Kontierung

Zur Wahrung einer ordnungsgemäßen Buchführung ist jeder Geschäftsvorfall auf Grundlage entsprechender Rechnungsbelege auf die jeweiligen Sachkonten zu buchen: Denn es gilt der Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg.

Um die Richtigkeit sämtlicher Buchungen festzuhalten, werden Eingangsrechnungen ihren jeweils zugehörigen Aufwands– und Ertragskonten zugewiesen. Genau dieser Vorgang definiert die Kontierung. 

Bevor es an das eigentliche Kontieren von Belegen geht, wird in zahlreichen Unternehmen eine manuelle Vorkontierung vorgenommen. Dahingehend werden die Rechnungen mit den zu buchenden Beträgen sowie ihren zugehörigen Kostenstellen und Konten versehen.

Ihre Angaben sind ausschlaggebend für die Festlegung des ordnungsgemäßen Buchungssatzes. 

Im Rahmen der Kontierung durchlaufen die Eingangsrechnungen einen bestimmten Prozess, welcher sich in drei Stufen unterteilt: 

Ist der Sortierungsprozess einmal abgeschlossen, befassen Sie sich mit der eingehenden Prüfung der Belege – auf sachliche und rechnerische Art. Vor allem den eingegangenen Fremdbelegen sollten Sie große Aufmerksamkeit schenken. Dahingehend müssen Sie die Rechnung anhand folgender Fragestellungen durchleuchten:

Insbesondere der Punkt zur Einhaltung der gesetzlichen Angaben in der Rechnung ist äußerst wichtig für das weitere Buchungsvorgehen. Fehlt nur eine gesetzliche Angabe in der Rechnung, können Sie keinen Vorsteuerabzug geltend machen. In dem Fall ist es besser, sich eine Rechnung mit den richtigen Angaben schicken zu lassen. 

Sind die Belege mit Eingangsstempeln und den dazugehörigen Konten und Kostenstellen versehen, folgt nun der angenehme Teil der Arbeit: die Verbuchung der Rechnungen. Im Zuge des Kontierens entscheiden Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen der Finanzbuchhaltung darüber, welche Konten mit dem Rechnungsbeleg belastet werden. Diese werden entsprechend auf der Rechnung notiert.

Des Weiteren ist es wichtig, dass auf den Belegen ein sogenannter Belegvermerk notiert ist. Er stellt den Zusammenhang zwischen dem Beleg und der Buchung. Durch notieren des Vermerks gewährleisten Sie, dass zu jeder getätigten Buchung auch der dazugehörige Beleg auffindbar ist.

Der technologische Fortschritt unter Einsatz einer entsprechenden Software und von digitalem Belegmanagement vereinfacht die Buchführung ungemein, sodass bei der Kontierung von Bankauszügen vermehrt auf das zusätzliche Notieren von Angaben, wie beispielsweise Datum, Rechnungsbetrag und Konto verzichtet wird. Dadurch erscheint lediglich das Gegenkonto auf dem Auszug. Über Funktionen, wie Bankabgang oder Bankzugang sehen Sie die Art der Buchung, ob im Soll oder Haben. 

Sehr viel einfacher gestaltet sich die Kontierung über das sogenannte DATAC24 System. Hierbei wird jeder Beleg als Bilddatei mit der jeweiligen Buchung verbunden. Dementsprechend erfolgt in dem Fall die Buchung nach Buchungskreis.

Dies bedeutet, dass sämtliche Belege eines Buchungskreises als eine Art Sammelbuchung zusammen verbucht werden, so zum Beispiel alle Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder alle Kassen- oder Bankbelege. 

Ist der Kontierungsprozess abgeschlossen müssen die Rechnungsbelege abgelegt werden und sind für die Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Gemäß § 257 HGB fängt die Aufbewahrungsfrist mit Ende des Kalenderjahres an, in dem die Rechnungen verursacht wurden.

Des Weiteren schreibt das Gesetz vor, die Rechnungen in einer Art und Weise abzulegen, sodass ihre Auffindbarkeit sichergestellt ist. 

Eine ordnungsgemäße Buchführung kennzeichnet sich dadurch, dass sich die Geschäftsfälle der Rechnungsbelege in die zugehörigen Buchführungskonten nachvollziehen lassen und umgekehrt von den Konten zu den einzelnen Vorgängen und Belegen.

Nur so können Sie sicher sein, dass entweder Sie oder ein:e Betriebsprüfer:in sich rasch einen Überblick über die Geschäftsvorfälle machen können. Hierfür ist die schriftliche Kontierung noch immer eine gute Methode. Fehlt der wichtige Vermerk auf der Rechnung, dürfte sich die Zuordnung in der Buchführung als schwierig herausstellen. Schließlich sieht nicht jeder eine chronologische Ablage der Rechnungsbelege als selbstverständlich an.

Ohne schriftliche Vorkontierung ist es auch für die Steuerberatenden nicht einfach, Ordnung in die Buchführung zu bringen. Dementsprechend könnte die getätigten Geschäftsvorfälle nicht nachvollzogen werden. Weiterhin laufen Sie durch die fehlende Vorkontierung Gefahr, dass bereits eingereichte Rechnungsbelege mehrfach erfasst werden. 

Als Teilbereich der Finanzbuchhaltung kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung um die Buchführung der Kontokorrentbeziehungen, die zwischen dem Unternehmen und den Kreditoren, wie zum Beispiel Lieferanten, bestehen. Längst nicht nur Großkonzerne verfügen über eine Kreditorenbuchhaltung.

Auch Gründerinnen und Gründern sowie Kleinunternehmern ist sie sehr zu empfehlen. Demzufolge nimmt sich die Kreditorenbuchhaltung sämtlichen Geschäftsvorfällen an, die mit einem externen Dienstleister bzw. Lieferanten anfallen. Im Zuge ihrer Funktion prüft und erfasst sie eingehende Rechnungsbelege, vollzieht den Zahlungsausgleich von bestehenden Verbindlichkeiten und kümmert sich um die Kreditorenstammsatzpflege. 

Nicht nur Papierbelege, sondern auch elektronische Rechnungsbelege müssen nach dem Grundsatz keine Buchung ohne Beleg behandelt werden. Dementsprechend ist jeder Geschäftsvorfall durch einen ursprünglichen Rechnungsbeleg nachzuweisen.

Für den Fall, dass der Geschäftsvorfall keinen Beleg besitzt, muss ein eigener Beleg angefertigt werden. Dieser stellt ebenso die Verbindung zwischen dem Geschäftsvorfall und der Buchung her. Dokumente, die eine Belegfunktion innehaben, sind beispielsweise Auftragsbestätigungen, Verträge, Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge.

Darüber hinaus ist es möglich, dass auch Dokumente der Geschäftskorrespondenz die Belegfunktion verliehen bekommen können. Inwieweit sie als Beleg infrage kommen, hängt von der Kontierung und Verbuchung ab. 

Zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung sind sämtliche Vorgänge anhand von Belegen auf die jeweiligen Buchführungskonten zu kontieren. Die schriftliche Vorkontierung erleichtert die Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit der Belege.

Der Buchungsprozess kennzeichnet drei Phasen: Vorbereitung der Belege, Kontierung und Buchung sowie Ablage.

Innerhalb des Unternehmens kümmert sich die Kreditorenbuchhaltung um die Prüfung und Erfassung von Eingangsrechnungen und sorgt dafür, dass die Verbindlichkeiten auch beglichen werden.

Während Rechnungen, Quittungen, Auftragsbestätigungen als Beleg akzeptiert werden, kann unter Umständen auch Dokumenten etwaiger Geschäftskorrespondenz Belegfunktion verliehen werden.