October 06, 2020 by Qonto

Fahrtkosten in Rechnung stellen – Kleinunternehmer

Selbstständige müssen auf ihren Kosten für beruflich bedingte Reisen nicht sitzen bleiben. Wir erklären, wie Sie Ihr Geld zurückerhalten.

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Angestellte Arbeitnehmer können sich vom Arbeitgeber ihre kompletten Reisekosten erstatten lassen, wie zum Beispiel Übernachtungskosten, Fahrtkosten und Verpflegung. Selbstständige hingegen haben eine Abrechnung der Reisekosten für ihren Auftraggeber zu erstellen oder können einen Teil der Kosten von der Steuer absetzen.

Fahrten zum Kunden: Wie Kleinunternehmer Reisekosten abrechnen können

Wichtige Punkte für eine Abrechnung sind der Anlass der Reise und die Dauer der Auswärtstätigkeit. In jedem Fall ist es wichtig, die Fahrtkosten richtig zu berechnen – nur so können Reisekosten erfolgreich steuerlich abgesetzt werden. 

Wie ist die Reisekostenabrechnung für den Kunden zu schreiben?

Wenn der Auftraggeber ein Briefing vor Ort machen möchte oder im Kundenauftrag eine Reise oder die Teilnahme an einer Veranstaltung gewünscht wird, sollte man die anfallenden Kosten mit dem Auftraggeber abrechnen. Allgemein ist es nicht sinnvoll, darauf zu verzichten, es sei denn, der Weg zum Auftraggeber nimmt nur wenige Minuten Fahrtzeit in Anspruch oder wird mit dem Fahrrad zurückgelegt. Auch kann es sein, dass es sich erst um ein erstes Kennenlerngespräch mit Kunden handelt, das nicht in Rechnung gestellt werden soll.

Was gehört dabei in die Reisekostenabrechnung?

Kleinunternehmer, die für Kunden eine Rechnung erstellen, müssen alle tatsächlich entstandenen Kosten auflisten. Nicht fehlen dürfen die Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Straßenbahn. Für die Strecken, die mit dem Pkw zurückgelegt werden, kann eine Pauschale pro Kilometer (Fahrtenbuch führen) festgelegt werden. Das heißt, es ist zu errechnen, wie viele Kilometer die zu fahrende Strecke beträgt, damit man die Fahrtkosten dafür genau und kostendeckend berechnen kann. Manche Auftraggeber wie beispielsweise Behörden haben dafür eigene Vorgaben zur Reisekostenabrechnung. Oft sind dabei pro gefahrenem Kilometer nur 20 Cent pro Kilometer dafür vorgesehen.

Zusammengefasst sind in der Reisekostenabrechnung anzugeben:

  • Name des Reisenden,
  • Reisedaten und Reisedauer,
  • Reiseziel und deren Anlass,
  • steuerliche Zuordnung,
  • Verpflegungsaufwand,
  • Reisenebenkosten,
  • Fahrtkosten (eventuell Fahrtenbuch führen).

Umsatzsteuer sowie durchlaufende Posten in der Fahrtkostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist für die jeweiligen Fahrten aufzulisten und dann beim Auftraggeber geltend zu machen. Dabei sind eventuell verschiedene Umsatzsteuersätze zu berücksichtigen, die in der Forderung entsprechend ausgewiesen werden müssen. Dabei ist es natürlich eine individuelle Verhandlungssache, ob der Kunde im Hotel auch das Frühstück übernimmt oder gegebenenfalls nur die Übernachtung. Im letzteren Fall ist das Frühstück aus der Übernachtungsrechnung wieder herauszurechnen. 

Wer seine Rechnungen digital übermittelt, braucht die Originalbelege nicht mehr an den Auftraggeber schicken, sondern kann die betreffenden Belege scannen – eine zeit- und papiersparende Lösung insbesondere für Betriebsausgaben-Belege. Dabei sind die Ausgaben für die Reise sowie die darauf anfallenden Umsatzsteuern durchlaufende Posten, die bereits bezahlt wurden und die man nun vom Kunden wieder erhält. Dafür ist auf die Kilometerpauschale für die mit dem Pkw gefahrene Strecke ebenfalls die Umsatzsteuer zu berechnen. Der richtige Umsatzsteuersatz für die Fahrtkosten ist derjenige, der auch für die geleistete Arbeit angesetzt wird. Beispiel: Ein Handwerker, der zu einem Kunden fährt, setzt einen Steuersatz von 19 Prozent für die Fahrtkosten an. Wird die Hauptleistung allerdings mit nur 7 Prozent besteuert oder ist diese sogar steuerfrei, dann ist jener Steuersatz ebenfalls für die Nebenleistung, wie die Fahrten mit dem Pkw geltend zu machen.

Wann werden die Fahrtkosten für die Reise vom Finanzamt anerkannt?

Reisekostenabrechnung für die Steuer

Für das Finanzamt gilt eine Reise dann als Geschäftsreise, wenn diese durch zwei Punkte gekennzeichnet ist.

  • Für die Reise liegt ein betrieblicher oder beruflicher Anlass vor.
  • Der Kleinunternehmer oder Selbstständige entfernt sich dafür von seiner ersten Arbeitsstelle beziehungsweise seiner Wohnung.

Dabei können alle Ausgaben für die Geschäftsreise Betriebsausgaben sein. Hat die Geschäftsreise auch einen privaten Anteil, spricht man von gemischten Aufwendungen, die man nur teilweise absetzen darf.

Das ist wichtig für alle Selbstständigen, die eine geschäftlich veranlasste Reise vorhaben

  • Belege sammeln, denn alles, was man absetzen möchte, muss der Antragsteller auch belegen können.
  • Dafür braucht man die Quittungen von Fahrkarten, Rechnungen usw. Diese sind zeitnah in die Buchhaltung zu geben. Deshalb sollte jeder die Belege immer gleich scannen und archivieren, damit nichts verloren geht.
  • Damit vom Finanzamt die Aufwendungen für Geschäftsreisen anerkannt werden, sollte die Reisekostenabrechnung gewissen formalen Ansprüchen gerecht werden. Geeignete Vorlagen finden sich im Internet und vereinfachen die Auflistung der Kosten für Kleinunternehmer.  

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