Como contabilizar despesas com refeições na empresa

Uma refeição de negócios pode ser uma simples deslocação a um cliente ou um almoço estratégico para fechar um contrato. A diferença entre estas duas situações determina como a despesa deve ser lançada na contabilidade, se o IVA pode ser deduzido e se a empresa paga tributação autónoma sobre o valor gasto.

Em Portugal, a Autoridade Tributária (AT) presta especial atenção a este tipo de despesa, precisamente porque é fácil confundir uma refeição pessoal com uma despesa profissional. Um erro de classificação pode significar correções numa inspeção, juros compensatórios ou a perda do direito a deduzir custos que, de outra forma, seriam legítimos.

Neste artigo explicamos, passo a passo, como contabilizar despesas com refeições na empresa: a diferença entre despesas de deslocação e despesas de representação, o que acontece ao IVA e à tributação autónoma, e como funciona o subsídio de alimentação.

Antes de lançar qualquer fatura de restaurante na contabilidade, é preciso perceber a que categoria pertence a despesa. Em Portugal, distinguem-se dois tipos de gasto com refeições, cada um com regras próprias ao nível do IVA e da tributação autónoma.

Uma despesa de deslocação acontece quando um colaborador da empresa almoça ou janta sozinho, ou apenas com colegas, durante uma viagem de trabalho. É o caso típico do técnico que se desloca a uma obra fora da sede, ou do comercial que passa o dia numa feira noutra cidade.

Estas despesas lançam-se na conta SNC 6251 - Deslocações e estadas, dentro da classe 62 (Fornecimentos e serviços externos). Não existe um beneficiário externo à empresa: o gasto destina-se apenas a permitir que o colaborador continue a trabalhar fora das instalações habituais.

Já uma despesa de representação implica a presença de alguém que não pertence à empresa: um cliente, um potencial cliente, um fornecedor ou um parceiro de negócio. O almoço que oferece a um cliente para fechar uma proposta, ou o jantar com um fornecedor estratégico, enquadram-se aqui.

Estas despesas registam-se habitualmente na conta 6266 - Despesas de representação e têm um tratamento fiscal diferente das despesas de deslocação, nomeadamente ao nível da tributação autónoma, explicada mais à frente.

Na prática, a pergunta a fazer é simples: há alguém de fora da empresa à mesa? Se sim, é despesa de representação. Se não, é despesa de deslocação.

Para que uma despesa com refeições seja aceite fiscalmente e corretamente registada, siga estes passos:

1. Peça sempre uma fatura emitida em nome da empresa, com o NIF correto. Um simples talão do terminal de pagamento não é suficiente para efeitos fiscais;
2. Anote o motivo da refeição (reunião comercial, deslocação a cliente, apresentação de produto) assim que possível, enquanto o contexto ainda está fresco;
3. No caso de despesas de representação, identifique os convidados: nome e empresa que representam;
4. Classifique a despesa na conta SNC correta (6251 para deslocação, 6266 para representação);
5. Anexe o comprovativo digitalizado ao lançamento contabilístico, de preferência através de uma ferramenta que associe automaticamente o documento à transação bancária.

Uma conta empresarial com gestão de despesas integrada simplifica bastante este processo, eliminando a necessidade de guardar faturas em papel ou reencaminhá-las manualmente para a contabilidade.

O IVA das despesas com refeições é, provavelmente, o ponto que gera mais dúvidas. A regra geral, prevista no artigo 21.º do Código do IVA, exclui do direito à dedução o imposto suportado em despesas de alojamento, alimentação, bebidas e despesas de representação.

Isto significa que, na maioria dos casos, o IVA de uma fatura de restaurante não pode ser deduzido, mesmo que a refeição tenha um fim claramente profissional.

Existem exceções limitadas para congressos, feiras, exposições, seminários e eventos semelhantes. Quem organiza o evento pode deduzir 50% do IVA de alimentação e bebidas, e quem participa pode deduzir 25%, desde que as despesas resultem de contratos celebrados diretamente com o prestador ou através de entidades legalmente habilitadas, e contribuam para a realização de operações tributáveis (artigo 21.º, n.º 2, alínea d) do Código do IVA).

Dada a complexidade destas exceções, o mais seguro é tratar o IVA de refeições como não dedutível por defeito e consultar o seu contabilista certificado sempre que surgir uma situação que pareça enquadrar-se numa exceção.

Mesmo quando a despesa é aceite como gasto para efeitos de IRC, as despesas de representação estão sujeitas a tributação autónoma de 10%, conforme o artigo 88.º do Código do IRC.

Esta taxa aplica-se sobre o valor da despesa, independentemente de a empresa ter lucro ou prejuízo no exercício. Um ano financeiramente difícil não livra a empresa deste encargo adicional sempre que oferece refeições, presentes ou outras atenções a clientes e parceiros.

Pelo contrário: quando a empresa regista prejuízo fiscal, a taxa sobe 10 pontos percentuais e passa para 20% (artigo 88.º, n.º 14 do Código do IRC). Este agravamento não se aplica no ano de início de atividade nem no seguinte. Por isso, antes de planear eventos ou refeições de representação com algum volume, vale a pena simular o impacto fiscal com o seu contabilista.

O subsídio de alimentação é outra peça do puzzle, distinta das despesas de deslocação ou representação: trata-se de uma prestação paga pela empresa aos colaboradores para custear a refeição do dia a dia, independentemente de haver ou não uma deslocação ou um cliente à mesa.

Pode ser atribuído de duas formas:

• Em dinheiro, diretamente no processamento salarial;
• Em espécie, através de cartão refeição ou vale refeição.

A forma como é atribuído determina o limite de isenção de IRS e TSU. Quando pago em dinheiro, o subsídio de alimentação está isento até ao valor de referência fixado para a Administração Pública, que é atualizado periodicamente. Quando atribuído em cartão ou vale refeição, o limite de isenção é 70% superior a esse valor. Qualquer montante acima destes limites é tratado como remuneração e fica sujeito a retenção na fonte e a contribuições para a Segurança Social.

Os cartões refeição tradicionais, emitidos por operadores especializados, foram desenhados especificamente para este fim e têm um enquadramento legal próprio enquanto título de alimentação.

O cartão Qonto funciona de forma diferente: é uma ferramenta de gestão de despesas que permite configurar categorias, como Alimentação, e definir limites de gastos por colaborador, útil para controlar despesas de deslocação ou representação no dia a dia. Não substitui o enquadramento legal específico de um cartão refeição tradicional enquanto subsídio de alimentação. Recomendamos validar com o seu contabilista qual a solução mais adequada à realidade da sua empresa.

Mesmo empresas organizadas cometem erros recorrentes na contabilização de despesas com refeições. Os mais comuns são:

• Guardar apenas o talão do terminal de pagamento em vez de pedir a fatura com o NIF da empresa;
• Receber a fatura em nome pessoal do colaborador, em vez de em nome da empresa;
• Não anotar o motivo da despesa nem os convidados, dificultando a justificação do gasto numa eventual inspeção;
• Perder o recibo ou não o associar à transação bancária correspondente, obrigando a reconciliações manuais demoradas no fecho de contas.

Este último ponto é onde as ferramentas digitais fazem mais diferença. Na Qonto, cada recibo enviado pela aplicação fica certificado em conformidade com o regulamento europeu eIDAS, válido para efeitos de auditoria, e a inteligência artificial associa automaticamente o recibo à transação bancária correspondente. Isto é particularmente útil quando convida clientes para uma refeição: basta fotografar a fatura no momento e a reconciliação com o extrato fica feita, sem folhas de cálculo nem pastas de papel.

*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.
**Informações disponíveis no artigo segundo a apuração feita na data de publicação. Para informações atualizadas, consulte o site oficial de cada instituição.