Logiciel de facturation pour architecte

Il n'existe pas de données publiques exhaustives sur les parts de marché des logiciels de facturation dans le secteur de l'architecture en France.

Cependant, on retrouve régulièrement les mêmes outils selon les comparatifs et retours d'utilisateurs disponibles en ligne :

• Qonto, Indy et Tiime sont utilisés par les architectes libéraux et les petites structures, notamment grâce à leurs offres complètes, gratuites ou à bas coût, et à leur conformité avec la réforme de la facturation électronique ;
• Axonaut et Pennylane sont utilisés par les indépendants, TPE et PME qui souhaitent se doter d’un logiciel de facturation pour architecte complet, mais payant ;
• OOTI est utilisé par les architectes et les bureaux d’études techniques qui ont besoin d’un ERP complet, permettant à la fois de gérer la facturation, les ressources humaines ou encore le planning de leur agence ;
• Everwint est sélectionné par les architectes qui souhaitent se doter d’un logiciel de facturation capable de combiner gestion de projets et gestion d’affaires ;
• Kiwili est utilisé par les architectes, les cabinets d’architectures ou encore les urbanistes qui ont besoin d’un logiciel spécifiquement pensé pour eux.

Pour les architectes d'intérieur, qui facturent principalement des honoraires de conseil et de conception sans maîtrise d'œuvre lourde, les logiciels de facturation généralistes comme Qonto, Indy ou Tiime sont souvent suffisants et beaucoup plus accessibles que les ERP spécialisés.

La facturation des honoraires d'un architecte peut suivre trois logiques différentes, ces dernières pouvant être combinées au sein d’un même contrat :

• facturation au pourcentage du coût des travaux : cette méthode consiste à facturer entre 8 et 15 % du montant HT des travaux réalisés. Elle a l'avantage de suivre l'ampleur du projet, mais nécessite d'ajuster le montant si le budget du chantier évolue en cours de mission ;
• facturation au forfait : cette méthode consiste à facturer un montant fixe défini à l'avance, adapté aux missions dont le périmètre est cadré dès le départ (étude de faisabilité, conseil ponctuel, etc.) ;
• facturation au taux horaire : cette méthode est pertinente pour les missions dont la charge de travail est difficile à anticiper, ou pour des prestations complémentaires hors mission initiale.

Quelle que soit la méthode retenue, mentionnez-la clairement dans vos contrats avec le montant, les échéances de paiement et le détail des prestations attendues.

Quant aux factures, elles peuvent être émises :

• à la livraison : une facture unique est émise une fois la prestation achevée. Cette approche est adaptée aux missions courtes ou aux forfaits simples ;
• par phase : chaque phase validée déclenche une facture, calculée en pourcentage du total ou au temps passé. Cette méthode garantit des paiements réguliers tout au long du projet et permet d'anticiper sa trésorerie.

Un acompte ou une avance peut également être réglé avant l’exécution de la prestation s’il est prévu contractuellement.

Enfin, la note d'honoraires de l'architecte obéit aux mêmes règles juridiques qu'une facture classique. Elle doit :

• être établie en deux exemplaires ;
• comporter l'ensemble des mentions obligatoires ;
• être émise dès la réalisation de la prestation.

Qonto vous permet de générer des factures d’architecte détaillées (factures d’acompte, factures de situation ou factures de solde) depuis une interface unique, en toute conformité avec la réforme de la facturation électronique à venir.

La personnalisation des devis et factures est incluse dans l'offre gratuite de Qonto Facturation, sans frais et sans engagement.

Concrètement, vous pouvez :

• ajouter votre logo pour obtenir des documents à l'image de votre cabinet d'architecture ;
• personnaliser les couleurs de votre charte graphique ;
• définir vos conditions générales et mentions spécifiques (assurance RC décennale, numéro d'inscription à l'Ordre des Architectes, etc.) ;
• configurer la numérotation de vos documents selon votre convention interne ;
• créer un catalogue de prestations (types de missions, taux horaires, libellés standards) pour éviter la ressaisie à chaque nouveau document ;
• choisir la langue du document ;
• ajouter des conditions de paiement personnalisées (délai, pénalités de retard, etc.).

Un ERP est un logiciel de gestion qui centralise, dans un seul outil, la gestion de projets, des ressources humaines, des temps passés, de la facturation et des finances. C'est un outil puissant, mais aussi plus coûteux, plus long à déployer et pas toujours nécessaire pour toutes les structures.

Un ERP, comme OOTI ou Kiwili, est pertinent pour votre cabinet d'architecture, si :

• votre agence compte 5 collaborateurs ou plus, avec des projets menés en équipe ;
• vous avez besoin de suivre le temps passé par collaborateur et par phase pour calculer vos marges ;
• vous gérez de la co-traitance ou des groupements et devez ventiler les honoraires entre plusieurs entités ;
• vous souhaitez un tableau de bord de rentabilité par projet et par client.

En revanche, un logiciel de facturation pour architecte suffit, si :

• vous exercez seul ou au sein d’une petite équipe, avec un volume de missions gérable ;
• vous n'avez pas besoin de suivi des temps ou de pilotage RH ;
• votre priorité est la conformité de vos factures et la simplification administrative.

Dans ce cas, Qonto est la solution la plus simple et la plus rapide à déployer. Plateforme Agréée gratuite, avec une interface intuitive et une connexion directe à votre compte professionnel, elle vous permet de générer vos premières factures en moins de 10 minutes, sans formation préalable.

Notre conseil : commencez par Qonto. Si votre agence se développe et que vous ressentez le besoin de suivre les temps ou les marges, Qonto peut rester votre outil de facturation électronique pendant que vous utilisez un ERP pour le pilotage de projet. Ces deux outils peuvent être utilisés conjointement.

Qonto figure sur la liste officielle des plateformes agréées par l'État. En utilisant notre solution dès aujourd'hui, vous vous mettez en conformité sans formalité administrative complémentaire.

Avec notre Plateforme Agréée, tout se pilote depuis une interface unique :

• édition de devis et de factures personnalisables, conformes à la réforme à venir ;
• gestion des factures fournisseurs ;
• relances automatiques en cas d'impayé ;
• suivi du statut des factures (émise, reçue, acceptée, réglée) ;
• synchronisation des comptes bancaires externes ;
• suivi des notes de frais et des dépenses professionnelles.

Le module de facturation s'articule naturellement avec le compte professionnel en ligne Qonto, les moyens de paiement proposés ou encore l’outil de gestion des dépenses disponible. De quoi structurer toute la gestion financière de votre agence d’architecture dans un seul environnement.

Architectes libéraux, jeunes agences ou cabinets établis : Qonto vous accompagne dans la gestion de vos factures, quel que soit le stade de développement de votre activité.