December 16, 2020 by Qonto

Was ist vorbereitende Buchhaltung?

Rechnungen, Kontoauszüge, diverse Schreiben… Das Sortieren und Zuordnen von Belegen und Transaktionen ist für jeden Selbstständigen ein Thema. Doch wann genau spricht man von vorbereitender Buchhaltung? Und wie lässt sich dabei Zeit und Geld sparen?

Bereit?

Qonto ist das ideale Geschäftskonto.

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Ob Selbstständige, Freiberufle oder Großunternehmer, die vorbereitende Buchhaltung betrifft jedes Unternehmen. Sie kann zum Monatsabschluss, zur Quartalsabrechnung und/oder zum Jahresabschluss wichtig sein. Zudem ist es notwendig, ein Steuerbüro seines Vertrauens zu finden – und dessen Rolle und Tätigkeiten für die eigene Buchhaltung zu definieren.

Erledigen Sie die Buchhaltung einfach nebenbei

Die wenigsten Selbstständigen befassen sich gern mit Verwaltungsaufgaben, und das ist nur allzu verständlich. Deshalb hat Qonto ein Geschäftskonto entwickelt, die den Papierkram für Sie erledigt! Nach jeder Zahlung scannen Sie den Beleg per Smartphone-App und speichern ihn direkt an richtiger Stelle in Ihrem Konto. Alle Transaktionen können Sie nach individuellen Kategorien taggen und flexibel sortieren. Sparen Sie Zeit, Geld und Papier bei der vorbereitenden Buchhaltung, um sich ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren!

Buchhaltung ohne Steuerberater erledigen

Zur vorbereitenden Buchhaltung in einem kleinen wie in einem großen Unternehmen gehören Aufgaben der Buchhaltung, die sich gut allein erledigen lassen. Im Groben handelt es sich dabei um die Vorsortierung von Belegen, jedoch nicht um Vorgänge wie das Kontieren (siehe doppelte Buchführung). Dieses Sortieren kann der Steuerberater zwar übernehmen, doch solche Prozesse gehören auch dort zu den unbeliebten Aufgaben. Zudem kostet es viel Zeit, was für Sie wiederum teuer zu Buche schlägt.

Die Einzelheiten in Bezug auf die vorbereitende Buchhaltung

Bei der vorbereitenden Buchhaltung müssen alle Belege der jeweiligen Kontobewegung zugeordnet oder als Barzahlungen deklariert werden. Das bedeutet, dass der jeweilige Kontoauszug ausgedruckt und der Beleg dahinter einsortiert wird. Kleinstunternehmer trennen dabei nicht unbedingt zwischen Privat- und Geschäftskonto. Hier ist die geordnete Sortierung umso wichtiger. Doch auch Unternehmen und Selbstständige, die viele Buchungen und Vorgänge haben, müssen akribisch und chronologisch vorgehen. Je besser die Vorbereitung ist, umso schneller erhalten sie ihre Unterlagen vom Steuerbüro zurück.

Was ist selbst zu erstellen?

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst folgende Prozesse:

- Alles chronologisch ordnen,

- Belege und Kontoauszüge einander zuordnen,

- Barzahlungen gesondert ausweisen und

- Reisekosten zusammenfassen.

Was gehört nicht dazu?

Keine vorbereitende Buchhaltung sind folgende Punkte:

- Monats- und Jahresabschlüsse

- Umsatzvorsteuervoranmeldung

- Lohnabrechnungen

Das Kontieren (Zuordnung von Buchungen zu Konten, Soll und Haben, zum Bespiel auch Buchung von Abschreibungen) gehört in der Regel ebenfalls nicht zur vorbereitenden Buchhaltung. Allerdings können die Belege im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung vorkontiert werden.

Die vorbereitende Buchhaltung abschließen

Wenn der Steuerberater anfängt zu arbeiten, ist die vorbereitende Buchhaltung abgeschlossen. Insofern ist es sinnvoll, mit dem jeweiligen Mitarbeiter diese Abgrenzung zu besprechen: Welche Arbeit übernimmt man selbst, ab wann beginnt der Aufgabenbereich des Steuerberaters? Man kann ruhig damit argumentieren, dass es auch eine Kostenfrage ist.

Klug arbeiten

Eine Software kann helfen, mit den eigenen Rechnungen, Belegen und Kosten besser zurechtzukommen. Oft kennt man sich mit der Buchhaltung kaum aus, wenn man sein Unternehmen gerade erst gestartet hat. Da erscheint die Buchhaltung als zeitraubende Aufgabe! Wer das selbstständige Sortieren genau dann in Angriff nimmt, wenn die Papiere anfallen, spart Zeit und damit auch Geld. So kann man sich besser auf seine Arbeit konzentrieren, als wenn eine Schublade voller Belege am Monatsende erst mühsam sortiert werden muss.

Praktisch ist es für Selbstständige auch, wenn Tools zur vorbereitenden Buchhaltung bereits in dem Geschäftskonto integriert sind – wie es beispielsweise bei Qonto der Fall ist.

Eine andere Variante

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, die vorbereitende Buchhaltung in andere Hände zu geben: Man kann sich einen externen Dienstleister außerhalb des Steuerbüros suchen, der dafür weniger Geld verlangt. Das kann auch dann sinnvoll sein, wenn dieser Dienstleister mehr Aufgaben übernimmt, beispielsweise das Rechnungsschreiben erstellt, manche Buchungen vornimmt sowie sich um die Lohnbuchhaltung kümmert und ähnliches. Für viele Fragen bleibt der Steuerberater jedoch die erste Anlaufstelle.

Digitale Lösungen für papierlose Buchhaltung

Alle diese Möglichkeiten haben eines gemein: Es fallen leicht Stapel von Papier an! Von ausgedruckten Kontoauszügen bis hin zu ganzen Schuhkartons voller Kassenbons – die Gefahr ist groß, sich irgendwann zu verzetteln. Hinzu tritt ein größerer Zeitaufwand bei dieser Form der klassischen Buchhaltung. 

Diese Nachteile lassen sich mit digitalen Lösungen leicht vermeiden, wie sie beispielsweise Qonto bietet. Hier sind in das Konto für das Unternehmen bereits Buchhaltungs-Tools integriert, die bei der vorbereitenden Buchhaltung hilfreich sind und für größere Übersichtlichkeit sorgen. So können Sie beispielsweise nach jeder Zahlung den entsprechenden Beleg mit Ihrem Smartphone fotografieren und per App an die Buchung anhängen. Auf diese Weise dokumentieren Sie von Beginn an ohne Zeitaufwand Ihre Ausgaben, was für Monats- und Jahresabschlüsse ebenso wie für die Steuererklärung einen großen Vorteil bedeutet – und das alles ganz ohne Papier.

Einfach, digital, intelligent: Vorbereitende Buchhaltung mit Qonto

Mit Qonto lässt sich Ihre Buchhaltung schnell, reibungslos und unkompliziert vorbereiten. In Ihrem Geschäftskonto sind smarte Buchhaltungs-Tools bereits integriert, das Sortieren und Zuordnen von Belegen und Transaktionen erfolgt ohne Zeitaufwand digital. Bei Bedarf kann Ihr Buchhalter fehlende Rechnungen mit einem Klick anfordern.

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