Die Umsatzsteuerrückerstattung, auch als Vorsteuerrückerstattung bekannt, ist ein Prozess, bei dem Unternehmen die gezahlte Mehrwertsteuer auf ihre Geschäftsausgaben geltend machen können. Dieser Vorgang bietet Unternehmen nicht nur eine Möglichkeit, ihre Kosten zu senken, sondern hilft auch dabei, eine gerechtere Besteuerung zu gewährleisten.
Wie Unternehmen Mehrwertsteuer zurückholen können und welche Regeln für die Umsatzsteuervoranmeldung gelten, erfahren Sie im Folgenden.
Die Vorsteuer ist ein Begriff aus dem Bereich der Buchhaltung und Steuern, der sich auf die Umsatzsteuer bezieht. Sie bezeichnet die Steuer, die ein Unternehmen für Einkäufe und Ausgaben bezahlt hat und die es als Vorsteuer von der Steuerschuld abziehen kann.
Wenn Sie als Unternehmer:in beziehungsweise selbstständige Person Waren an Kundinnen und Kunden ausliefern oder Dienstleistungen anbieten, sind Sie als Lieferant:in verpflichtet, auf der Rechnung ebenfalls die Umsatzsteuerlast auszuweisen.
Sie beziehen für Ihr Unternehmen sicherlich auch Güter und Dienstleistungen, auf die Sie wiederum die Mehrwertsteuer zahlen. Um Ihre Umsatzsteuersätze, die Sie dem Finanzamt zahlen müssen, zu senken, ist es gängig, die zu zahlende sowie die eingenommene Umsatzsteuer gegenüberzustellen und die Differenz als Vorsteuer bei der Finanzbehörde geltend zu machen. Im alltäglichen Sprachgebrauch fällt in diesem Zusammenhang häufig der Begriff "Vorsteuer zurückholen".
Wie sich die Vorsteuer berechnen lässt, erläutert das folgende Beispiel:
Insbesondere Existenzgründer:innen können zum Beispiel von dieser Vorsteuerregelung profitieren, da diese meist in den Anfangsjahren viel investieren und somit oft einen höheren Satz an Umsatzsteuerausgaben haben als an Einnahmen.
Die Umsatzsteuerlast bezieht sich auf die Summe der Umsatzsteuerbeträge, die ein Unternehmen auf seine Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen erheben und an das Finanzamt abführen muss. Es handelt sich um den Betrag, den das Unternehmen insgesamt an Umsatzsteuer aufgrund seiner geschäftlichen Transaktionen schuldet.
Der Unterschied zwischen Vorsteuerüberhang und Zahllast liegt in der zeitlichen Abrechnung von Umsatzsteuerzahlungen:
Ein Vorsteuerüberhang tritt auf, wenn ein Unternehmen mehr Vorsteuer (Umsatzsteuer auf Geschäftsausgaben) gezahlt hat als Umsatzsteuer (durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen) geschuldet wird. In solchen Fällen kann das Unternehmen den Differenzbetrag der Umsatzsteuer zurückholen.
Eine Zahllast tritt auf, wenn ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer schuldet als es Vorsteuer gezahlt hat. Das Unternehmen muss den Betrag der Zahllast an das Finanzamt abführen.
Mit anderen Worten, der Vorsteuerüberhang bezieht sich auf eine Situation, in der das Unternehmen einen Überschuss an Vorsteuer hat und eine Umsatzsteuerrückerstattung beantragen kann.
Die Umsatzsteuerzahllast hingegen beschreibt den Fall, in dem das Unternehmen mehr Umsatzsteuer schuldet als es Vorsteuer gezahlt hat und diesen Betrag an das Finanzamt zahlen muss.
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Das Umsatzsteuersystem basiert auf der Besteuerung des Endverbrauchs. Unternehmen erheben Umsatzsteuer auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ihre Kunden. Gleichzeitig tätigen sie jedoch auch Einkäufe und Ausgaben, um ihre Geschäftstätigkeit auszuüben. Auf diese Einkäufe zahlen sie Umsatzsteuer, die als Vorsteuer bezeichnet wird.
Unternehmen können Umsatzsteuer zurückholen, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden und sicherzustellen, dass sie nur auf den tatsächlichen Wert, den sie ihren Kunden hinzufügen, Umsatzsteuer zahlen. Das System hilft Unternehmen, die finanzielle Belastung der Steuerzahlungen zu reduzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern.
Das Reverse Charge Verfahren wird angewendet, wenn die Verpflichtung zur Zahlung der Umsatzsteuer auf den Leistungsempfänger anstelle des Leistenden übertragen wird. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer in seiner Umsatzsteuervoranmeldung ausweisen und selbst abführen muss, anstatt dass der Leistende die Umsatzsteuer berechnet und abführt. Das Reverse Charge Verfahren kommt vor allem bei bestimmten grenzüberschreitenden Dienstleistungen oder beim Handel mit bestimmten Waren zum Einsatz.
Ein Unternehmen hat in seiner Geschäftstätigkeit regelmäßig Ausgaben, bei denen Umsatzsteuer an Lieferfirmen oder Dienstleister:innen gezahlt wird. Um diese gezahlte Umsatzsteuer, auch Vorsteuer genannt, zurückzuerhalten und ihre finanzielle Belastung zu reduzieren, gibt es einen Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, die Vorsteuer geltend zu machen und eine Rückerstattung zu beantragen.
Qonto kann Unternehmen dabei helfen, den Prozess der Umsatzsteuerrückerstattung zu erleichtern und effizienter zu gestalten. Eine automatische Kategorisierung vereinfacht beispielsweise das Erfassen von Transaktionen, einschließlich der Umsatzsteuer. Hinzu kommt, dass Sie das Geschäftskonto mit Ihrer Buchhaltung verknüpfen können. Dadurch lassen sich Transaktionsdaten nahtlos in die Buchhaltungssysteme übertragen , was den Prozess der Umsatzsteuerrückerstattung ebenfalls vereinfacht.
Alle Unternehmen, ob GbR, GmbH oder UG, müssen die Umsatzsteuer in Rechnung stellen und ans Finanzamt entrichten. Es gibt nur eine Ausnahme von dieser Regelung: Wenn der Jahresumsatz unter 25.000 € liegt, ist es laut § 19 USt möglich, sich als Kleinunternehmer:in von der Voranmeldung der Umsatzsteuer befreien zu lassen. Dadurch entfällt die Umsatzsteuerpflicht.
Hierfür muss ein entsprechender Antrag beim Fiskus eingereicht werden. Im Gegenzug kann ein Kleinunternehmen aber dafür auch keinen Vorsteuersatz geltend machen.
Jedes Unternehmen ist in Deutschland dazu verpflichtet, bis zum 10. Kalendertag eines Monats eine Umsatzsteuervoranmeldung bei der Finanzbehörde einzureichen. Wer im Vorjahr weniger als 7.500 € Umsatzsteuerschuld zu verbuchen hatte, muss die Umsatzsteuer quartalsweise bei der Finanzbehörde anmelden. Existenzgründer:innen sind von dieser Sonderregelung ausgeschlossen und sind in der Pflicht, die Voranmeldung jeden Monat beim Finanzamt abzugeben.
Es ist hierbei wichtig, die jeweiligen Fristen einzuhalten, da schon ab dem ersten Tag nach dem Stichtag vom Finanzamt ein Säumniszuschlag verlangt werden kann. Um sicher zu gehen, dass keine Frist verpasst wird, kann dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt werden, die selbstverständlich jederzeit wieder gekündigt werden kann. Wenn die Vorsteuer höher sein sollte als die Umsatzsteuer, wird vom Finanzamt die Differenz zurückerstattet.
Als Bemessungsgrundlage dient das vereinbarte Entgelt, die sogenannte Soll-Besteuerung. Dabei werden die vorliegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen betrachtet und somit, welche Beträge gezahlt werden müssen. Jedoch haben kleinere Unternehmen oftmals kein bis wenig Überbrückungskapital, sodass sie im Fall von verspätet gezahlten Rechnungen schnell in Zahlungsengpässe kommen.
Für diese Unternehmen gibt es die Möglichkeit der Ist-Besteuerung. Hierbei werden als Basis zur Berechnung die tatsächlich eingenommenen Entgelte genommen. Eine Ist-Besteuerung ist insbesondere für kleine Firmen und Freiberufler:innen interessant und kann bei der Finanzbehörde beantragt werden, wenn die Jahresumsätze nicht mehr als 500.000 € betragen. Gerade, wer in Kontakt mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater steht, kann die Ist-Besteuerung per Antrag in der Regel recht einfach beanspruchen.
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