June 04, 2020 by Qonto

Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?

Egal ob Freiberufler oder Unternehmer – eine vorbereitende Buchhaltung ist wichtig für die Unternehmensführung und Bilanzierung. Doch welche Aufgaben umfasst die vorbereitende Buchhaltung genau und wie geht man dabei vor?

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Nicht selten muss die Buchführung für die Umsatzsteuervoranmeldung jeden Monat beim Finanzamt vorgelegt werden. In größeren Unternehmen erledigt die Buchhaltungsabteilung diese Aufgaben, bei kleineren Unternehmen und Selbständigen übernimmt oft der Steuerberater das Sortieren der Unterlagen und das Erstellen der Buchhaltungsübersicht. Hierbei fällt der vorbereitenden Buchhaltung eine wichtige Rolle zu. Doch was ist eigentlich eine vorbereitende Buchhaltung und welche Aufgaben beziehungsweise Arbeiten müssen dafür absolviert werden?

Die vorbereitende Buchhaltung kurz und knapp erklärt

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst grundlegend alle Tätigkeiten, um die Buchhaltungsunterlagen für den Monatsabschluss zu erstellen. Hierbei werden die einzelnen Zahlungsbelege und Buchungen chronologisch geordnet, der Kassenbericht wird erstellt und die Kontoauszüge der Geschäftskonten werden übersichtlich gesammelt. Diese Unterlagen sind die Grundlage des Monatsabschlusses beziehungsweise der monatlichen Buchhaltungsübersicht, die vom Unternehmen, vom Freiberufler selbst oder vom Steuerberater erstellt werden. 

Erste Schritte der vorbereitenden Buchführung

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst dabei mehrere Schritte und Aufgaben.

Die Unterlagen vorsortieren

Jeder Zahlungsvorgang und jede Buchung muss bei einer Firma durch einen Beleg oder als Kontoauszug festgehalten werden. Zu den Belegen gehören unter anderem Ausgangsrechnungen, Lieferantenrechnungen, Bankbelege und Lohnabrechnungen. Im ersten Schritt der vorbereitenden Buchhaltung werden diese Belege chronologisch nach ihrem Ausstellungsdatum sortiert und auf ihre Vollständigkeit geprüft. 

Erstellung der Reisekostenabrechnung

Neben den Rechnungen und den Lohnsteuer- sowie Sozialabgaben spielen auch die Reisekosten bei der vorbereitenden Buchhaltung eine Rolle. Die Ausgaben der Angestellten im Rahmen beruflicher Reisen werden im Zuge der Reisekostenabrechnung verbucht. Hierzu gehören viele einzelne Posten, unter anderem Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie der Verpflegungsmehraufwand

Weiterführende Aufgaben

Folgende weiterführende Aufgaben können von denjenigen, die sich mit Buchhaltung auskennen und/oder mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, ebenfalls im Zuge der vorbereitenden Buchhaltung vorgenommen werden. Sie können aber auch an ein Steuerbüro ausgelagert werden.

Kontieren und Verbuchen

Bei doppelter Buchführung (siehe auch Bilanz – Aktiva und Passiva) stellt das Buchen und Kontieren von Belegen einen wichtigen Aspekt der vorbereitenden Buchhaltung dar. Diese Arbeit kann von der Buchhaltungsabteilung übernommen werden, aber auch zu den Aufgaben des Steuerberaters gehören. Bei dem Prozess werden die einzelnen Belege, also die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, dem passenden Konto und hierin den Spalten Soll und Haben zugeordnet (Beispiel: Anschaffung von Wirtschaftsgütern. Ihr Wert verringert sich allerdings durch Abnutzung). In diesen Sachkonten werden dabei bestimmte Geschäftsprozesse in Gruppen zusammengefasst und so übersichtlich aufgeschlüsselt. Im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung können die Belege per Stempel oder EDV-Aufkleber vorkontiert werden.

Lohnsteuer berechnen

Die Lohnsteuer muss für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens monatlich an das Finanzamt überwiesen werden. Im Zuge der vorbereitenden Buchhaltung wird deswegen die monatliche Lohnsteuererklärung an den Fiskus übermittelt und die entsprechende Summe an Lohnsteuer gezahlt. Hierbei werden auch die Sozialversicherungsbeiträge für jeden einzelnen Mitarbeiter bestimmt, die sich aus den folgenden Kriterien ergeben: 

  • Wohnsitz (Unterscheidung in Ost- oder Westdeutschland)
  • Anzahl der Kinder
  • Bruttogehalt mit Berücksichtigung von Beitragsgrenzen

Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung erfassen

Für die Berechnung der Steuerschuld ist die vorbereitende Buchhaltung ein wichtiges Mittel, aus der sich die Differenz der Umsatzsteuer zu der schon geleisteten Vorsteuer genau ermitteln lässt. Für die Bestimmung der Umsatzsteuerschuld müssen die Belege der Ausgangsrechnungen nach ihren Steuersätzen sortiert werden. Zudem müssen bei der vorbereitenden Buchhaltung alle Rechnungen wie Lieferantenrechnungen zusammengestellt werden, damit die Firma oder der Selbstständige den schon geleisteten Vorsteuersatz berechnen kann. Dieser kann sich positiv auf die Umsatzsteuerschuld auswirken und ist somit durchaus von Bedeutung für die Umsatzsteuervoranmeldung. 

Durch die vorbereitende Buchhaltung Kosten und Zeit sparen

Eine konstante Buchhaltungsführung ist essentiell, um stets den aktuellen Stand des Unternehmens zu kennen und eine gute Übersicht über die Finanzen zu haben. Dies beugt Fehlern, Mahnungen und anderen unliebsamen Überraschungen vor. Auch für Freiberufler gehört dieser Ablauf zur normalen Arbeit. Eine monatliche vorbereitende Buchführung lohnt sich, damit die Sortierung nicht zu einem späteren Zeitpunkt zu kompliziert und aufwendig wird und weitere Ressourcen kostet. Natürlich benötigt die Zusammenstellung der Daten Zeit. 

Je größer die Firma ist, desto mehr Zeit muss für das Sortieren und das Schreiben der Buchhaltungsübersicht einberechnet werden und desto mehr Personal ist für das Erledigen der Buchführung von Nöten. Das Führen eines Verrechnungskontos kann sinnvoll sein, Buchhaltungsprogramme helfen bei der Übersicht und Sortierung der einzelnen Belege. Ein Steuerberater kann diese Aufgabe ebenso übernehmen, an der Buchführung arbeiten und im Zuge dessen auch Fragen beantworten. Bei guter Vorarbeit kann dieser die einzelnen Angaben schneller zusammenführen und finden, sodass die eigentliche Arbeitszeit verkürzt und somit der Preis auf der Rechnung gesenkt werden kann. Es ist zudem möglich, die gesamte vorbereitende Buchhaltung an einen Dienstleister abzugeben – gerade für viele kleinere Unternehmen mit keinem eigenen Buchhalter ist diese Lösung interessant, um Kosten und Arbeitsstunden einzusparen.  

Praktisch und äußerst zeitsparend ist es außerdem, wenn entsprechende Buchhaltungs-Tools bereits im Unternehmenskonto inbegriffen sind, wie es bei Qonto der Fall ist. Mit der Qonto App können Sie nach jeder Zahlung direkt den Beleg hochladen und an die entsprechende Transaktion anhängen. So geht keine Rechnung mehr verloren! Sollte doch mal ein Beleg fehlen, kann Ihr Buchhalter diesen ganz einfach mit wenigen Klicks anfordern. Außerdem können Sie Ihre Ausgaben mit individuellen Tags übersichtlich sortieren und jederzeit Ihre Transaktionen einsehen.

Bereiten Sie Ihre Buchhaltung schnell und effizient vor – mit Qonto

Mit Qonto sparen Sie bei der vorbereitenden Buchhaltung viel Zeit! In Ihrem Geschäftskonto sind nützliche digitale Buchhaltungs-Tools inbegriffen, mit denen Sie Ihre Ausgaben sortieren, Belege gleich nach der Zahlung speichern und Ihre Finanzen jederzeit und überall einsehen können.

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