So optimieren Sie Ihre Cashflow-Steuerung

Die Cashflow-Steuerung kann immer wieder für Kopfzerbrechen sorgen, denn nicht jeder kann gut mit Zahlen und Daten umgehen.

Trotzdem darf dieses Thema nicht vernachlässigt werden. Denn der Cashflow steht in direktem Bezug zur Entwicklung und zum Fortbestand Ihres Unternehmens. Sollte er ins Minus rutschen, löst das eine ganze Kette von Folgen aus: die Lieferanten, Steuern, Sozialabgaben usw. können dann nicht mehr bezahlt werden, unter Umständen müssen Mitarbeitende entlassen werden und langfristig steht das Überleben des Unternehmens auf dem Spiel.

Aber wozu genau dient die Cashflow-Steuerung? Warum ist es wichtig, sie zu optimieren? Und wie kann man sie effizient gestalten?

Alle Antworten finden Sie in diesem Artikel.

Als „Cashflow”, auf Deutsch: Geldfluss, Finanzstrom oder Liquiditätsfluss, werden alle Mittel bezeichnet, die ein Unternehmen sofort zur Verfügung stellen kann.

Dazu gehören:

• Die Geldmittel auf dem Geschäftskonto,
• die in der Kasse verfügbaren Mittel sowie
• Wertpapiere.

All diese Geldmittel können kurzfristig aufgebracht werden, für den Fall dass das Unternehmen sie benötigt, z.B. um Nebenkosten oder unvorhergesehene Ausgaben zu bestreiten.

💡 Gut zu wissen: Der Cashflow ist nicht mit dem „Gewinn” oder „Umsatz” zu Verwechseln.

Unter „Umsatz” versteht man die Gesamtsumme aller verkauften Produkte oder Dienstleistungen. Wenn man alle Ausgaben davon abzieht, erhält man den „Gewinn”.

Als Netto-Cashflow werden alle Mittel bezeichnet, die nach Begleichung der Ausgaben und nach Einnahme der Erträge in der Kasse oder auf dem Konto eines Unternehmens verfügbar sind.

Um sich ein Bild von der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens zu machen, sollten Sie daher den Netto-Cashflow bestimmen und nicht den Cashflow.

Grob gesagt gilt folgende Rechnung:

Netto-Cashflow = Verfügbare Mittel - kurzfristige Schulden

Kurzfristige Schulden sind die Ausgaben, die ein Unternehmen begleichen muss, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten. Dazu gehören vor allem:

• Die Gehälter der Angestellten,
• die Einkäufe bei Lieferanten,
• Miete und Nebenkosten,
• Sozialabgaben und Steuern
• und alle Ausgaben, die für den Betrieb notwendig sind (für die Instandhaltung, Kauf von Material, Rohstoffen, Waren usw.).

Logischerweise sind also drei Situationen möglich:

• Wenn die Geldmittel höher sind als die kurzfristig anstehenden Ausgaben, ist der Netto-Cashflow positiv. Auf den ersten Blick sieht die finanzielle Situation also gesund aus und das Unternehmen kann die anstehenden Ausgaben stemmen, ohne auf externe Finanzierungsmöglichkeiten zurückgreifen zu müssen.
• Wenn die verfügbaren Mittel und die kurzfristig anstehenden Ausgaben ungefähr gleich hoch sind, beträgt der Netto-Cashflow 0. Die finanzielle Situation ist also ausgeglichen, aber unvorhergesehene Ausgaben würden das Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.
• Wenn die Geldmittel geringer sind als die in Kürze anstehenden Ausgaben, ist der Netto-Cashflow negativ. Die Finanzlage ist also verlustbringend. Das Unternehmen verfügt nicht über ausreichende Mittel und benötigt finanzielle Unterstützung, um weiterbestehen und sich weiterentwickeln zu können.

Diese Aufgabe mag zwar zeitaufwendig und mühsam erscheinen, ist jedoch unerlässlich, um das Fortbestehen des Unternehmens zu sichern.

Eine effiziente Cashflow-Verwaltung ist essentiel …

Eine gute Cashflow-Steuerung ermöglicht Ihnen, fällige Zahlungen termingerecht zu begleichen. Als Leiterin oder Leiter Ihres Unternehmens können Sie somit alle Kosten wie Gehälter, Verbindlichkeiten aus Lieferungen, Steuern und Sozialabgaben bestreiten.

Darüber hinaus haben Sie alle Einnahmen und Ausgaben besser im Blick. Wenn Sie die wichtigsten Mittelzu- und -abflüsse identifizieren können, sind Sie in der Lage, bessere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen und Geld zu sparen.

Ein ungünstiges Liquiditätsmanagement kann eine ganze Reihe unangenehmer Folgen haben.

Ohne ausreichende Barmittel, können Unternehmen ihre kurzfristigen Schulden – Darlehen, Miete, Gehälter usw. – nicht mehr begleichen. Wenn die kurzfristigen Schulden größer sind als die verfügbaren Geldmittel, ist das Unternehmen zahlungsunfähig.

Eine Zahlungsunfähigkeit muss dem Handelsgericht innerhalb von 45 Tagen gemeldet werden.

Das Gericht kann dann entscheiden, ein Insolvenzverfahren einzuleiten, bzw. eine gerichtliche Sanierung oder die Zwangsliquidation.

• Im Falle eines gerichtlichen Sanierungsverfahrens wird ein gerichtlich bestellter Treuhänder ernannt, welcher der Geschäftsführung dabei hilft, geeignete Lösungen für eine wirtschaftliche Wiederbelebung zu finden. Wenn das Geschäft weitergeführt werden kann, wird ein Sanierungsplan erstellt.
• Bei einem Konkursverfahren wird die Geschäftstätigkeit endgültig eingestellt und das Unternehmen wird teilweise oder vollständig veräußert. Auf diese Weise können die Gläubiger, denen das Unternehmen Geld schuldet, bezahlt werden.

Wie Sie sich sicher schon denken, sollten Sie die Verwaltung Ihres Cashflows nicht auf die leichte Schulter nehmen. Diese Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Sorgfältigkeit und gute Kenntnisse des eigenen Unternehmens und der Branche. Mit der richtigen Methode sollten Sie dies jedoch bewerkstelligen können.

Welche Informationen sollte ich erfassen?

Zu den Zahlungseingängen, die Sie in Ihren Plan bzw. Ihre Tabelle eintragen sollten gehören:

• Der Umsatz (die Summe aller Verkäufe/Dienstleistungen),
• die Kapitaleinlagen (z.B. Geldbeträge, die Gesellschafter zum Gesellschaftskapital beiträgt) sowie
• die Einlagen auf dem Konto (Geldbeträge, die Gesellschafter auf das Bankkonto des Unternehmens einzahlen).

Und die Ausgaben, die Sie erfassen sollten, sind:

• Die Gehälter der Angestellten,
• Miet- und Nebenkosten,
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen,
• Sozialabgaben,
• Steuern (Mehrwertsteuer, Körperschafts- oder Einkommenssteuer usw.) und
• sonstige Ausgaben (Instandhaltungskosten, Büromaterial, usw.)

Hier ein Beispiel für einen Cashflow-Plan:

Wie Sie die Prognose für Ihr Unternehmen gestalten, hängt natürlich von den Eigenheiten Ihres Unternehmens und Ihrer Branche ab.

Wenn die Zahlungsein- und -ausgänge pro Monat überschaubar sind, dann ist Google Sheet eine geeignete Lösung.

Für Führungskräfte von kleinen oder mittleren Unternehmen lohnt sich jedoch die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, die Ihnen die Erstellung eines Cashflow-Plans erleichtern wird.

Gut zu wissen: Sobald Sie sich für eine Software oder ein Tool entschieden haben, können Sie es mit Ihrem Qonto Geschäftskonto verbinden.

Das wird Ihnen bei der Buchhaltung eine Menge Arbeit sparen. Wenn Sie die Buchhaltung extern verwalten lassen, kann Ihr Dienstleister die Ausgaben Ihres Unternehmens direkt einsehen. Noch dazu ist das Risiko, dass Daten verloren gehen oder gestohlen werden, auf diese Weise viel geringer.

Es ist wichtig, alle ein- und ausgehenden Zahlungen im Auge zu behalten. Gleichzeitig sollte Sie diese Aufgabe nicht zu viel Zeit und Energie kosten.

Inhaber/innen eines Qonto Kontos können deshalb ein Dashboard nutzen, auf dem die Zahlungsein- und -ausgänge in Form von verschiedenen Diagrammen grafisch aufbereitet sind. Sie wählen den Zeitraum (z.B. den vergangenen Monat) und die Informationen, die Sie interessieren, z.B. sämtliche Ausgaben nach Kategorien organisiert, oder die Einnahmen nach Quellen.

So können Sie die Entwicklung Ihres Kontostandes verfolgen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, um in bestimmten Abständen zu überprüfen, inwiefern die Einnahmen und Ausgaben, die Sie im Kopf haben, mit der Realität übereinstimmen und sicherzustellen, dass Sie dabei keine Posten vergessen haben.

Das Dashboard bietet Ihnen viele Möglichkeiten. Sie können beispielsweise die Ausgaben in einem bestimmten Zeitraum auf einen Blick erfassen oder auch im Detail analysieren.

So behalten Sie stets die Übersicht über Ihren Cashflow, auch wenn Sie kein Experte im Bereich Finanzen sind.