lassen sich alle Ausgaben gar in Echtzeit verfolgen – für einen klaren Überblick über die Finanzen des Unternehmens ist so jederzeit gesorgt.

Ein weiterer Pluspunkt einer Business Karte besteht darin, dass weniger Unterlagen in Papierform anfallen. 

Qonto Cards bieten hier sogar die ideale Lösung für papierlose Spesenverwaltung: Nach jeder Zahlung wird der Buchungsbeleg einfach fotografiert und per App an die entsprechende Transaktion gehängt.

Private Nutzung verhandeln

Eine weitere Frage: Darf solch eine Firmenkreditkarte privat genutzt werden? Von vornherein ist das normalerweise nicht erlaubt. Im Gegenteil: Wer diese Karte ohne Einwilligung des Arbeitgebers privat nutzt, kann zumindest abgemahnt, im schlimmsten Fall gekündigt werden.

Die jeweiligen Bedingungen müssen also zwischen Chef und Arbeitnehmer separat ausgehandelt werden. Außerdem verursacht eine solche Kombination zusätzlichen Aufwand bei der Abrechnung. Der Unternehmer kann im Zweifelsfall auch eine zweite Kreditkarte an den Mitarbeiter austeilen.

Die nicht personengebundene Reisestellenkarte ist davon nicht betroffen.

Die Firmeneinführung

Wer Firmenkreditkarten in seinem Unternehmen einführen möchte (ob Corporate Card oder Reisestellenkarte), sollte das Projekt in Ruhe angehen und sich zunächst über folgende Fragen Gedanken machen:

- Haben Sie mit dem Betriebsrat gesprochen? Unternehmen mit Betriebsrat sollten diesen in ihr Projekt mit einbeziehen.

- Wer übernimmt die Haftung für die Karte, wenn diese verloren geht oder gestohlen wird? In der Regel geht es dabei um 50 Euro, den Rest übernimmt das jeweilige Institut. Normalerweise haftet der Arbeitnehmer, aber das Unternehmen kann auch gemeinsam mit seinem Angestellten haften.

- Auch der Datenschutz ist ein wichtiges Thema, denn selbstverständlich werden bei einer mitarbeiterbezogenen Karte Daten erhoben.

Weitere Kosten

Eine Karte kostet die Firma Geld, und zwar normalerweise bis zu 60 Euro pro Jahr. Hinzu treten Gebühren für den Einsatz im Ausland, wobei es einen Unterschied bedeutet, ob in Euro oder ausländischer Währung bezahlt wird und ob an einem Automaten Geld abgehoben wird. Pro und Kontra sollten also im Vergleich gesehen werden. Natürlich lassen sich bei einer größeren Kartenstückzahl mit dem Institut auch hier gute Konditionen aushandeln.

Fazit

Wer eine Firmenkreditkarte einführen will, sollte Mitarbeiter und Betriebsrat mit ins Boot holen. Außerdem ist zwischen reinen Reisestellenkarten und echten Kreditkarten zu unterscheiden. Schließlich sind der sorgfältige Anbietervergleich und das Aushandeln guter Konditionen wichtig.

Qonto Business Card – die optimale Begleitung auf Dienstreisen

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