Accounts Receivable Software: 13 Anbieter für Forderungsmanagement

Ob Start-up oder etabliertes KMU, regelmäßige Zahlungseingänge sind das Rückgrat eines gesunden Cashflows. Doch offene Forderungen kosten Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall bares Geld.

Genau hier setzt sogenannte Accounts Receivable Software an: Sie hilft Unternehmen, ihre ausstehenden Rechnungen im Blick zu behalten, Mahnprozesse zu automatisieren und den Zahlungseingang effizienter zu steuern.

In diesem Artikel wird ein Überblick über 13 gängige Software-Anbieter gegeben. Zudem wird erklärt, welche Funktionen wirklich zählen, für wen sich der Einsatz lohnt, und worauf bei der Auswahl geachtet werden sollte.

Mittlerweile gibt es eine große Anzahl an Accounts Receivable Softwares, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre offenen Forderungen nachzuhalten und zu verwalten.

Hier stellen wir 13 verschiedene Lösungen einander gegenüber. Diese unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern auch in Bezug auf ihre Zielgruppen und Funktionen voneinander.

• Qonto
• Upflow
• Agicap
• Sage
• Fastbill
• Projectfacts
• Esker
• Lexware Office
• Tricoma
• HighRadius
• Billomat
• On-collect
• Aryza

Qonto richtet sich mit seiner Accounts Receivable Software vor allem an Selbstständige, Freiberufler:innen und KMUs. Neben dem digitalen Geschäftskonto bietet die Plattform auch Funktionen rund um die Bereiche Rechnungswesen und Forderungsmanagement.

• Bewertung: 4,7 bei 59 469 Bewertungen (Trustpilot)
  
• Preis: ab 0 € für Einzelunternehmen & Freiberufler:innen, ansonsten ab 9 € / Monat (exkl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Eignung: Selbstständige, Freiberufler:innen, kleine und mittelständische Unternehmen

Bei Upflow können sich die Nutzer:innen ihre Accounts Receivable Software detailliert selbst zusammenstellen. Das Unternehmen setzt hierbei auf eine Cloud-Lösung, die sich in den meisten Fällen unkompliziert in bereits bestehende Buchhaltungssysteme integrieren lässt.

• Bewertung: 4,5 (Capterra)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab $ 440 / Monat (zzgl. USt.)
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

Agicap bietet unter anderem Lösungen rund um die Bereiche Cash Management, Ausgabenverwaltung, Liquiditätsplanung und Forderungsmanagement.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Mit der Lösung von Sage können Sie Ihre Einnahmen und Forderungen einander gegenüberstellen und verwalten. Sollten Kund:innen in Verzug geraten, werden automatisch Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen verschickt. Außerdem verwaltet das System offene Forderungen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 18,75 € / Monat (zzgl. USt.) für 2 Nutzer:innen
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

Bei Fastbill können Kund:innen ein automatisiertes Mahnwesen nutzen und die besagten Mahnungen dann direkt aus dem System heraus verschicken.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. USt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: nein
• Eignung: Selbstständige, Freiberufler:innen, kleine und mittelständische Unternehmen

Projectfacts bietet umfangreiche Funktionen rund um Forderungsmanagement & Co. an. Nutzer:innen können sich eine Übersicht aller noch offenen Forderungen anzeigen lassen. Ergänzend hierzu wird der Zahlungsstatus der einzelnen Rechnungen angegeben.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

Esker richtet sich sowohl an nationale als auch an internationale Kund:innen und arbeitet unter anderem auf der Grundlage KI-gestützter Lösungen.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen, größere Unternehmen

Wer die Accounts Receivable Software von Lexoffice nutzt, kann diese mit dem Forderungsmanagement des Inkasso-Unternehmens paywise verbinden.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 6,90 € / Monat (zzgl. USt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein
• Eignung: Selbstständige, Freiberufler:innen, kleine und mittelständische Unternehmen

Tricoma integriert das Forderungsmanagement in eine KI-gestützte Komplettlösung, die auch Projektmanagement abdeckt und sich mit vielen Unternehmensbereichen verknüpfen lässt.

• Bewertung: 3,7 (Trustpilot)
• Preis: ab 59 € / Monat (zzgl. USt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen, Start-ups

Auch HighRadius setzt bei seinen Lösungen auf die Unterstützung durch KI. Die Daten rund um Rechnungen, Forderungen & Co. lassen sich in Echtzeit abrufen.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen, größere Unternehmen

Die Accounts Receivable Software von Billomat arbeitet auf der Basis einer Cloud. Daher können Sie sie nicht nur vom Arbeitsplatz, sondern wahlweise auch von unterwegs nutzen.

• Bewertung: 2,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 19 € / Monat (zzgl. USt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

On-collect lässt sich einfach in bestehende Strukturen integrieren und ermöglicht die Auslagerung einzelner Forderungsprozesse an externe Dienstleister:innen – für mehr Transparenz im Mahnwesen.

• Bewertung: 2,5 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja
• Eignung: kleine und mittelständische Unternehmen

Die Accounts Receivable Software kann branchenunabhängig genutzt werden. Zudem haben Nutzer:innen die Möglichkeit, Aryza mit dem Bereich „Inkasso“ zu koppeln.

• Bewertung: n/a
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja
• Demo: ja
• Eignung: Unternehmen aller Branchen

Accounts Receivable (AR), auch als Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bezeichnet, umfasst alle Geldbeträge, die Kund:innen einem Unternehmen für bereits erbrachte Leistungen schulden – aber noch nicht bezahlt haben.

Diese offenen Forderungen entstehen zum Beispiel, wenn ein Produkt oder eine Dienstleistung auf Rechnung verkauft wird. Solche Forderungen gelten als kurzfristige Vermögenswerte und werden in der Bilanz im Umlaufvermögen ausgewiesen, da mit einem Zahlungseingang innerhalb eines Jahres gerechnet wird.

Um diesen Prozess effizient zu steuern, kommt Accounts Receivable Software zum Einsatz. Sie automatisiert das Forderungsmanagement – von der Rechnungsstellung über die Überwachung der Zahlungsziele bis hin zur systematischen Mahnung bei Zahlungsverzug.

Das Ziel: Mehr Transparenz, schnellere Zahlungseingänge und ein stabiler Cashflow.

Accounts Receivable Software verbessert das Forderungsmanagement, reduziert Risiken und stärkt die Liquiditätsplanung.

Moderne AR-Tools digitalisieren und automatisieren alle zentralen Prozesse der Forderungsverwaltung – von der Rechnungserstellung über die Überwachung von Zahlungseingängen bis hin zu systematisierten Mahnläufen. Dadurch lassen sich nicht nur Fehlerquellen minimieren, sondern auch wertvolle Ressourcen im Finanzteam sparen.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

• Weniger manueller Aufwand: Rechnungen und Zahlungseingänge werden automatisiert erfasst und verwaltet. Das spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.

• Schnellere Zahlungseingänge: Durch automatische Mahnprozesse werden Kund:innen bei Zahlungsverzug rechtzeitig erinnert – was die Liquiditätslage spürbar verbessern kann.

• Bessere Übersicht: Alle offenen Forderungen, deren Fälligkeiten und der Status einzelner Rechnungen sind jederzeit auf einen Blick ersichtlich.

• Frühwarnsystem gegen Zahlungsausfälle: Auffälligkeiten wie überfällige Zahlungen oder wiederkehrende Verzögerungen lassen sich frühzeitig erkennen.

• Optimiertes Working Capital: Eine effizientere Steuerung offener Forderungen trägt dazu bei, gebundenes Kapital freizusetzen und die finanzielle Flexibilität zu erhöhen.

Eine leistungsstarke Accounts Receivable Software unterstützt nicht nur bei der Verwaltung offener Forderungen – sie automatisiert Prozesse, schafft Transparenz und verbessert die Finanzsteuerung.

Damit Unternehmen wirklich von der Nutzung profitieren, sollte eine gute AR-Software folgende Funktionen mitbringen:

• Automatisierte Rechnungserstellung: Rechnungen sollten direkt aus dem System generiert und an Kund:innen versendet werden können – idealerweise mit individuellen Zahlungszielen und wiederkehrenden Abrechnungen (z.B. bei Abonnements).

• Zahlungserinnerungen und Mahnwesen: Die Software sollte Zahlungseingänge automatisch überwachen und bei Verzug standardisierte oder individualisierbare Mahnstufen auslösen – inklusive E-Mail-Versand oder Anbindung an Inkassodienste.

• Zahlungsabgleich: Ein intelligenter Abgleich zwischen offenen Posten und tatsächlichen Zahlungseingängen (z.B. über das Online-Geschäftskonto) spart Zeit und reduziert Fehler. Idealerweise erfolgt die Zuordnung automatisch – wie bei Qonto.

• Kund:innen- und Forderungsübersicht: Ein zentrales Dashboard bietet eine klare Sicht auf überfällige Zahlungen, Fälligkeitsdaten und die Historie einzelner Kund:innen. So lassen sich Risiken besser einschätzen und priorisieren.

• Berichte und Auswertungen: Reports zu offenen Forderungen, Zahlungszeiten oder Kundentreue unterstützen fundierte Entscheidungen – zum Beispiel bei der Kreditvergabe oder der Liquiditätsplanung.

• Integration in Buchhaltung und ERP: Je nahtloser die Software in bestehende Systeme eingebunden ist, desto effizienter lässt sich das Forderungsmanagement steuern. Besonders wichtig für wachsende Unternehmen.

Accounts Receivable Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Debitorenprozesse vereinfachen und digitalisieren möchten. Besonders hilfreich ist sie für Betriebe mit vielen Kund:innen, komplexen Zahlungsbedingungen oder knappen Ressourcen in der Buchhaltung.

Auch wachsende Unternehmen profitieren, da sich Forderungen effizient verwalten und Zahlungseingänge gezielt steuern lassen – ein wichtiger Baustein für eine stabile Liquidität.

Die Kosten für Accounts Receivable Software variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer:innen. Einige Tools sind in Basisversionen bereits kostenlos erhältlich, während professionelle Lösungen mit erweiterten Funktionen ab etwa 6 bis 59 € im Monat beginnen – oder auf Anfrage individuell kalkuliert werden.

Viele Anbieter setzen auf flexible Preismodelle, die sich an den Bedürfnissen von Start-ups, KMU oder größeren Unternehmen orientieren. Wichtig ist weniger der konkrete Preis als der Nutzen: Wer Zahlungseingänge beschleunigt, Mahnprozesse automatisiert und den Überblick über offene Forderungen behält, spart Zeit und reduziert Zahlungsausfälle.

Oft amortisiert sich der Einsatz einer passenden Lösung bereits nach kurzer Zeit – insbesondere bei wachsendem Rechnungsvolumen.