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Comment faire respecter les délais de paiement quand on est freelance ?

Le 25 mars 2022 par Julie Merrer

Vous venez de terminer une mission en freelance avec un client, et vous avez envoyé votre facture.

Vous attendez son règlement… 1 semaine, 2 semaines, 1 mois. Et toujours rien. Vous commencez à être inquiet(e), et vous vous demandez si vous ne devriez pas relancer votre client.

En effet, de votre côté, vos dépenses n’attendent pas… Vous avez des délais à tenir et devez régler vos charges sociales et fiscales en temps et en heure. Et c’est sans compter vos besoins personnels.

Si vous êtes freelance, vous avez peut-être déjà connu cette situation. Les retards de paiement et, à plus forte raison, les factures impayées sont une source de stress pour les indépendant(e)s.

Heureusement, il existe de bonnes pratiques simples à mettre en place pour faire respecter les délais de paiement et éviter les problèmes de trésorerie.

Nous vous expliquons tout dans cet article.

Délais de paiement : que dit la loi ?

Délai de paiement entre professionnels

Les délais de paiement entre professionnels sont rigoureusement encadrés par la loi.

À ce sujet, les articles L441-10 et suivants du code de commerce sont très clairs. Le délai légal de règlement est fixé à 30 jours à compter de la date de la réalisation de la prestation (ou de la réception de la marchandise pour les commerçants).

Toutefois, les deux parties peuvent décider d’étendre ce délai à 60 jours maximum à compter de la date d’émission de la facture ou à 45 jours maximum, en cas de facturation périodique (tous les mois, par exemple).

Pour être valide, ce délai supplémentaire doit être précisé dans un contrat ou sur le devis. Sans mention écrite, c’est le délai de 30 jours qui s’applique.

Pour résumer, en tant que freelance, vous pouvez être confronté à plusieurs délais de paiement.

  • Le paiement comptant : le paiement est réalisé tout de suite, dès la réalisation de la prestation.
  • Le paiement à réception de la facture : comme son nom l’indique, vous êtes réglé dès que votre client reçoit votre facture. Il faut généralement compter quelques jours pour recevoir le règlement.
  • Le paiement avec délai par défaut : vous êtes payé selon le délai légal de 30 jours.
  • Le paiement avec délai négocié : vous êtes payé dans un délai de 60 jours maximum, ou 45 jours si la facturation est périodique.

Sachez qu’en pratique, la plupart des entreprises optent pour un paiement à réception de la facture ou un paiement avec délai par défaut.

🔔 Important : ces règles s’appliquent uniquement dans les relations commerciales entre professionnels. Il n’existe aucun délai de règlement maximal dans le cadre d’une prestation réalisée auprès d’un particulier.

Délai de paiement et indemnités de retard

Votre client ne respecte pas les délais de paiement ? Sachez que la loi vous autorise à lui demander des pénalités de retard. Le taux d’intérêt doit être mentionné dans vos conditions générales de vente (CGV), ou bien simplement dans votre devis.

En principe, ce taux correspond au taux directeur de la Banque Centrale européenne (BCE), majoré de 10 points, ce qui correspond à 10 % (le taux de la BCE étant actuellement de 0 %).

Vous pouvez également exiger 40 € d’indemnités au titre des frais de recouvrement. Cette indemnité est exigible par facture.

💡 Bon à savoir : pour vous protéger des éventuels retards de paiement et obtenir vos indemnités, nous vous conseillons d’ajouter la mention suivante à l’ensemble de vos devis et contrats :

« Règlement dès réception de la facture de solde (dans la limite de 30 jours). Tout règlement effectué après expiration du délai donnera lieu, à titre de pénalité de retard, à l'application d'un intérêt égal à celui appliqué par la Banque Centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage, ainsi qu'à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d'un montant de 40 €. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu'un rappel soit nécessaire. »

Quelles précautions pour éviter les retards ou les factures impayées en freelance ?

Heureusement, dans la majorité des cas, vos relations commerciales avec vos clients se passent très bien. Mais il suffit parfois d’un seul retard pour mettre en péril votre activité en freelance. Voici quelques précautions à mettre en place pour anticiper les défaillances de paiement.

Bonne pratique #1 : établir un contrat avant de débuter la prestation

Il est indispensable d’établir un contrat avant de démarrer une prestation avec un client. Vous n’êtes pas obligé de rédiger un long document et de multiplier les clauses. Mais a minima, vous devez encadrer votre relation en précisant le périmètre de la mission et votre tarif.

Souvent, un devis peut suffire. En réalité, un devis signé vaut contrat et engage les deux parties.

Entre professionnels, il n’est pas obligatoire (sauf si votre client vous le demande), mais il est très important pour anticiper les conflits. En cas d’impayés, si vous n’avez pas de devis (ou de contrat), il sera très difficile pour vous de faire valoir vos droits en justice.

De la même manière, vous devez être très consciencieux lorsque vous rédigez ce document. Pour être valable, un devis doit respecter un certain nombre de mentions obligatoires comme :

  • les coordonnées de votre entreprise et de votre client ;
  • votre numéro SIRET ;
  • la mention « devis » ;
  • la date et le numéro du devis ;
  • le prix hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) de la prestation ;
  • la TVA applicable, et votre numéro de TVA intracommunautaire, si vous y êtes assujetti(e) ;
  • votre signature, et celui de votre client, avec la mention « bon pour accord » ;
  • sous oublier, bien sûr, la mention relative aux indemnités de retard que nous vous avons partagé dans l’article.

Bonne pratique #2 : utiliser une solution d’affacturage

En matière d’impayés ou de retard de paiement, le risque 0 n’existe pas.  Sauf si… vous utilisez une solution d’affacturage.

De quoi s’agit-il ?

L’affacturage consiste à vendre ses créances clients (c’est-à-dire, ses factures) à un prestataire que l’on appelle l’affactureur. L’affactureur se charge du recouvrement de vos factures auprès de vos clients et vous paie avant l’échéance, souvent en quelques jours. En cas de litige (retard de paiement, facture non payée), c’est lui qui assume le risque.

En contrepartie de ce service, la société d’affacturage prélève une commission d’affacturage et une commission de financement sur vos factures. Cette rémunération peut aussi se faire sous la forme d’un abonnement.

🔔 Attention : l’affacturage n’est pas possible pour les factures destinées à des particuliers.

Chez Qonto, nous nous sommes associés à Edebex, une solution d’affacturage simple, sûre et efficace. Leur promesse ? Un paiement dans les 72h après l’envoi de vos factures. En prime, les clients Qonto bénéficient d’un an d’abonnement offert, soit 250 € d’économies réalisées la première année.

Bonne pratique #3 : Souscrire à une assurance professionnelle contre les risques d’impayés

Vous pouvez également décider de souscrire à une assurance professionnelle contre les risques d’impayés. On appelle cela l’assurance-crédit.

Dans ce cas, c’est votre assureur qui vous indemnisera en cas de défaillance de votre client, jusqu’à un certain montant prévu dans le contrat.

💡 Bon à savoir : en tant que freelance, il est vivement conseillé d’opter pour une assurance responsabilité professionnelle. Sachez toutefois que celles-ci ne couvrent pas le risque d’impayé.

Bonne pratique #4 : contractualiser par l’intermédiaire de plateformes pour freelances

Il peut être intéressant de contractualiser par l’intermédiaire de plateformes de freelancing comme Malt… D’une part, elles vous mettent en relation avec des entreprises et vous aident à trouver de nouveaux clients. Et d’autre part, elles prennent en charge la partie administrative de la prestation, à savoir l’édition de devis et de facture. Cette alternative peut donc être une très bonne aide pour les freelances.

Le plus souvent, le client prépaye le montant de la mission dès la signature du devis. Une fois la prestation réalisée, le règlement est enclenché rapidement.

En cas d’impayé, la plateforme assure le remboursement intégral des factures.

Retard de paiement : quels sont les recours possibles en freelance ?

Lorsque l’on subit un retard de paiement, on ne sait pas toujours comment réagir. Faut-il relancer son client ? Si oui, quand ? Que faire s’il ne répond pas ? Y a-t-il d’autres recours ?

Voici la marche à suivre pour recouvrer ses créances impayées, étape par étape.

Étape 1 : la simple relance

Vous avez envoyé votre facture il y a plus de 30 jours, et pourtant vous n’avez toujours pas reçu le paiement ?

Rassurez-vous : dans la grande majorité des cas, ce retard est un simple oubli.

La première chose à faire est de relancer votre client, une fois le délai légal passé. Un mail ou même un coup de téléphone suffit souvent à régler la situation.

En amont, assurez-vous d'avoir communiqué votre facture au bon interlocuteur, et d’avoir bien renseigné vos informations bancaires.

Étape 2 : la lettre de mise en demeure

Vous avez envoyé plusieurs relances, et malgré tout, votre client ne répond pas à vos sollicitations ?

Les choses se compliquent. Il est temps de passer à l’étape d’après : la lettre de mise en demeure.

Plus dissuasive, cette lettre enjoint votre client à régler les sommes dues et fait état de votre intention de saisir les tribunaux en cas de défaut de paiement.

La lettre doit être envoyée au siège social de votre client, en recommandé avec accusé de réception. Vous pouvez également lui adresser une copie par email.

Étape 3 : la procédure d'injonction de payer

Votre client ne prend pas la peine de régulariser la situation, malgré l’envoi d’une mise en demeure ?

Pas de panique : les choses ne sont pas perdues pour autant. Vous avez des droits, votre débiteur doit les respecter.

L’étape suivante est de saisir les tribunaux compétents. Un recours qui peut faire peur, surtout lorsque l’on est indépendant et que l’on ne souhaite pas perdre du temps et de l’argent dans une procédure longue et coûteuse.

Heureusement, il existe une procédure très efficace et tout à fait adaptée à ce type de situation : c’est la procédure d’injonction de payer.

Cette procédure est rapide et peu onéreuse, elle est donc idéale pour les petits litiges.

Comment fonctionne la procédure d’injonction de payer ?

C’est très simple. Il vous suffit de remplir le formulaire d'injonction de payer CERFA n° 12946*01 et de l'envoyer au Président du tribunal de Commerce dans lequel votre client est domicilié.

À ce formulaire, vous devez joindre :

  • le devis signé (d’où l’importance d’établir un contrat en amont de la prestation) ;
  • la facture ;
  • les différents échanges d’emails et de courriers ;
  • le message de relance ;
  • la lettre de mise en demeure et son accusé de réception.

Suite à votre déposition, vous recevez une injonction de payer à faire signifier à votre client par voie d’huissier. Concrètement, cela implique qu’il vous incombe de faire appel à un huissier, pour que celui-ci communique cette injonction à votre débiteur. En moyenne, cette opération est facturée 50 € (frais que votre client vous remboursera, dans tous les cas, en même temps que le paiement de votre facture).

Le débiteur a ensuite 1 mois pour s’opposer à l’injonction de payer.

  • Cas 1 : il accepte l’injonction. Le compte est saisi du montant de votre facture, auxquels seront ajoutés les pénalités de retard et les frais de recouvrement.
  • Cas 2 : il fait opposition à l’injonction. Il vous faudra alors contester l’opposition et assister à une audience, en présence d’un juge. Vous n’avez pas forcément besoin d’un avocat. En réalité, cette audience se tient souvent à huis clos dans le bureau du juge. Si la décision du juge est favorable, le client sera immédiatement saisi.

💡 Bon à savoir : il existe une autre voie judiciaire possible, mais celle-ci n’est pas adaptée aux petits litiges, car elle est plus lourde et coûteuse. Il s’agit de la procédure d’assignation en paiement.

Vous avez désormais toutes les clés pour faire respecter les délais de paiement en freelance.

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