Cartão empresa: o que é e como escolher o mais adequado

Pesquisar "cartão empresa" devolve resultados muito diferentes entre si: de um lado, artigos sobre cartões de crédito e débito para negócios; do outro, páginas relacionadas com o Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC). A confusão é compreensível, mas tem uma explicação simples.

Em Portugal, as micro, pequenas e médias empresas representam mais de 99% do tecido empresarial, segundo dados do INE, e uma parte significativa procura formas mais eficientes de controlar as despesas do dia a dia. Antes de decidir qual cartão de crédito empresarial escolher, é essencial esclarecer de que "cartão empresa" se está realmente a falar.

Quando uma sociedade é constituída em Portugal, o Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) atribui-lhe um Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC), que corresponde também ao NIF da empresa. Este número consta num documento oficial, por vezes chamado, de forma coloquial, "cartão da empresa" ou cartão de identificação de pessoa coletiva.

Este documento não tem qualquer ligação com bancos, pagamentos ou crédito. Funciona como identificação legal da empresa perante a Autoridade Tributária, a Segurança Social (através do NISS) e outras entidades públicas, não serve para fazer compras ou gerir despesas do negócio.

É aqui que nasce a confusão: quem procura "cartão empresa" a pensar em gerir despesas do dia a dia pode acabar em páginas sobre este documento de registo. A partir deste ponto, este artigo foca-se exclusivamente no outro significado: o cartão de pagamento empresarial, emitido por bancos ou fintechs para gerir o dinheiro da empresa.

Neste sentido, um cartão empresarial é um cartão de pagamento associado à conta empresarial de um negócio, emitido por um banco ou por uma fintech. Serve para pagar despesas diretamente ligadas à atividade profissional, sem misturar dinheiro pessoal com o do negócio.

Pode ser atribuído à pessoa titular da empresa, mas também a sócios, gestores ou colaboradores, com limites e permissões definidos individualmente. É esta a definição que interessa a quem procura "cartão de crédito para empresa", "cartão de crédito empresarial" ou "cartão empresa" para gerir o negócio no dia a dia.

Nem todos os cartões empresariais funcionam da mesma forma. A escolha entre débito e crédito, ou entre versão física e virtual, depende do tipo de despesa que queres gerir e do controlo que precisas de ter sobre o saldo disponível. Eis as principais opções disponíveis no mercado português.

O cartão de débito empresarial debita diretamente o saldo disponível na conta da empresa. Cada compra reduz o valor disponível de imediato, o que facilita o controlo do fluxo de caixa e evita o risco de acumular dívida. É a opção mais comum para negócios que preferem gastar apenas o que já têm disponível.

Um cartão de crédito para empresa disponibiliza uma linha de crédito, permitindo pagar despesas antes de os fundos estarem efetivamente disponíveis na conta, com liquidação num prazo definido, geralmente mensal. É útil para gerir picos de despesa ou atrasos entre pagamentos e recebimentos, mas normalmente exige uma análise de risco de crédito à empresa.

O cartão físico é o tradicional cartão de plástico ou metal, usado em terminais de pagamento e levantamentos. Já um cartão virtual, existe apenas em formato digital, com número, validade e código de segurança gerados na app do banco ou fintech.

O cartão virtual é especialmente útil para subscrições de software, anúncios online e compras pontuais, onde não é necessário um cartão físico. Muitas soluções permitem criar vários cartões virtuais, cada um com o seu próprio limite, o que reduz a exposição em caso de fraude.

Além de pagar despesas, um cartão empresarial bem gerido traz benefícios concretos para a gestão financeira do negócio:

• Separação clara: mantém as despesas do negócio isoladas das despesas pessoais, facilitando a contabilidade.
• Cartões para a equipa: permite atribuir cartões a colaboradores com limites de gastos individuais, sem partilhar acesso à conta principal.
• Visibilidade em tempo real: mostra os gastos à medida que acontecem, sem esperar por extratos mensais.
• Menos trabalho administrativo: reduz o tempo gasto a reconciliar recibos e categorizar despesas manualmente.
• Compras online e viagens: facilita pagamentos internacionais e subscrições digitais, especialmente com cartões virtuais.

Antes de decidir, vale a pena comparar algumas opções do mercado com base em critérios objetivos:

• Número de cartões necessários: quantos colaboradores precisam mesmo de um cartão próprio?
• Limites ajustáveis: é possível definir limites diferentes por pessoa ou por categoria de despesa?
• Comissões e taxas: manutenção, câmbio, levantamentos e emissão de cartões adicionais têm custos?
• Integração contabilística: o cartão liga-se a ferramentas de contabilidade ou exporta dados automaticamente?
• Pagamentos internacionais: o cartão é aceite fora de Portugal sem custos excessivos?
• Requisitos de elegibilidade: que documentos e condições são exigidos para aprovar o pedido?

É tecnicamente possível pagar despesas da empresa com o cartão pessoal, sobretudo em fases iniciais do negócio. Ainda assim, as diferenças práticas entre as duas opções tornam-se evidentes rapidamente:

Na Qonto, o processo é simples e feito inteiramente online:

• Abrir a conta empresarial: com o NIPC da empresa, documentos dos sócios e informação sobre os beneficiários efetivos.
• Escolher o cartão: todos os cartões Mastercard Business da Qonto são cartões de débito associados diretamente à conta da empresa, com diferentes limites de pagamento e levantamento à escolha.
• Usar o cartão virtual de imediato: assim que a conta está aberta, já podes criar e usar um cartão virtual para compras online, sem esperar pela entrega física.
• Receber o cartão físico em casa: entregue na morada da empresa em poucos dias úteis.
• Ajustar limites em tempo real: define ou altera limites de pagamento e levantamento diretamente na app, sem contactar o suporte.
• Atribuir cartões à equipa: pede cartões adicionais para colaboradores, cada um com o seu próprio limite.

Este artigo foi elaborado com base em informação pública disponibilizada por:

• Instituto Nacional de Estatística
• Banco de Portugal
• Instituto dos Registos e do Notariado (RNPC)

*As informações disponíveis não dispensam a consulta de entidades públicas e/ou especialistas.